Generalidades De La Archivonomia

GENERALIDADES.-

Los archivos comenzaron desde la época de los cavernícolas, según el historiador H.G Wells a esto se le llama textos del archivo de las rocas y se refiere a dibujos en rocas que los cavernícolas hacían, y gracias a estos dibujos, nosotros sabemos cuáles eran sus actividades en esa época.

Gracias a los archivos podemos conocer información sobre épocas pasadas, en general su historia por cada época.

Los archivos son antiguos y aun se siguen utilizando en la actualidad, pero ahora se utilizan mejor gracias a la tecnología que nos ayuda a archivarlos por medio de la computadora y resguardarlos envés de tener papeleos.

Se le conoce a “SISTEMA NERVIOSO” de la empresa. A el trabajo cotidiano en las oficinas de las instituciones modernas.

Dentro de una empresa ya sea pequeña o grande se manejan dos actividades:

ACTIVIDADES PRIMORDIALES

En esta actividad, la empresa emplea sus finalidades o propósitos. Y de cómo debe trabajar la empresa y su servicio que brinda.

ADMINISTRACION DE OFICINA

Esta actividad nos ayuda con trabajos diversos a las actividades primordiales, la labor de una administración es de servicio y está incluido el archivo.

Este archivo se maneja como información y en la actividad de administración de oficina se le llama “registro de información”.

Las actividades se relacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos.

Antes de tomar alguna decisión es necesario basarse o contar con alguna información, para que el jefe, la dirección o encargado, tome una decisión, que beneficie a la empresa.

La oficina proporciona servicios y uno de ellos es brindar información del archivo, esto lo maneja las instituciones públicas o privadas.

La oficina elabora demasiados documentos y se manejan ordena mente en los archivos para tener y dar información a la mano.

Cuando hay fallas en el manejo de los archivos, perjudican el manejo de los negocios.

Los archivos en el acervo de sus documentos se le llaman historia de la institución. Los archivos en especiales los informativos se caracterizan por ser:

Historia, analítica, previsora y supervisora

Para lograr una buena administración de los archivos, se necesitan diversos sistemas y personal capacitado en las oficinas, para que cuando hayan demasiados documentos los puedan manejar sin problema.

TERMINOLOGIA.-

ARCHIVONOMIA:

Administración de los archivos donde se incluye la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos

PLANEACION:

Está caracterizada por los planes, ideas y finalidades

ORGANIZACIÓN:

Son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio del talento humano y de otro tipo.

INTEGRACION:

El administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

EJECUCION O PLANEACION:

SISTEMAS O METODOS de archivo Que se guían por normas generales o particulares y gracias a esto se logra catalogar, ordenar, conservar, y manejar los documentos

CONTROL:

Manejar documentos o tareas con especificación y tiempo requerido

PROCESO DE LA ARCHIVONOMIA.-

Es el conjunto de métodos, leyes o normas de archivística (archivo) para la conservación de expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir la adecuada conformación del Archivo Administrativo.

-Archivo.- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución

-nomía.- conjunto de leyes o normas'.

ARCHIVO:

Lugar en donde se guardan documentos o papeles importantes

ARCHIVAR:

Se refiere a la acción de guardar un documento, papeleo etc. de acuerdo con los sistemas o métodos

ARCHIVISTA:

Persona encargada que trabaja específicamente en los archivos

ARCHIVERO:

Mueble archivador en donde se guarda documentos para encontrarlos y trabajarlos fácilmente

DIVISION DE LOS ARCHIVOS.-

I.- POR SU ORGANIZACIÓN

ARCHIVOS CENTRALES

Su organización es por servicio y maneja o concentra documentación de una institución, esos mismos servicios se utilizan para diversas dependencias.

De un archivo se forma un expediente pero este expediente es único para cada asunto o negocio y su organización se caracteriza por económica y eficaz formación documentaria.

ARCHIVOS LOCLES

Estos servicios se encuentra en cada dependencia de la institución y se forman demasiados expedientes e intervenciones y en la tramitación de asuntos o negocio, para lograr que sea fácil y du fluido al proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

II.- POR SUS ASUNTOS

ARCHIVOS GENERALES

Estos archivos contienen de todo género o diferentes tipos de asuntos de las instituciones, su organización es una concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación por las diferentes dependencias que conservan o mantienen sus archivos locales en proceso de operación

ARCHIVOS PARCIALES

Son archivos que se componen por documentos que se refieren a lo mismo

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