Gestion De Adquisiciones

GESTION DE ADQUISICIONES

INTRODUCCIÓN

La administración de activos es esencial para la gestión financiera global de una empresa. Toda vez que éstos son los usos de los financiamientos obtenidos, los cuales deben tener un rendimiento deseado, ya que de este objetivo dependerá la rentabilidad que se desea obtener.

En esta unidad denominada “Gestión de adquisiciones”, el objetivo es dar a conocer los principales conceptos que se derivan de esta actividad, como también describir el proceso de adquisiciones y, asimismo, utilizar las herramientas más comunes que son aplicables en esta función.

La función de adquisiciones, si bien no está ubicada generalmente en el área de la administración, sino en operaciones, es relevante conocer sus principales elementos que conllevan a la toma de decisiones, puesto que forma parte de varios indicadores financieros de liquidez, lo que determina que sea estudiado y analizado por el administrador financiero.

Las adquisiciones de materiales para realizar las operaciones que dan origen a la empresa, deben ser constantemente revisadas, con el ánimo de verificar que se estén realizando las actividades de acuerdo a la planificación respectiva, conociendo las políticas de precios de los proveedores, la calidad de la materia prima o productos, según se trate, como también los costos asociados a la entrega de éstos.

CONTENIDOS

Tema 1. Elementos del capital de trabajo

Una buena razón para comenzar a entender la gestión de adquisiciones, es recordar que en toda empresa es muy importante “financiar la transición del efectivo a inventarios, a cuentas por cobrar y de nuevo al efectivo”. (Lawrence Gitman, 2007).

Por lo tanto, la compra de inventarios debe ser realizada con actitud racional, es decir, utilizar criterios (pautas) técnicos que permitan disminuir el riesgo de error y con ello la posibilidad de obtener rendimientos menores a los deseados.

El balance general proporciona información acerca de la composición de las inversiones o activos y, por otra parte, de las fuentes de financiamiento (pasivos) a que se recurre para llevar a cabo las operaciones. Como es de suponer, el objetivo de la administración financiera de corto plazo es mantener el equilibrio entre las rentabilidades pretendidas y el riesgo operativo y financiero al que se enfrenta. Por ello, el capital de trabajo neto permite al administrador financiero prever las necesidades de efectivo para financiar las operaciones, como la planificación de actividades futuras concernientes a los objetivos, determinando una organización acorde a los requerimientos, donde las decisiones o elección de las alternativas cobran especial relevancia al momento de revisar o controlar las actividades realizadas, su aporte al rendimiento y la rentabilidad.

Tema 2. Importancia del ciclo de conversión de efectivo

El ciclo de conversión de efectivo, o también llamado período medio o maduración, significa “el tiempo que los recursos de la empresa permanecen inmovilizados” (Gitman. 11ª Ed. Cap. 13). Es decir, el período que debe ser financiado antes de empezar a recibir flujos de entrada por sus actividades comerciales. Está conformado por el ciclo operativo, que involucra la administración de las cuentas por cobrar y la gestión del inventario, más el ciclo de pago, que se relaciona con los proveedores.

Una administración eficiente debe preocuparse en toda decisión de adquisición de insumos para la producción o comercialización, de la efectividad de su rotación, como de la selección adecuada de los proveedores, analizando las variables que lo conforman, tales como: precio, calidad, oportunidad de la entrega y costos asociados a estos parámetros.

Tema 3. Gestión de adquisiciones

3.1 Función

La función general del área de adquisiciones es encargarse de las compras de la empresa con el fin de obtener lo requerido, esto es, en el momento necesario, al mínimo costo, cumpliendo con las especificaciones establecidas por la empresa.

Las tareas de esta área se refieren a la compra de: materiales, componentes, equipos, máquinas, instalaciones, subcontrataciones, servicios, etc.

Las compras se efectúan a los proveedores habilitados, a los referidos de éstos y mediante licitación pública en procesos de recepción de ofertas, cuando no se conocen a las empresas abastecedoras.

La decisión de comprar se lleva a cabo mediante las siguientes condiciones o pautas: la mejor relación precio y plazo de pago, servicios anexos y calidad.

Las tareas administrativas del departamento de adquisiciones son:

1. Selección y aprobación de proveedores.

2. Petición de ofertas a proveedores.

3. Análisis de las ofertas.

4. Negociación de las condiciones de compra.

5. Elección de la oferta.

6. Ordenar el pedido.

7. Seguimiento del pedido.

8. Gestión de los envíos del material.

9. Recepción del material.

10. Control de las facturas de los proveedores.

11. Evaluación de los proveedores.

En la figura 1 se puede observar el proceso de la gestión de compra en una empresa.

3.2 Selección de proveedores

Los proveedores son aquellos que proporcionan los insumos necesarios para la producción, en el caso de empresas manufactureras, y comercialización, cuando se trata de empresas distribuidoras (mayoristas o minoristas).

Existen diversas consideraciones a tener en cuenta para la selección de los proveedores, las cuales atienden a diferentes aspectos estratégicos de la empresa, los que le ayudarán a alcanzar sus propios objetivos y metas. Los más relevantes están relacionados con la gestión financiera de la firma, tales como:

a) Precio: el valor de compra se incorpora directamente en los costos de ventas, por lo que afecta a los resultados pretendidos. Dependiendo del tipo de estrategia comercial de la empresa, por ejemplo: bajos precios o de nicho, estas cifras serán más o menos importantes. Además, involucra al capital de trabajo, es decir, a los flujos de salida del efectivo, al efectuar el pago de los insumos.

b) Oportunidad en la entrega: la disponibilidad de las materias primas o productos adquiridos, afecta directamente en los niveles de inventario o stock de seguridad de los mismos, para poder operar con tranquilidad.

c) Plazo de pago: la facilidad de cancelar los insumos en una fecha posterior a su adquisición, haciéndola calzar con el cobro de los productos una vez vendidos, con la finalidad de que se financie la deuda con el proveedor con los fondos recaudados con la venta y no con recursos de la empresa, que conllevan costos adicionales, disminuyendo la rentabilidad de la gestión global.

d) Modalidad de pago: la forma de pago, la cual está relacionada con el plazo, también es una variable relevante, puesto que no es lo mismo cancelar con documento (por ejemplo, cheque), que hacerlo contra la presentación de la factura, o con arreglo a una línea de crédito entregada por el proveedor, la que es cancelada en fechas específicas, permitiendo ordenar y administrar los flujos de egreso del efectivo disponible.

e) Garantías: las mercancías adquiridas deben contar con un compromiso de parte del proveedor, en cuanto a que si no califican para fabricar un producto estándar con ciertas características de durabilidad, como: vigencia, solidez, higiene (o cualquier otra, según el artículo), poder realizar la devolución o cambio sin costo. Asimismo, las reparaciones civiles y comerciales a que den lugar los reclamos de los clientes de la empresa, en el caso de vender productos defectuosos, contaminados, etc., por causa del proveedor.

3.3 Control de calidad de los productos

En el mundo contemporáneo, cada vez el público es más exigente en cuanto a los productos que adquiere. El concepto de calidad está incorporado en el lenguaje del usuario y pasa a ser un derecho, por lo tanto, un deber del proveedor de proporcionar una mercancía que posea este atributo.

La calidad, en forma muy general, se puede entender como lo que espera recibir el comprador, sin defectos y con una mejora continua. Es decir, este concepto tiene un componente que dependerá del consumidor (individuo o empresa), en tanto conozca lo que está adquiriendo, también de su nivel de expectativas, cultura, etc., que se resume en “lo que espera” o desea recibir. Además, el fabricante o suministrador se compromete a producir sin defectos y en un proceso de mejoramiento constante, ya sea en el artículo propiamente tal, como en los servicios anexos generados por la compra.

De lo expuesto, se deduce que el departamento de adquisiciones es un agente estratégico en toda empresa, puesto que de su gestión dependerá el éxito o aprobación del público consumidor.

Desde el punto de vista financiero, aporta con su actividad en la mejora de los flujos de entrada (ventas) y de los egresos (pago a proveedores).

3.4 Entrada, almacenamiento y salidas de productos

El proceso de entrada, almacenamiento y salidas de productos corresponden físicamente al área de operaciones de una empresa, sin embargo, estas actividades están afectas a costos y gastos, produciéndose un flujo de salida asociado, por lo tanto, involucra a las decisiones financieras en cuanto a las inversiones requeridas, su financiamiento y su rentabilidad esperada.

Esta actividad está relacionada con el manejo, el almacenamiento, empaque o envasado y la salida de los productos elaborados por la empresa. Los requisitos de la entrada o recepción de las materias primas dicen relación con el cumplimiento

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