Gestión de Procesos y mejora Continua por Indicadores

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DIPLOMA:

Lean Supply and Logistics Management

CURSO:

Gestión de Procesos y mejora Continua por Indicadores

EMPRESA Y PROCESO:

                        Qroma- Compras

PROFESOR:

Eddy Morris

INTEGRANTES:

• Atao del Carpio Josselyn
• Baldeón Durante Kevin
• Bausch Pizarro Kevin
• Ramos Khatleen
• Rivera  Gonzales Eder

Lima-Perú

2017

Antecedentes

1. Empresa y breve descripción de la empresa:

Qroma es una empresa del Grupo Breca con más de 80 años de experiencia en el mercado peruano de pinturas, productos químicos y adhesivos. Participa en 14 unidades de negocios a fin de diversificar y cubrir selectivamente las necesidades del mercado como son:  arquitectónico, automotriz, marino, industrial, pintura en polvo, insumos textiles, productos para el hogar, envases, abrasivos, resinas alquídicas, poliéster, adhesivos para madera, adhesivos para calzado y adhesivos industriales.

Cuenta con 10 marcas en Perú que se dirigen a cada uno de los mercados a los que participan, estas son: American Colors, CPP, Tekno, Fast, Paracas, Jet, Uniquímica, Teknoquímica y Abralit. Además, con 3 marcas en Chile como son: Tricolor, Iris y Revor.

Tiene como principal objetivo servir a sus clientes con productos de primera calidad brindándoles soluciones integrales y tecnológicamente innovadoras que satisfagan las más altas y duras exigencias de protección, seguridad y decoración.

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SITUACIÓN ACTUAL

1. Proceso seleccionado: Compras de importación

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Cuadro N°1: Diagrama de nivelación de la Gestión de Compras

 (Fuente Qroma)

Actualmente la organización del área es de la siguiente manera:

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Cuadro N°2: Organigrama de la Jefatura de Logística (Fuente Qroma)

El presente proceso de compras corresponde a un organigrama organizacional vertical que bajo el análisis que presentaremos líneas adelante no colabora a los objetivos del proceso, en específico al crecimiento del negocio. Debido a que las compras internacionales representan una gran participación del total de transacciones realizadas, se requiere un proceso ágil y sin errores. De esta manera, se considera que no basta evitar errores en el proceso seleccionado, sino analizar e integrar áreas mediante el fin global de la organización.

Justificación del proceso seleccionado:

• De los USD 61,829,245 en compras ejecutadas el 2017, el 45.98% equivale a compras importadas, transaccionalmente las compras de importaciones (763) son menores a la compras nacionales (3780)
• Se cuenta con un 5.6% de Órdenes de compras anuladas, de éstos el 50% es ocasionado por errores de los compradores y el 46% por errores del usuario.
• En un rango de 0 al 10, siendo 10 excelente, el nivel de satisfacción de los usuarios es de 7.42, bastante mejorable.

1. Clientes y expectativas

A continuación analizaremos los principales clientes y sus expectativas más relevantes en el giro del negocio bajo la perspectiva del proceso elegido para este análisis.

Clientes Internos

Cuadro N°3: Clientes internos y expectativas (Fuente Qroma, elaboración propia)

Clientes Externos

Cuadro N°4: Clientes internos y expectativas (Fuente Qroma, elaboración propia)

1. Problemas Principales del Proceso actual:

El proceso actual debido a su funcionalidad vertical presenta diversas complicaciones, entre estas, las más resaltantes y que retrasan los objetivos principales del proceso son las siguientes:

• Poco asesoramiento de los compradores en la solución de problemas.
• Exceso de aprobaciones en el flujo, las jefaturas y gerencias aprueban hasta 2 veces cada uno.
• Según encuestas realizadas, falta velocidad en la atención de los requerimientos.
• Compras a proveedores únicos.
• Sobrecarga de trabajo en periodo vacacional.
• Entre otros.

1. Controles del proceso actual

Actualmente el proceso de compras cuenta con los siguientes controles para medir su óptimo rendimiento, los mismos que permiten tomar decisiones estratégicas para corregir o mejorar la eficiencia dentro de su gestión:

Cuadro N°5: Indicadores de Gestión Proceso actual (Fuente Qroma, elaboración propia)

Adicionalmente, a manera de referencia se detalla a continuación algunos indicadores que brindan soporte al proceso:

Órdenes Anuladas y causa de la anulación:

Este  indicador, permite actualmente a la empresa medir la eficiencia y gestión real de los compradores. Un alto número de órdenes anuladas en proporción al total de órdenes  de Compra emitidas evidencia un mal desempeño de los colaboradores que se desempeñan en esta área. La  anulación de las órdenes de compra puede corresponder a diversos motivos, estos serán analizados y tomados en cuenta para la propuesta de mejora que mostraremos más adelante:

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