Gestor De Empresas

GENERALIDADES SOBRE LA GESTION DE COMPRAS

INTEGRANTES

NOMBRE DEL DOCENTE

CURSO

COMPRAS Y SUMINISTROS

FECHA

22/11/13

CARTAGENA DE INDIAS D.T. Y C.

PREGUNTAS

1. FUNCION DEL AREA DE COMPRAS EN UNA EMPRESA

2. ANTIVIDADES DEL GESTOR DE COMPRAS

3. ETAPA EN LA DECISIÓN DE COMPRAS

4. TECNICAS DE COMPRAS

5. INDICADORES DEL DEPTO DE COMPRAS

6. INDICE DE CONTROL DE LA FUNCION DE COMPRAS

7. NEGOCIACION CON PROVEEDORES

8. GENERALIDADES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

1. FUNCION DEL AREA DE COMPRAS EN UNA EMPRESA

1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

Se debe aclarar de antemano que las funciones generales del departamento de compras no se encuentran claramente definidas y llegan a variar o diversificarse grandemente de una empresa a otra.

a) Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa.

b) Entrevistar a los proveedores o a sus representantes.

c) Cotizar los precios, la calidad y el transporte.

d) Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazo y ajustes.

e) Vender desechos, sobrantes y artículos de desuso.

f) Recibir, guardar y almacenar los artículos y materiales.

Jefe de compras

Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se redicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente.

2. ANTIVIDADES DEL GESTOR DE COMPRAS

 Encargarse de la adquisición, manejo, almacenamiento, stock y seguridad de los insumos.

 Controlar que las áreas de almacenamiento estén bien ubicadas, limpias y ordenadas.

 Velar por el abastecimiento de materia prima a los restaurantes.

 Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.

 Realizar el control de garantías.

 Proponer e implementar procedimientos para la realización de compras.

 Realizar localización de nuevos producto, materiales y fuentes de suministros.

 Estudiar la situación en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir.

 Velar por que se paguen los precios justos por la materia prima sin que ello desmejore la calidad de los mismos.

 Realizar indicadores de gestión que reflejen la situación del área de compras.

 Velar por la adecuada realización de inventarios y control de los mismos.

 Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno.

 Generar y controlar el presupuesto designado a su área.

 Mantener los inventarios en los niveles óptimos de acuerdo a las operaciones de la empresa.

 Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos por el área.

 Mantener a gerencia comunicada acerca de las variaciones en los precios de los insumos y productos.

 Cumplir y hacer cumplir las normas políticas y procedimientos establecidos en los manuales de la empresa.

 Realizar otras actividades asignadas por su jefe y que permitan cumplir con los objetivos del puesto.

3. ETAPA EN LA DECISIÓN DE COMPRAS

Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.

Búsqueda de información. En esta etapa el comprador debe acopiar toda la información que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones. Esta información está relacionada con la definición de los proveedores posibles, información sobre los parámetros de las ofertas de cada proveedor, las características y exigencias de los consumidores de la empresa, características del objeto de aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

Formación de alternativas. A partir de la información recopilada el comprador determinará las alternativas de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos parámetros relevantes.

Evaluación de alternativas. El comprador en cada compra determina cuáles son los principales criterios de selección. A partir de esta definición se evalúa de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderación de los distintos criterios se llega a una evaluación integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la que es más conveniente para la empresa.

Decisión de compra. Considerando la evaluación anterior y el esquema de fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisión de compra que contempla un conjunto de parámetros tales como: el proveedor, la cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la transportación, lugar de entrega, fecha de entrega, características del producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.

Ejecución de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente. Esta etapa tiene una gran importancia ya que en la misma es que se logra la materialización de la compra y requiere de una atención esmerada para ejecutar la compra ajustándose a los parámetros que conforman la decisión de compra.

Monitoreo post-compra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación, así como aumentar la información sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en próximas compras.

4.TECNICAS DE COMPRAS

La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla, en conjunto, con los esfuerzos de la `función´ de producción -para manufacturar o procesar el producto-, con la `función´ de ventas -para distribuir- y con todas las demás `funciones´, que ejecutan su parte en el esfuerzo global organizado.

La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.

El enfoque de las compras

Para una gestión adecuada de las compras podemos enfocarnos, entre otros aspectos, a la fuente, al suministro y/o los materiales.

Cuando hablamos de un enfoque hacia la fuente nos referimos a esforzarnos en desarrollar nuevos proveedores fiables. Este enfoque es especialmente importante en el caso de que el producto sea un artículo de alta tecnología, hecho a medida o especializado,

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