HALLAZGOS AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

Santiago de Cali, 19 de agosto de 2020

Doctor

Oscar Horacio Torres Galvis

Gerente General

KLP

Cordial Saludo,

Como es de su conocimiento actualmente me encuentro desarrollando una Auditoria de Cumpliendo, en la cual he observado puntos relevantes en diferentes áreas y procesos de la entidad, los cuales son de gran importancia que usted conozca y por lo tanto a continuación se detallan:

1. HALLAZGO: HORAS EXTRAS PAGADAS SIN EL RESPECTIVO SOPORTE

Durante la revisión aleatoria de la nómina del mes de julio de 2020, se observaron pagos por concepto de horas extras a diferentes empleados por un valor de $30.000.000, por tal motivo solicite al área de Tesorería los respectivos comprobantes con sus soportes, los cuales fueron entregados, pero no se encontraron los documentos pertinentes para la autorización y pago de dichas horas, así como tampoco el registro del reloj con el cual se lleva el control del horario de los empleados (entrada y salida).

INCUMPLIMIENTO: Se observa por lo tanto un incumplimiento en la ley por cuanto el anexo 6, de la ley 2270 de 2019, en el Titulo Tercero: “De las normas sobre registros y libros” Art. 6 manifiesta que: “Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.”

RIESGO: La empresa corre el riesgo de ser sancionada, por el incumplimiento de la ley anteriormente mencionada, por cuanto los algunos comprobantes de egreso no cuentan con los documentos que soporten los pagos de las horas extras, por tal motivo también existe el riesgo que se estén haciendo pagos que no reflejan la realidad de los horarios de los empleados.

1. HALLAZGO: LOS ACTIVOS FIJOS NO CUENTAN CON UN AVALUO ACTUALIZADO.

Al solicitar el inventario de los activos con su respectivo avalúo actual, se evidenció que la entidad no cuenta con dicho documento y así mismo no tienen un inventario real y actualizado de los activos fijos, por lo tanto, se generan dudas importantes sobre la presunción de negocio en marcha por no conocer con certeza en valor real de los mismos.

INCUMPLIMIENTO: El decreto 2101 de 2016, en el párrafo 14 manifiesta que: “Algunos de los factores específicos que individual o colectivamente pueden generar dudas significativas sobre la presunción de negocio en marcha, son los siguientes:

• Pérdidas explotación sustanciales o deterioro significativo del valor de los activos utilizados para generar flujos de efectivo”

RIESGO: La entidad al no cumplir con la medición adecuada y razonable de sus activos corre el riesgo, de que la evaluación que se ha realizado con respecto a la hipótesis en marcha no sea la adecuada y no refleje la realidad de la empresa, generando esto una información inconsistente que puede inducir a errores. Por tal motivo se recomienda cuanto antes realizar el avalúo de los activos fijos y desarrollar nuevamente una evaluación sobre la hipótesis de negocio en marcha

1. HALLAZGO: NO EXISTENCIA DE LIBRO DE ACTAS

Mediante memorando AUD-234-2020 se solicitaron los libros contables oficiales y obligatorios, recibiendo como respuesta, el libro de Inventarios y Balances, el libro de Registro de Accionistas, el Libro Mayor y el Libro Diario, no se evidenció el Libro De Actas, se procedió a consultar con el área de Contabilidad y manifiestan que no tienen conocimiento de dicho libro, así mismo se le solicito a usted de manera escrita este libro a lo cual no se obtuvo respuesta

INCUMPLIMIENTO: Según lo establece el Código de Comercio ARTÍCULO 195. <INSCRIPCIÓN DE REUNIONES EN LIBRO DE ACTAS Y ACCIONES>.” La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.”

RIESGO: La entidad se encuentra en gran riesgo de contraer sanciones de tipo económico y/o comerciales ya se por las superintendencias de industria y comercio y la de sociedades.

1. RETENCION DE FACTURA ORIGINAL

Durante el desarrollo de la Auditoria, se evidenciaron en el archivo de la entidad facturas originales, que no han sido entregadas al proveedor, a continuación, se relacionan:

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