INFORME AUDITORIA OBRA: “CONSERVACIÓN DE OBRAS FLUVIALES LOCALIDAD DE LAONZANA 2020-2021, REGIÓN DE TARAPACÁ”

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INFORME AUDITORIA

“Conservación de Obras Fluviales Localidad de Laonzana 2020-2021, Región de Tarapacá”

Código: PCPC- AUD-02

Versión 00

24.05.2021

Firma

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Firma

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Firma

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Fecha: 23.04.2021

Fecha:23.04.2021

Fecha:23.042021

Elaborado por:

Revisado por:

Auditor Responsable

Gustavo Fuenzalida Pizarro

Ramon Gutiérrez

Juan Honorato G

Encargado calidad de obra

Profesional Residente

Responsabilidades

AUD

GC

RDO

ECO

TOP

SUP

Supervisa cumplimiento

X

x

x

x

Participa Procedimiento

X

x

x

x

x

PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA

Empresa

Santa Magdalena SA

Norma o estándar

PAC / ISO 9001:2015/ ETE

Dirección

Presidente Juan Retamales 3255

Exclusiones

8.3 Diseño y desarrollo

Alcance de la Auditoría: “Conservación de obras fluviales localidad de Laonzana 2020-2021, Región de Tarapacá”,

Tipo de Auditoria

Interna N°1

Plan de calidad,

Proceso de planificación y control operacional; Gestión de reclamos; Gestión ambiental; Gestión de P Riesgos;

Gestión de la comunicación

Documentos aplicables

Plan de calidad del contrato

Procedimientos de gestión de la calidad

ETE del contrato, registros

Atención de reclamos

Matriz de riegos y registros de gestión de oportunidades

Plan de gestión ambiental y RCA pertinente

Plan de participación ciudadana

Objetivo de

la Auditoría

Determinar si el SGC es conforme con los requisitos de las BASES DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA CONTRATOS DE OBRAS PUBLICAS, de acuerdo con las ETE y si el SGC en cada proceso del alcance determinado por la organización, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Auditor Líder

Juan Honorato G

Auditados (Responsables de Áreas)

Fecha de la Auditoria

23/03/2021

Auditor de Equipo

NA

Profesional Residente

Profesional Encargado de Calidad

Profesional ambiental

Profesional Prevención de riesgos

Profesional área social

Comienzo (hora)

9:00

Auditor Técnico

NA

Finalización (hora)

17:30

Duración

De                   hasta

Capítulo de la Norma

Requisitos Relacionados

Tema

Auditor

Auditados

9:00

9:20

----

Alcances de Auditoria

Reunión de Inicio

Equipo auditor

-----

9:35

10:50

Plan de calidad:

Proceso de planificación y control operacional;

Despliegue y cumplimiento del Plan de la Calidad

JHG

Integrantes del Comité de Calidad

11:00

11:20

Gestión de reclamos

Procedimiento de reclamación y comunicación

JHG

A Social

11:30

12:00

Gestión Ambiental

Gestión de RCA

JHG

R Ambiental

12:10

12;50

Gestión de P Riesgos

Matriz IPER

JHG

R en PRL

13:00

13:45

---

----

Almuerzo

equipo

-----

15:40

16:10

Despliegue de la política.

Gestión de la comunicación

Enfoque de proceso y objetivos

JHG

Terreno

16:30

17:00

----

-----

Trabajo de gabinete

JHG

17.10

17:30

Alcance de la auditoria

Reunión de Cierre

Equipo auditor

Elaborado por:

Juan Honorato González

Encargado de Calidad

Fecha

23/03/2021

Empresa

Santa Magdalena SA

Norma

PAC / ISO 9001:2015/ETE

Dirección

Presidente Juan Retamales 3255

Exclusiones

8.3 Diseño y desarrollo

Alcance

“Conservación de obras fluviales localidad de Laonzana 2020-2021, Región de Tarapacá”,

Plan de calidad,

Proceso de planificación y control operacional; Gestión de reclamos; Gestión ambiental; Gestión de P Riesgos;

Gestión de la comunicación

Tipo de Auditoria

Interna N°1

Fecha de la Auditoria

17/05/2021

Documentos Aplicables

Plan de calidad del contrato

Procedimientos de gestión de la calidad

ETE del contrato, registros

Atención de reclamos

Matriz de riegos y registros de gestión de oportunidades

Plan de gestión ambiental y RCA pertinente

Plan de participación ciudadana

Objetivo de la Auditoria

Determinar si el SGC es conforme con los requisitos de las BASES DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA CONTRATOS DE OBRAS PUBLICAS, de acuerdo con las ETE y si el SGC en cada proceso del alcance determinado por la organización, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Procesos o personal Auditado

Residencia; Área Social; Área Ambiental: Prevención de Riesgos; Gestión de la Calidad;

Equipo Auditor

A Líder: Juan Honorato G

1.- Generalidades:

A la fecha de realización de la presente AI N°1, se observan que en desarrollo del contrato se presentan variadas singularidades en la organización de este, sean tanto de origen contractual como de administración del trabajo a desarrollar. Particularmente se observan eventos que alteran el plan de trabajo, como la inaplicabilidad del proyecto original y dado paso a la generación de un nuevo diseño, subsanando con esto las dificultades para iniciar las faenas. Por otra parte, se evidencia una singular tasa de rotación del personal de planta en áreas como calidad y topografía, por razones singulares no atingentes al contrato, sin evidencias de que esta materia aumente el riesgo de perder el enfoque en el cumplimiento y calidad del proyecto en desarrollo.  La organización se encuentra con dotación incompleta por encontrase en etapa de reclutamiento del reemplazo para el cargo de encargado de Calidad.

La obra atiende las áreas operativas desde la instalación de faenas y sus áreas de intervención por una parte y las etapas de adquisición y suministro de insumos desde la casa matriz en Alto Hospicio

Se desarrolla la auditoria en la localidad de Laonzana con los registros disponibles en faena y entrevistados directas a los responsables por áreas específicas.

2.- Observaciones y No Conformidades:

Gestión de la Calidad

OBS 1: Se evidencia que se atienden requerimientos no contractuales, pero calificados como necesarios por ser acuerdos previos con la comunidad desde el mandante, como gestionar la evacuación de agua desde el desagüe de la piscina de la localidad a un punto que no afecte la estabilidad del gavión en construcción. Las actividades no contractuales acordadas entre mandante y empresa no deben ser causales de retrasos o afectar la calidad de las partidas.

OBS 2: A pesar de que el área ambiental instruye al área de operación sobre acciones de humectación y acciones de ahuyentamiento en las zonas de trabajo, no se encontraron evidencias actualizadas de sus cumplimientos. En la misma materia, a pesar de que se observan evidencias de contención de residuos como alambres desde la zona de trabajo, esas acciones de limpieza requieren de mayor prolijidad, sea por observar alambres residuales de la construcción de gaviones como de residuos de alambres de gaviones anteriores. Es adecuado y necesario guardar registros fotográficos de estas actividades a fin de evidenciar su cumplimiento frente a terceros.

OBS 3: No hay evidencias de registro de la constitución del comité de calidad y su gestión, sea para controlar la calidad de las actividades y su calidad o como para la planificación del proceso de auditoría interna. Al ingreso del reemplazo del encargado de gestión de calidad, es necesario actualizar esta materia. Actualmente y hasta la reposición del cargo, el profesional residente asume también el cargo de encargado de calidad

Gestión Social

OBS 4: Se observa retraso en la entrega formal del vuelo dron mensual, actividad contractualmente requerida, esto a pesar de estar disponible su confección en fechas previas. Por otra parte, las cargas de documentación y registros por medio del sistema LOD se considera como la trazable, se acuerda entre las partes interesadas que luego de desarrollar el o los siguientes vuelos dron, estos serán ingresados por CD directamente por el responsable del área social y enviará registro (carta conductora) como registro trazable para ser ingresado mediante LOD desde el residente del contrato.

Gestión Ambiental

OBS 5: Se evidencian las acciones administrativas y financieras para la gestión de la bodega RESPEL, y además se evidencia su respectiva construcción, sin embargo, a la fecha MINSAL no ha generado la respectiva resolución. Se recomienda realizar seguimiento a dicho trámite. Se encuentra pertinente, confeccionar un procedimiento de traslados y disposición de residuos sea de RESPEL como de otros naturales de las actividades de obra.

Gestión de la Prevención del riesgo

OBS 6: En la entrevista realizada, se comenta de dificultades en la gestión de la documentación actualizada y trazada, por ejemplo, de contratos y/o anexos de personal en particular, a fin de dar cumplimiento a la LAV.  Es necesario evaluar la incorporación de tecnología para los respaldos contractuales como uso de archivos en formato PDF y disponer de los registros necesarios en terreno.

3.- Oportunidades de Mejora, Fortalezas y Debilidades

Oportunidades de Mejora: 

Es de interés para el cumplimiento de los objetivos trazados, administrar los riesgos y analizarlos para evidenciar las oportunidades que estos presentan

Se deben desarrollar mayor liderazgo, efectuando reuniones de integración multidisciplinarias a fin de realizar la planificación, con la perspectiva de cara parte interesada, donde cada uno aporte de manera transversal en los objetivos trazado y no solo en su área profesional de influencia, generar análisis razonados de la planificación de la faena considerando un enfoque preventivo.  

Fortalezas:

Se observa amplio conocimiento de la ruta crítica de las actividades realizadas y faltantes, permitiendo con esto proyectar la faena sin grandes desviaciones.

Debilidades:

A pesar de que cada proceso evidencia responsabilidad y preocupación en la realización operacional específica, requieren de mayores esfuerzos en desarrollo de trabajo en equipo, integrando información y evitando dicotomías que pudiesen confundir al personal de línea o al mandante.

A pesar de manejar plazos finitos para la planificación, están presentes muchas variables que pudiesen generar retrasos como, fallas de maquinaria, fiestas locales, clima, etc., y es necesario tener holguras suficientes en la planificación para lograr los objetivos trazados, en particular con los aumentos de obras y shotcrete

4.- Conclusión General

Se observa que la organización del contrato enfrenta la responsabilidad de manera vertical (liderazgo autoritario) que si bien es pertinente para estas faenas genera brechas o eventos que se deben enfrentar de manera reactiva, siendo la alternativa más adecuada el desarrollo de trabajo en equipo.

El personal auditado favorece el desarrollo de esta auditoría y muestra interés en la mejora de sus procesos y prácticas. Se evidencian una (6) OBS asociadas a gestión sean de connotación documental o a mejores prácticas.

Total de NC: 0

Total de OBS: 6

5.- Distribución del presente Informe

Nombre: Ramon Gutiérrez

Cargo: Administrador del contrato

Nombre: Gustavo Fuenzalida Pizarro

Cargo: Encargado de Calidad

Nombre: Juan Honorato G

Auditor Líder