ISO 9001:2015

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Definir los pasos a seguir para elaborar, revisar, aprobar y controlar los documentos normativos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad.

Específicamente este procedimiento incluye los siguientes temas de acuerdo con lo requerido en la cláusula 7.5 de la Norma ISO 9001:2015:

• Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario.
• Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
• Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
• Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
• Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.
• Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso que se mantengan por cualquier razón.

1. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los documentos pertenecientes y que respalden el Sistema de Gestión de la Calidad, tales como: documentos externos, programas, procedimientos, formularios, plantillas, registros e instructivos de trabajo.

1. RESPONSABILIDADES

1. Persona designada para elaborar un documento:

• Preparar y elaborar un documento de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
• Efectuar y/o incorporar todos los cambios o modificaciones aprobados con posterioridad a la emisión del documento.

1. Persona responsable de revisar un documento:

• Determinar la necesidad real de generación de un documento, cuando se solicite su elaboración por parte del personal de su unidad.
• Verificar que el documento generado describa la actividad en forma consistente con los objetivos definidos para la misma.
• Evaluar las modificaciones o cambios sugeridos a un documento, a fin de determinar si estos proceden o no.

1. Persona responsable de aprobar un documento:

• Verificar que el documento generado describa la actividad en forma consistente con los objetivos definidos para la misma.

1. Analista de Sistemas de Gestión deben:

• Hacer efectiva la distribución del o de los documentos generados.
• Controlar la información distribuida entre los colaboradores.
• Informar cada vez que se genere un cambio en la documentación normativa del SGC.

1. DEFINICIONES

1. Documentos Internos: Documentos creados por el personal de Plásticos Santa Ester para el SGC. Procedimientos, formularios, plantillas, instructivos, etc.

1. Documentos Externos: Documentos que no fueron generados dentro de la empresa pero que forman parte del SGC ya que son necesarios o regulan la ejecución de alguna actividad. Corresponden a documentos como manuales de máquinas, leyes, normativas, etc.

1. Documento Controlado: documento físico o digital que tiene el timbre “Documento Controlado” para evidenciar que se encuentra en vigencia dentro del SGC.

1. Documento Obsoleto: Documento que no tiene vigencia por actualización o cambios dentro del proceso.

1. Instructivo: Documento interno de soporte para el funcionamiento de un procedimiento y/o programa, que indica cómo hacer una tarea.

1. Procedimiento: documento que contiene los pasos a seguir para la realización de una actividad determinada.

1. Registro: Evidencia objetiva que da cumplimiento a los requerimientos y se presenta en un papel impreso, manuscrito, registro electrónico u otro, dependiendo de las necesidades de cada área o departamento.

1. REFERENCIAS

1. ISO 9001:2015

1. FRECUENCIA

Cada vez que se requiera crear, modificar, eliminar, revisar un documento del Sistema de Gestión de Calidad.

1. FLUJOGRAMA

No aplica.

1. PASOS DEL PROCEDIMIENTO

1. Gerencia o Jefe de Área, ante la necesidad de documentar alguna actividad, envía requerimiento a Analista de Sistemas de Gestión, quien, en conjunto con Representante de la Gerencia, evaluará la necesidad real de contar con el documento.

1. Analista de Sistemas de Gestión ingresa a Lista maestra de documentos Internos y Externos (RG-PE-SG-01) y asigna código al documento a generar,  de acuerdo a lo siguiente:

XX-YY-ZZ-AA

En donde:

XX es el tipo de documento:

YY corresponde al tipo de procesos en donde se involucra el documento:

ZZ corresponde al área que ejecuta la actividad documentada:

        AA es el correlativo del documento.

1. Analista de Sistemas de Gestión elabora documento y lo valida con encargado de ejecutar la tarea. En caso de que existan observaciones, Analista de SGI las corrige y luego firma el documento en la primera página del documento, en cuadro “Elaborado por”.

1. Analista de Sistemas de Gestión entrega documento a Representante de la Gerencia para su validación. En caso de dar la aprobación, firma en el cuadro “Revisado por” de la primera página del procedimiento. Si existiesen observaciones, informa a Analista de Sistemas de Gestión para que realice las modificaciones respectivas.

1. Analista de Sistemas de Gestión entrega documento a Gerente General para su aprobación y autorización. En caso de conformidad, firma el documento. Con lo anterior, el documento queda autorizado para su ejecución y distribución en el SGC.

1. Analista de Sistemas de Gestión escanea documento autorizado y lo respalda en carpeta  OneDrive – Plásticos Santa Ester > 3.SGI > 2.Procedimientos > Autorizados > Autorizados > Selecciona al proceso que corresponda > Guarda documento. En caso de que exista una versión previa del documento, se mueve a carpeta “obsoletos” dentro de la misma ruta, en donde quedan resguardadas las versiones previas de los procedimientos en caso de tener que realizar alguna revisión a estos. Los archivos resguardados digitalmente deben ser nombrados con el título del documento, código y su versión, de manera de tener un mejor control de los documentos vigentes. (Por ejemplo, Control De documentos PR-PE-SG-02 V6).

1. Analista de Sistemas de Gestión resguarda documento original en Archivador SGC. En caso de que, existiera una versión previa del documento, se utiliza timbre “Obsoleto” en la primera página y se resguarda en la sección de documentos derogados al final del Archivador.

1. Analista de Sistemas de Gestión marca documento autorizado con sello de agua o timbre que indique “Copia Controlada”. Este documento timbrado será la versión que se distribuirá en la empresa. Al hacerlo, se retiran las copias físicas existentes y se reemplazan con la nueva. Finalmente, las copias físicas de los documentos obsoletos se destruyen.

1. Analista de Sistemas de Gestión copia los documentos vigentes que se requiera distribuir en carpeta OneDrive – Plásticos Santa Ester > 14. Biblioteca técnica > área a la que corresponde el documento, para dejar las copias controladas de los documentos a disponibilidad del personal de la empresa.

Contenido de la documentación

1. Procedimientos o instructivos que sean generados bajo el marco del Sistema de Gestión de la Calidad de Plásticos Santa Ester, deben contener lo siguiente continuación:

• OBJETIVO

        En este punto se entrega una clara definición del propósito de documentar la actividad establecida.

• ALCANCE

        Se describe brevemente ¿Dónde y a qué? es aplicable la actividad descrita, considerando las restricciones establecidas.

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