LAS GENERALIDADES SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

GENERALIDADES SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

El mundo hotelero de hoy se encuentra en un nivel de competencia continua, lo cual implica que cada día más se actualice con los  adelantos técnicos  y tecnológicos además de convocar a profesionales de diferentes disciplinas.

Los hoteles cuentan con sala especialmente diseñadas para diferentes tipos de eventos en las cuales se reúnen, sea para tratar temas  y asuntos diversos, efectuar presentaciones, celebrar acontecimientos o múltiples actividades.

Estas reuniones sirven como canal de comunicación y contacto entre los asistentes, de intercambio de puntos de vista, de experiencias en el tratamiento de diversos temas y/o el simple hecho de estrechar vínculos de amistad, de convivencia, el de compartir impresiones y conocimientos.

Una de las más importantes actividades esta dirigida a lograr que la localidad o el hotel, se convierta en un lugar susceptible de ser elegido como sede de reuniones nacionales o internacionales.

Para ello, es necesario contar con personal capacitado y entrenado en la programación de eventos.

Lectura de Introducción

Un banquete es una comida o cena espléndida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento especial tales como una boda, un baile de quince años, o bien el banquete de clausura  que se acostumbra ofrecer a los participantes de una convención.

Los grandes hoteles, por su parte, disponen de un departamento especial para banquetes. Estos hoteles normalmente cuentan con  salas de fiestas, salones de juntas, áreas de exhibición e inclusive, en algunos casos, disponen de una cocina especial y de suficiente personal para preparar y servir los banquetes.

Los hoteles de esta naturaleza suelen manejar convenios, razón por la cual es preciso que cuenten con suficiente personal especializado; el personal en cuestión incluye, entre otros, a un cuerpo de ejecutivos de cuentas que juegan  un papel muy importante  en este negocio, en virtud de que son los responsables de captar clientes para banquetes y convenciones. Muchos de ellos tienen contactos especiales con los grupos que patrocinan convenciones.

El proceso de negociación para una convención o banquete pueden durar un largo periodo, particularmente hoy en día que existen múltiples hoteles de este tipo en las grandes capitales, de donde los patrocinadores pueden seleccionar él más convenientes.

Tales arreglos consisten en obtener tarifas reducidas para las habitaciones, así como para el alquiler de los salones, y en la medida de lo posible para otras instalaciones y servicios que se requieran.

Todas las convenciones se celebran en forma semejante; sin embargo, difieren en algunos aspectos.

Cualquier arreglo en la organización de eventos, deberá esta coordinado con todos los otros  departamentos del hotel. El departamento de recepción debe preparase para recibir a los grupos a su llegada. Asimismo, el departamento de ama de llaves deberá asegurarse de que las habitaciones estén  listas cuando se requieran.

Tanto el personal de alimentos y bebidas como el de mantenimiento e ingeniería, deberán también tener listo la parte que les corresponda. La instalación en el área de exhibiciones puede requerir de algún trabajo mecánico o eléctrico.

Si durante la convención se incluye un banquete, se deberá tomar en consideración la clase de servicios  requerido por el cliente que lo contrata, especificando en principio el salón en el cual se realizará el evento.

 Posteriormente se hará un croquis, relativo al montaje de las mesas, en términos  de números de comensales, tipo de mesa que se vaya a montar adecuada al evento, es decir mesas en forma de  “herradura”, en “Imperial” , etcétera.

Asimismo se seleccionara el menú, y se elegirá la mantelería, cubertería y cristalería. Finalmente se determinara el número de empleados (mozos y ayudantes), que se necesitaran para prestar tal servicio  en forma adecuada.

En un banquete por regla general suele ir seguido de un discurso o de una ceremonia. Algunos banquetes son patrocinados por grupos locales, para efectos especiales, tales como hacer entrega de condecoraciones, rendirle honor a algún personaje o con el fin de incrementar fondos para alguna campaña política. Los hoteles que están equipados para manejar convenciones suelen, asimismo, promover sus salas de fiesta para banquetes.

Los arreglos necesarios para la organización de un banquete son responsabilidad del gerente de banquetes, quien en algunos casos, se ocupa también de la labor de ventas.

Los mozos que atienden los banquetes deben tener una serie de habilidades especiales; esto es capacitación previa aprobado, para poder atender a un numeroso grupo de comensales, en un corto periodo de tiempo. En muchos casos no se les emplea por tiempo completo, sino que trabajan medio tiempo, donde y cuando se les necesite.

Los mozos en cuestión, no reciben propinas de los asistentes en forma individual, sino que ya van incluidas en el precio global convenido por el grupo patrocinador.

MONTAJE DE MESAS

El montaje de las mesas para banquetes o “mise en place”, requiere de suficiente tiempo y obviamente, de una cuidadosa planeación. El capitán de mozos es el responsable de supervisar el buen montaje de la mise en place, el cual es realizado por los mozos con la ayuda de los ayudantes de mozos.

 Son  varios los factores que se deberán de tener en consideración para el montaje las mesas, entre otros: la forma de la decoración de las mesas, la colocación de los comensales, y la preparación del material necesario. Es importante también la colocación de la cubertería, cristalería y demás componentes, según el menú seleccionado. Cabe señalar que es costumbre agregar acomodo para un diez por ciento adicional de comensales, a fin de prever cualquier emergencia.

FORMAS DE MESAS

La forma de las mesas puede variar, dependiendo del número de comensales, de la capacidad del salón y de la solemnidad del evento que se celebre. Las formas más usuales son:

        En forma de “T”                En forma de “herradura”

        En forma de “U”                      En forma de “Ovalada o imperial”

        En forma de “I”                        En forma de “E”

        En forma de “peine”                En forma de “espiga”

No hay que perder de vista que, independientemente de la forma que se hayan seleccionado las mesa, se deberá tener en cuenta la distribución y colocación de los comensales; en principio, cabe señalar que cada comensal necesita un espacio mínimo de 65 a 75 cm. para poder comer con comodidad, por otra parte, se deberá destacar la presencia del invitado de honor, así como la de otras personas que ofrecen  o patrocinan el banquete.

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