LAS SIETE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

*LAS SIETE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS*

Los problemas de calidad de tipo estratégico, requieren del uso de los que se ha dado a llamar LAS SIETE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS. Las cuales son generalmente del tipo cualitativo que son más complejas de utilizar que las básicas.

Estas herramientas administrativas fueron diseñadas por los japoneses mediante incorporación de otras técnicas que era ya ampliamente usadas dentro del área de planeación estratégica, ya que según los japoneses, eran el medio necesario para enfrentar la nueva era de le calidad.

Esta era tiene dos requisitos: la creación del valor agregado para la satisfacción de las necesidades de los clientes y la prevención en el lugar de la corrección en todas las operaciones de organización.

Estas siete herramientas administrativas complementan a las básicas en el cumplimiento de los dos requisitos anteriores.

Estas herramientas son:

• DIAGRAMA DE AFINIDAD

Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de información agrupando los aspectos de la misma con base en relaciones clave entre ellos; también se conoce como método KJ. Cuando se emplea este diagrama, se organizan las ideas o áreas generales de problemas para adquirir la comprensión de un problema o asunto complejo, así como para identificar las causas potenciales de un problema. La herramienta ayuda a mejorar el compromiso y el apoyo del equipo.

o PASOS:

• Reunir el equipo y elegir un líder.

o El equipo deberá consistir en 5 o 6 personas que estén relacionados con el problema.

• Establecer el asunto o problema en forma de pregunta.

• Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo.

o Sólo una idea por tarjeta

o Máximo siete palabras por tarjeta

o Cada tarjeta deberá contener un sustantivo y un verbo

• Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro.

• Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”.

• Crear tarjetas de encabezado

• Dibujar el diagrama de afinidad

o Trazar un círculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con la tarjeta de encabezado

o El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y etiqueta el diagrama con el nombre del equipo y la fecha

• Discutir el diagrama de afinidad

• GRAFICA DOBLE DE INTERRELACIONES

Una gráfica doble de interrelaciones es una herramienta gráfica que se emplea para organizar problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables, se emplea para estudiar las relaciones entre los elementos de un problema e identificar las causas raíz o las soluciones, es similar al diagrama de afinidad en la medida que el proceso de construcción de una gráfica doble interrelaciones es creativo.

Ayuda a identificar las causas potenciales de un problema. A diferencia del diagrama de causa y efecto, la gráfica permite que el equipo de solución de problemas observe al mismo tiempo muchos efectos y trace la relación entre dichos efectos y varias causas.

o PASOS:

• Reunir el equipo y elegir un líder.

• Poner el asunto o problema en forma de pregunta.

o Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes:

• El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de afinidad.

• La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto

• El aspecto clave de un diagrama de árbol

• Un aspecto clave identificado por el equipo

• Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo.

• Si la declaración del problema se originó en un diagrama de afinidad, usar las tarjetas de encabezado de éste y realizar una tormenta de ideas para buscar ideas adicionales

• Si la declaración del problema se tomó del efecto en un diagrama de causa y efecto, copiar las causas más básicas de cada uno de los “huesos” del diagrama en fichas de trabajo

• Si la declaración del problema se originó en un diagrama de árbol, usar el nivel más bajo de detalle de éste

• Si la declaración del problema fue un aspecto clave identificado por el equipo, es preciso hacer una tormenta de ideas y colocar estas en tarjetas de índice

• Analizar las relaciones.

• Revisar la gráfica doble de interrelaciones.

• Identificar causas y efectos raíz.

o Una causa raíz es una categoría de la que sale la gran cantidad de flechas.

o Un efecto raíz es una categoría a la que llega una gran cantidad de flechas.

• Estudiar la gráfica doble de interrelaciones.

• DIAGRAMA DE ARBOL

Un diagrama de árbol (diagrama sistemático) es una técnica que se emplea para buscar la forma más apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo específico. Esta herramienta gráfica de diagrama los diversos niveles de detalle, estos representan acciones (o tareas) que siguen rutas lógicas para implantar un objetivo amplio. Al implantar los puntos detallados de acción, se crea un efecto de dominio que lleva al logro del objetivo principal.

Cuando se trabaja sobre un objetivo amplio, un diagrama de árbol ayuda a orientar tareas específicas, es posible emplearlo para planear la implantación de una solución detallada en forma ordenada. El diagrama de árbol funciones para dividir un aspecto u objetivo más complejo.

o PASOS:

• Reunir un equipo apropiado.

• Elegir la declaración de objetivo.

o Es posible elegir dicho

...