La Planeacion. Planeacion Y Su Relación Con El Control

PLANEACIÓN.

Concepto según varios Autores:

Agustín Reyes Ponce: La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

José Antonio Fernández Arena: Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Burt K. Scanlan: Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

Ernest Dale: Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos, a través de técnicas y procedimientos definidos.

Joseph L. Massie: Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción; a partir de los cuales establece objetivos.

George R. Terry: Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

Jorge L. Oria: Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y programas de una organización.

Leonard J. Kazmier: Consiste en determinar objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.

Robert Murdick Y Joel Ross: Es el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.

La Planeación en las Organizaciones.

Los Elementos básicos del Concepto de Planeación son:

Objetivo: Resultados deseados.

Cursos alternos de acción: Diversos caminos, formas de acción o estrategias.

Elección: Determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada.

Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Importancia de la Planeación en la Organización:

 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

 Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

 Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

 Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

 Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

 La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

 Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Principios de la Planeación en las Organizaciones.

Factibilidad: Debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.

Objetividad y cuantificación: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero. Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.

Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.

Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La organización tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Pasos de la Planeación

1. Detección de la oportunidad de acuerdo con:

 El mercado.

 La competencia.

 Lo que desean los clientes.

 Nuestras fuerzas.

 Nuestras debilidades.

2. Establecimiento de objetivos y metas:

 Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando

3. Consideración de las premisas de planeación:

 En que ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.

4. Identificación alternativas:

 Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

5. Comparación de alternativas:

 Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades.

6. Elección de una alternativa:

 Selección del curso de acción a seguir.

7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para:

 Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto

8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como:

 Volumen y precio de ventas.

 Gastos de operación necesarios para los planes.

 Gastos para equipos de capital.

Etapas de la Planeación en las Organizaciones.

Misión o Propósito:

Es la declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. ¿Cuál es nuestro negocio? Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una empresa.

Características:

 Define que es la organización y lo que aspira a ser.

 Debe ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.

 Distingue a una organización de todas las demás.

 Debe servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.

 Debe ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

Objetivos

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Características:

 Deben establecerse a un tiempo específico.

 Se determinan cuantitativamente.

 Deben de asentarse por escrito.

 No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.

 Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administración (qué, cómo, dónde, cuándo, quién, porqué)

Estrategias

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.

Características:

 Deben ser consistentes y contribuir al logro de los objetivos. Determinadas con claridad.

 No deben ser confundidas las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.

 Se deben considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.

 Se debe tener en cuenta las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

 Se deben utilizar las técnicas de investigación y de planeación.

 Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas.

 Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.

 Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.

 Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado.

 Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.

Políticas.

Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

Características:.

 Darse a conocer en todos los niveles donde se van a interpretar y aplicar.

 Coordinarse con las demás políticas.

 Revisarse periódicamente.

 Ser razonable y aplicable a la práctica.

 Estar acorde con los objetivos de la empresa.

 Debe ser estable en su formulación.

 Ser flexible.

Programas

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Características:

 Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.

 Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que necesitan.

 Disminuyen los costos.

 Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.

 El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.

Presupuestos

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

Características:

 Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente.

 Está expresado en términos cuantitativos.

 Es general porque debe establecerse para toda la empresa.

 Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización.

 Es diseñado para un periodo determinado.

RELACIÓN ENTRE PLANEACIÓN Y CONTROL

Luego de definir y exponer el tema Planeación, y antes de establecer la relación entre los citados nos gustaría definir que es el Control.

Control Concepto:

Es la fase que mantiene la actividad organizacional dentro de los límites planeados.

¿En que consiste el control?

 Compara los resultados que se han obtenido con los planes y corregir las diferencias.

 Para el funcionamiento del control es necesario una buena comunicación entre sus empleados para lograr los objetivos.

Componentes del control

 Control de actividades.

 Control de resultados.

 Control integral de gestión.

Relación Planeación – Control.

El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad organizacional dentro de los límites permisibles, de acuerdo con las expectativas. El control organizacional está irremediablemente relacionado con la planeación. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control. Por otra parte, la retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de planes o estrategias nuevas o ajustadas.

Las funciones administrativas básicas son altamente interdependientes. Tradicionalmente no se realizan paso por paso. Ni tampoco se lleva a cabo en bloques de tiempo mutuamente excluyentes. Formal o informalmente, desempeñan estas funciones. Algunos administradores son lo suficientemente afortunados de tener asistentes especiales o departamentos para realizar partes de esta labor, por ejemplo, un staff de planeación o una unidad de control de calidad. Sin embargo, con o sin ayuda, los administradores son al final responsables por la realización de las funciones básicas que son los medios para alcanzar el desempeño organizacional y para asegurar una capacidad continua para hacerlo.

Así como el control necesita de la planeación para realizar su labor de medición y evaluación de los resultados que la organización espera, la planeación lleva al interior de su proceso típico, aparte de las premisas sobre el futuro y la programación a plazo medio que integra los planes funcionales, la función administrativa de control, con el objetivo de mantener mediante este una revisión de las condiciones reales y comparándola con los resultados esperados. Aunque la planeación y el control son frecuentemente separados desde el punto de vista conceptual con fines de discusión, en la práctica son inseparables.

Resultado entre control y planeación

 La retroalimentación de la fase de control permite identificar las necesidades y errores que tienen los planes y estrategias para el mejoramiento de estos.

 El control necesita de la planeación para realizar su valor de medición y evaluación de los resultados.

CONCLUSIÓN

Al culminar este trabajo podemos resaltar que tanto la planeación como el control son parte de un proceso que debe ser llevado a cabo para obtener los resultados propuestos. Saltarnos fajas tan importantes del proceso administrativo, podría llevarnos a daños irreparables para la organización.

Es muy interesante comprender que la Planeación y el Control tienen su costo, pero ello no es justificación para saltear estos pasos del proceso administrativo, puesto que cada etapa tiene un costo y brinda un resultado, muchas veces no visualizamos que la inversión realizada es muy pequeña con respecto al resultado final obtenido.

La realización de un plan determinado, cumpliendo todas las partes de la planeación, es el inicio de un proyecto que tendrá buenos resultados o cuanto menos posee mejores expectativas que otros que no han planificado. Es garantía de resultado óptimo iniciar un proyecto planificando, y concluir controlando.

BIBLIOGRAFIA

 Elementos de Administración

Autor: Harold Koontz

 Introducción a la Teoría General de la Administración

Autor: Idalberto Chiavenato

 Administración Moderna

Autor: Reyes Ponce, Agustín

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