La metodología Six Sigma y la herramienta SIPOC

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Introducción

En el ámbito de la mejora continua y la gestión de la calidad, la metodología Six Sigma y la herramienta SIPOC ocupan un lugar destacado. Ambas se integran para ofrecer una visión detallada y sistemática de los procesos, facilitando su optimización y maximizando su eficiencia. Esta relación es crucial para las organizaciones que buscan reducir variabilidades y defectos en sus operaciones.

Six Sigma y SIPOC.

Six Sigma es una metodología de mejora continua que se centra en la reducción de la variabilidad en los procesos y en la eliminación de defectos. Su enfoque clave se basa en definir, medir, analizar, mejorar y controlar los procesos, conocido por el acrónimo DMAIC.

Por su parte, el SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) es una herramienta específica que se utiliza dentro de la fase de "Definir" del proceso DMAIC de Six Sigma. Esta herramienta es esencial para ayudar a definir y mapear un proceso desde una perspectiva de alto nivel, identificando claramente los proveedores, las entradas, las salidas y los clientes del proceso.

Origen e Importancia de SIPOC.

El origen exacto del SIPOC es algo difuso, pero su uso se popularizó en los años 80 y 90, especialmente con la adopción de metodologías como Six Sigma. La herramienta es considerada una evolución de los mapas de procesos tradicionales y se desarrolló para tener una visión más holística de los procesos y sus interacciones.

La importancia del SIPOC radica en su capacidad para proporcionar una comprensión clara y estructurada de cualquier proceso. Al identificar y visualizar las etapas clave, las entradas, las salidas, y sus respectivos proveedores y clientes, las organizaciones pueden:

1. Entender y delimitar el alcance del proceso.

2. Identificar áreas problemáticas o de oportunidad.

3. Establecer una comunicación clara con los stakeholders.

4. Definir métricas adecuadas para la medición del proceso.

La relación entre Six Sigma y SIPOC es fundamental para cualquier organización que busque una mejora sistemática en sus procesos. Mientras Six Sigma proporciona la metodología, SIPOC ofrece una herramienta específica y poderosa que permite a los equipos comprender, analizar y optimizar sus operaciones.

Técnicas de análisis de procesos SIPOC

SIPOC es un mapa para recopilar información relevante sobre el proceso, se usa durante la fase de definición de un proyecto de mejora de procesos, ya que nos ayuda a entender claramente el propósito y el alcance de un proceso. Es un punto de partida en la identificación de la voz del cliente.

Su sigla corresponde a:

1. Proveedores (S):

- Definición: Son las entidades, personas o sistemas que proporcionan las entradas necesarias para que el proceso funcione.  (Cualquier proveedor que aporte en el proceso.)

- Importancia: Identificar a los proveedores permite entender qué partes externas al proceso influyen directamente en él. Conociendo a los proveedores, es posible gestionar mejor las expectativas y requerimientos que afectan la calidad de las entradas.

2. Entradas (I):

- Definición: Son todos aquellos recursos, datos, materiales o información que alimentan el proceso. (Todos los insumos en el proceso.)

-Importancia: Las entradas son fundamentales porque, si no son las adecuadas o presentan defectos, todo el proceso puede verse afectado. Al identificar las entradas, se puede rastrear la calidad y eficiencia del proceso desde su inicio.

3. Proceso (P):

- Definición: Es la serie de acciones o etapas que transforman las entradas en salidas. Estas acciones pueden ser manuales, automáticas o una combinación de ambas. ( Generalmente capturados como un gráfico de alto nivel de las empresas de flujo del proceso.)

- Importancia: Entender las etapas del proceso es crucial para identificar dónde pueden surgir problemas o cuellos de botella. Al visualizar estas etapas, es más fácil realizar cambios o ajustes para optimizar el flujo de trabajo.

4. Salidas (O):

- Definición: Son los productos, servicios, decisiones o cualquier otro resultado generado a partir del proceso. (Resultados que se generan en el proceso de transformación o prestación de Servicios.)

- Importancia: Identificar las salidas es vital porque es la manera de evaluar la eficacia del proceso. Si las salidas no cumplen con las expectativas o requisitos, indica que hay un problema en alguna parte del proceso que necesita ser abordado.

5.Clientes (C):

- Definición: Son los beneficiarios o receptores finales de las salidas del proceso. (Los clientes de los productos.)

- Importancia: Entender quiénes son los clientes y qué esperan o necesitan permite alinear el proceso con estas expectativas, garantizando la satisfacción y el cumplimiento de los objetivos.

Esta técnica se emplea para realizar mejoramiento de los procesos que se relacionan en la totalidad de la cadena de valor, permite evaluar las interacciones existentes entre cada proceso, entre las entradas y salidas del proceso, de los recursos asignados, de esta forma se puede lograr un mayor eficiencia y asimismo incrementar la efectividad en productos o servicios que deben llegar a los clientes o usuarios finales.

Para iniciar el análisis SIPOC es importante describir en forma adecuada los procesos aplicando la siguiente metodología:

Gráfico : Cómo describir un proceso

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El proceso seleccionado es compras que por lo general es muy común entre diferentes organizaciones ya sea de manufactura o de servicios.

Proceso seleccionado: Compras

Objetivo fundamental: Asegurar el abastecimiento necesario de materiales, partes, suministros e insumos necesarios que garantice el normal funcionamiento del proceso y la entrega efectiva al cliente.

Elementos de entrada: A partir de una requisición por parte del jefe de almacén o de inventarios que se envía a Compras, la requisición es el punto de partida de este proceso.

Interrelación de procesos: Almacén o inventarios de materia prima e insumos y compras.

Responsables: Jefe de almacén y Jefe de compras.

Qué se hace: La persona encargada de Compras recibe la requisición, realiza una rápida inspección del nivel de inventarios para verificar las existencias, en el caso de no tener procede a continuación con los siguientes pasos:

• Seleccionar los proveedores que disponen de los elementos solicitados.
• Realizar contacto telefónico con los proveedores para suministrar la información referente a los elementos solicitados.
• Solicitar cotizaciones respectivas.
• Evaluar las cotizaciones enviadas.
• Seleccionar cotización de acuerdo con las políticas y los criterios definidos por la empresa.
• Elaboración de la orden de compra.
• Enviar orden de compra a proveedores.

Requisitos a cumplir: De acuerdo a políticas de la empresa. Si se trata de alimentos normativas de las instituciones acreditadas para ello; en caso de otros materiales o elementos, los requisitos nacionales o internacionales según certificaciones exigidas; especificaciones de los clientes.

Elementos de salida: Orden de compra que es enviada al proveedor.

Interrelación de procesos: Compras y proveedores.

Medición o seguimiento: Un indicador que se sugiere se relaciona con el tiempo de entrega por parte del proveedor, que garantiza que el producto o servicio puede llegar en el tiempo pactado con el cliente y satisfacerlo plenamente.

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