La organización mexicana Patitos S.A. de C.V

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Contenido

INTRODUCCIÓN        2

DATOS DEL PROYECTO        3

CIERRE DEL PROYECTO        7

PROCEDIMIENTO DE CIERRE ADMINISTRATIVO        8

Etapas de planeación:        8

PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO FINAL.        9

ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS Y LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN.        9

VERIFICACIÓN DE ENTREGABLES Y EMISIÓN DE REPORTE FINAL.        10

EVALUACIÓN DEL PROYECTO.        10

PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE CONTRATOS.        12

AUDITORÍA POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN.        13

CONCLUSION        14

BIBLIOGRAFIA        14

INTRODUCCIÓN

Cuando hablamos del cierre de un proyecto es esa parte de desenlace de dicho proyecto, durante el cierre de advierte como de bien o mal se ha terminado y en especial si se logro alcanzar el objetivo u objetivos beneficiosos que en un inicio se previeron.

Entre los principales objetivos que se toman en cuenta para comprobar el cierre de dichos proyectos, como lo es:

Analizar desde la perspectiva económica, cuales fueron los recursos gastados, y los beneficios obtenidos.

Diagnosticar el funcionamiento, analizando todo el desarrollo del proyecto contemplando sus pronósticos y los resultados obtenidos.

Corregir, tomando en cuenta todos esos detalles que ocurrieron y que dieron pie a tales desviaciones, para contemplar en los proyectos a futuro.

Hablando desde el punto de vista técnico, un proyecto finalizo que todas las activas hayan finalizado por completo o en el peor de los casos que se haya terminado el tiempo para poder finalizarlo y llevarlos a cabo.

Mientras que desde el punto de vista administrativo se finaliza al momento de que ya no se van a presentar costes adicionales y que se haya terminado de facturar todas las cantidades al cliente, aun que no se haya cobrado aun dicho proyecto, pero como gastos operativos ya finalizo.

Al momento de hablar de la finalización de dicho proyecto (cierre), se deben de realizar los procesos y procedimientos, deben de concluir de la mejor manera.

DATOS DEL PROYECTO

Antecedentes: La organización mexicana Patitos S.A. de C.V. integrada por 24 personas es una comercializadora de una amplia variedad de productos, en sus inicios como organización pequeña realizaba su administración a través de Excel, al crecer su operación y firmar contratos con clientes departamentales y de Real le es necesario tener un sistema de administración que integre todas sus áreas. Por recomendaciones de un conocido que en su empresa manejaba el sistema de administración GIN (Gestión Integral de su Negocio) el Director General DE Patitos S.A. de C.V. decidió comprar ese mismo software, sin embargo, no era lo necesario para la organización y conforme pasaron los meses a pesar de recibir capacitación por parte del personal de GIN el sistema no ha sido explotado a su completa capacidad. Se le contrata a usted como Director de Proyectos siendo el encargado de que el sistema sea aprovechado por todos los elementos de la organización y contenga la información faltante por cargar desde que se adquirió el sistema (enero 2018 a enero 2019).

Gestión Integral de su Negocio consiste en los siguientes módulos:

• Reportes.
• Clientes.
• Inventario.
• Cuentas por pagar.
• Cuentas por cobrar.
• Nómina.

Alcance: Sistema de administración con toda la información cargada en cada uno de los módulos y conocimiento del sistema por cada uno de los elementos de la organización entregado el 01 de abril del 2019 con el uso de un presupuesto de 20,000 monedas.

Condiciones en el contrato: Se realizará el pago por el proyecto en dos exhibiciones, la primera dos semanas después de iniciado el proyecto y el segundo una vez que se haya firmado el documento de aceptación por parte del Director General de Patitos S.A. de C.V. Si el índice de aprobación del personal no es del 95% el proveedor deberá realizar una nueva capacitación en las fechas que sean convenientes para la organización y sin costo extra alguno.

Entregables: Manuales de procedimientos para cada uno de los módulos del GIN y pruebas documentadas de cada uno de los módulos contiene la información de enero 2018 a enero de 2019 y funciona adecuadamente. Exámenes realizados a cada uno de los elementos de la organización en el uso del software. Reporte final que indique problemas o eventualidades durante el proyecto, una propuesta de auditoría al software y propuestas de exámenes en línea para aplicar a los empleados.

Características de los entregables:  

1. Manuales profesionales impresos y electrónicos.
2. Incluyen diagramas de flujo, explicación de cada uno de los pasos, pantallas del sistema GIN y cuadro de datos.
3. Aprobados por el encargado de cada una de las áreas.
4. Todos los manuales desarrollados están hechos bajo la plantilla de la organización.
5. Lista de calificaciones de los exámenes aplicados a los 24 empleados de la organización.
6. Reportes de ventas, cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, balance, estado de resultados, clientes, productos, nómina y combinación entre ellos que coincidan con los de Excel en un 100%.
7. Reporte final que indique los pormenores en cuanto a problemas o eventualidades con el personal de la organización o las características del software.
8. Proceso detallado de auditoría que incluya manual de procedimientos elaborado en la plantilla de la organización.
9. Dos propuestas de exámenes en línea acerca del software para aplicar a los empleados con una duración no mayor a 40 minutos.

Recursos asignados: 2 personas de cada uno de los 6 departamentos de Patitos, dos elementos del equipo del proyecto y el director del proyecto.

El proyecto fue finalizado el 16 de marzo del 2019 con lo siguiente:

1. 1 manual escrito y en electrónico de cada uno de los módulos aprobado por el encargado del área de la organización.
2. Pruebas documentadas del funcionamiento de cada uno de los módulos aprobadas por los encargados de área de la organización.
3. Pruebas documentadas de la información completa contenida en cada uno de los módulos aprobadas por los encargados de área de la organización.
4. Pruebas documentadas de que el módulo de inventarios no realiza el cálculo del costo promedio para los productos, solo permite manejarlo por PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) por lo que hace necesario que la forma de administración del inventario en la organización se modifique.
5. Reportes de ventas, cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, balance, estado de resultados, clientes, productos, nómina y combinación entre ellos que coinciden en un 99% con los calculados en Excel.
6. Reporte final con los hallazgos aprobado por el Director General.
7. Dos tipos de exámenes en línea para aplicación a los empleados con una duración de 30 minutos.

CIERRE DEL PROYECTO

Es el ultimo proceso del lapso (ciclo de vida), del proyecto, con este cierre se finaliza la labor del Director del Proyecto.

Esta parte del ciclo del proyecto nos enseña a poder cerrar el proyecto con plena satisfacción del cliente, de tal manera que se pueda obtener el máximo provecho de la experiencia y asegurar que el proyecto no consuma más recursos en el futuro.

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