MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP

ACTIVIDAD #2

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

DISTRIBUIDORA LAP

APRENDIZ:

MARÍA FERNANDA MARTÍNEZ FLOREZ

INSTRUCTORA:

ALBA ROCIO OCHOA SANCHEZ

SENA

2021

JUSTIFICACIÓN

La realización de un manual de funciones por competencias (MFPC), tiene como objetivo principal optimizar la gestión de la empresa, buscando así una efectividad superior de la misma, creando estándares de las funciones, tareas, actividades y perfil de cada cargo, de tal manera que los colaboradores de la empresa puedan cumplir completamente con las tareas específicas, obteniendo niveles óptimos de productividad que al logro de la misión y objetivos de la empresa, el desarrollo y fortalecimiento para garantizar la permanencia y competitividad en el mercado.

Teniendo en cuenta lo anterior el manual es una herramienta que permite que la empresa integre una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo del área comercial de la empresa Distribuidora LAP, el cual no cuenta con un MFPC que fue evidenciado en el diagnóstico organizacional y que ayudará a conocer a detalle los roles del área comercial con sus responsabilidades, habilidades, funciones, puestos de trabajo, condiciones de trabajo y subordinados. Con este manual la empresa podrá seleccionar mejor el personal en el momento que se cree una vacante, llevar un mayor seguimiento sobre él y realizar la respectiva evaluación de sus funciones.

TABLA DE CONTENIDOS

1. Políticas y normas.

1. Políticas.
2. Normas.

1. Definiciones.

1. Manual de Funciones.
2. Descripciones de Cargos.

1. Beneficios del Manual de Funciones por Competencias.
2. Participantes.
3. Periodicidad
4. Procesos a desarrollar en el Manual de Funciones por Competencias
5. Instrumentos de recolección de datos
6. Instrumentos de medición
7. Instructivo para la utilización del manual
8. Manual de Funciones de Cargos por Competencias

1. POLÍTICAS Y NORMAS

1. POLÍTICAS

Es una declaración de principios generales que la empresa se compromete a  cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos, etc.) de la empresa.

Una buena política debe ocupar una o dos páginas máximo y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir con la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la implementación de sistemas de mejora continua como sistemas integrados de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y seguridad informática, la definición de objetivos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los procedimientos que se establezcan.

Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el sistema integrado de gestión de calidad, SST y ambiental. Además la política debe ser distribuida y conocida por los empleados, dar cumplimiento a ella y servir como punto de partida al momento de redactar el resto de documentos de la empresa.

En este caso distribuidora LAP debe crear las políticas correspondientes según su actividad económica, como:

• Política de seguridad y salud en el trabajo
• Política de no consumo de alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas.
• Política de calidad
• Política de gestión ambiental

En el caso de tener un sistema integrado de gestión se crea una política en la que se incluyan los ejes del sistema.

1. NORMAS

Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.

Es decir, las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas situaciones. O desde el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen sus normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces son explícitas, habladas y puede ser que hasta escritas.

Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente.

De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el comportamiento de los empleados diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en el lugar de trabajo.

Distribuidora LAP no cuenta con normas establecidas, por lo tanto debe crear un reglamento interno de trabajo en el que se encontrarán las normas o deberes de los empleados y también sus derechos.

1. DEFINICIONES

1. MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones es un instrumento administrativo que requiere toda organización, el cual permita el mantenimiento de los recursos y controlar sus actividades, mediante la emisión de lineamientos y políticas de las empresas con relación al giro propio de sus actividades, ya sea a la producción de bienes o servicios, este documento enfoca principalmente a la administración de los recursos humanos, principal componente de la estructura organizacional, ya que a través del desempeño y aporte cotidiano en el trabajo, permitirá el cumplimiento de objetivos y metas, así también contribuyan al mejoramiento y desarrollo de la empresa. El manual de funciones, es un instrumento de trabajo, es un instrumento de trabajo que emite un conjunto de normas y tareas que deben realizar todos quienes conforman la empresa y que desarrollan actividades específicas en su elaboración debe estar basado de acuerdo a los respectivos procedimientos, sistemas normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas. El manual de funciones, describe de manera básica las ocupaciones de los diferentes puestos, sin entrar en detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos establecido por la empresa, se deben describir brevemente cada una de las funciones, las responsabilidades básicas, los límites y la esencia del cargo.

Además, incluye la identificación del cargo, la dependencia a la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato. Finalmente, se describe cuáles serán los requisitos del perfil para cada uno de los cargos, para poder realizar una adecuada selección de personal tomando en cuenta los estudios, experiencia y conocimientos. La elaboración, aplicación e implementación del manual de funciones, es fundamental en la estructura organizacional, ya que, con esta herramienta se identifican los propósitos y necesidades de la empresa, además permita precisar las tareas, líneas de autoridad, determinar las responsabilidades, evitar duplicidad de funciones, con el fin de lograr los objetivos trazados por la organización de manera eficaz y eficiente. En conclusión, un manual de funciones, para su respectiva implementación debe estar debidamente elaborado, pues este documento permite al empleado de la institución o empresa, conocer de manera clara con respecto al cumplimiento de sus funciones, qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplir una determinada tarea.

1.  DESCRIPCIÓN DE CARGOS

La descripción de cargo es una herramienta que permite reunir en un solo documento las atribuciones, funciones y condiciones de un cargo, desplegadas en relación a su aporte de valor en la organización.

Esta herramienta es un gran apoyo para desarrollar con rigurosidad los procesos de selección, mantención y desarrollo de las personas en una organización. La descripción de cargo describe el qué hace, cómo lo hace y por qué lo hace.

Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir desviaciones individuales. Un empleado nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando el supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son las funciones que corresponden a cada uno.

La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de cada cargo. Así quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear su discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de productos.

1. BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

Este manual es el soporte y da la claridad a los cargos en la empresa. Por esto es fundamental su aplicación para organizar, coordinar y controlar todos los procesos administrativos en todas las empresas como la selección de personal, inducción y re inducción a empleados, capacitaciones, entrenamientos según las responsabilidades de cada funcionario y adicional gestionar la evaluación de desempeño.

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