Manejo documental dentro del ámbito administrativo y organizacional

CAPITULO 1

EL PROBLEMA

El rol que cumple el manejo documental dentro del ámbito administrativo y organizacional en una empresa influye directamente en el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte administrativo muy importante para la gestión institucional.  

La rápida evolución de las tecnologías de la información, que nos obliga a asimilar novedades a gran velocidad, ha permitido la aparición de programas y herramientas informáticas para la gestión electrónica de la documentación. Este concepto cuya última finalidad es conseguir la “Gerencia sin Papeles”, está teniendo una gran aceptación entre los directivos de las organizaciones, obligados a planificar estrategias para actuar con mayor eficacia en un mundo cada vez más competitivo.

Broncos de Venalum escuela de beisbol menor comprometida con el desarrollo deportivo humanístico mediante la formación integral del niño y/o adolescente como deportista, en donde cuenta con grandes técnicos capacitados para distintos entrenamientos, cuyo salario es el establecido por el ejecutivo nacional, en donde llevar un extenso horario para la preparación de los integrantes de la escuela de beisbol y otras disciplinas. Tomando en cuenta otros aspectos presupuestos tenemos costo de la temporada ajustes por inflación, el rendimientos de los jugares expresado en su  averaje, la posición en la que juega, la información básica  de cada uno de ellos a través de videos de temporadas anteriores. Por otra parte se da a conocer la junta directiva n la búsqueda de planes para aquellos niños sin recueros para la búsqueda de talentos jóvenes y así invitándolos a participar en las practicas y se integren al equipo.

Cabe mencionar  requirió de un sistema de gestión de documentos moderno que le permitiese organizar, controlar, administrar y manejar toda la documentación de susjugadores, entrenadores y directivos involucrados en la institución además de un proceso bastante innovador que le permitiese ajustarse a las tecnologías actuales.

Su estructura de procesos está diseñada bajo tres renglones estructurales: Estratégico, Operativo y de Soporte orientados a aumentar la satisfacción de los involucrados. Mediante la estructura se identificaron los procesos y gestiones claves realizadas para la obtención de resultados que permiten controlar la efectividad, así como el soporte que no es más que un apoyo que garantiza que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas

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FiguraNº 1: Estructura de Procesos E.B.M. Broncos de Venalum.

Fuente:Elaborado por el Autor, 2017.

El sistema de manejo de documentos llevado a cabo por la E.B.M Broncos de Venalum es un ciclo básico que incluye recepción, clasificación y archivado para posterior desecho, situación que se repite año tras año debido a que cada uno de estos representa una nueva temporada que trae consigo nuevos jugadores, nuevos entrenadores, en fin nueva documentación, esto sin tener en cuenta que los jugadores regulares cada temporada debe consignar nuevamente sus documentos acarreando un sinfín de archivo que a la larga termina en la basura.

De igual forma es de destacar que actualmente resulta muy engorroso el trámite para cierta documentación importante como la partida de nacimiento, cedula de identidad, carta de residencia, entre otros requisitos indispensables para la inscripción en cada temporada, esto sin contar el alto costo que originan el gran número de copias e impresiones que se deben realizar para cumplir con la documentación necesaria para cada temporada.

 La implementación de un sistema de gestión documental en organizaciones como esta ha sido tendencia y la razón de este cambio de mentalidad se debe fundamentalmente a los beneficios que ofrece una oficina automatizada, tanto así que organizaciones como Criollitos de Venezuela que es el pilar de la nuestra ya implemento este sistema logrando traducir esto en productividad, eficiencia y ahorro y obteniendo estadísticas asombrosas:

- Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos

- Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos

- Reducción del 50% en los costos de copiado

- Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuesta apropiada a los usuarios.

El reto para esta Escuela de Beisbol Menor consistió en lograr la adecuada utilización de las tecnologías respetando los principios archivísticos y la seguridad de datos que garantizan la conservación y confiabilidad de la información tanto de sus jugadores como de entrenadores, directivos y todos los involucrados. Resulta importante tener un sistema de gestión documental que, aunque a primera vista pudo parecer que no era uno de los puntos de mayor importancia para la empresa ofreció ventajas que muestran que es un beneficio importante contar con un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados

Por otra parte, los procesos operativos de la Escuela de Beisbol Menor Broncos de Venalum en este caso comprendidos por gestiones se vieron muy beneficiados particularmente la Gestión de Competición y de la Junta Directiva pues constantemente ambas realizar tareas rápidas de aprobación con la documentación así como gestiones legales como el aseguramiento de los jugadores, inscripción nacional al torneo por el sistema siscriollitos, entre otros procesos que requieren de operaciones rápidas donde el sistema se encuentra involucrado no sólo capturando y almacenando los documentos legales escaneados, sino también en la integración que hacen muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Por lo antes expuesto se recomiendo el diseño de un sistema de gestión documental que permitió la automatización de todos los documentos involucrados en la escuela; manejo electrónico de los documentos, reduccióndel tiempo para consultar la información, minimización de la utilización de documento físico, aprovechamientodel espacio físico destinado a la ubicación de los documentos, crecimiento de los niveles de competitividad de la organización y del servicio de calidad en la atención al usuario. Obteniendo comoventaja principalcon este sistema de gestión documental acelerar los tiempos y conseguir gestiones mucho más eficientes y eficaces, disminuyendo el archivo y la pérdida del mismo, así como la reducción de los costos que acarrea la producción de papel.

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