Manual De Cargo De Una Empresa

Manual de cargo del Administrador

OBJETIVO GENERAL

Controlar las actividades de administración de una unidad, elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribución y administración de los recursos materiales y financieros.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.

• Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.

• Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.

• Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.

• Elabora y mantiene actualizada la ejecución presupuestaria de la unidad.

• Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor.

• Efectúa las conciliaciones bancarias.

• Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal.

• Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción de obras y reparaciones necesarias en la dependencia.

• Controla el saldo del fondo fijo.

• Realiza transferencias y demás trámites para la cancelación o movimientos de cuentas.

• Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad.

• Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del régimen tributario.

• Tramita o verifica los viáticos.

• Lleva registro y control de proveedores.

• Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad.

• Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia.

• Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica.

• Elabora y hace seguimiento a la órdenes de pago tramitadas por la unidad.

• Rinde cuentas ante los entes controladores.

• Solicita presupuestos a empresas comerciales.

• Redacta documentos y memoranda en general.

• Lleva el control de contratos prestados a la Institución.

• Participa en la implementación de sistemas contables, financieros y administrativos.

• Participa en el control financiero de proyectos de investigación.

• Atiende en informa al público en general.

• Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras, referentes al área de su competencia.

• Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.

• Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organización.

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:

Es responsable directo de dinero en efectivo, contratos y ejecución de presupuesto.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Planificación y Programación Presupuestaria, Administración, Nómina, Almacén y otras, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área y frecuentes con unidades de Compras y Suministros, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con empresas de mantenimiento, proveedores y/o bancos, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Licenciado en Administración Comercial o el equivalente.

EXPERIENCIA:

Seis (6) meses de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.

B) EDUCACIÓN:

Técnico Superior en Administración Comercial o el equivalente.

EXPERIENCIA:

Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

Principios administrativos.

Leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos.

Sistemas operativos.

Procesador de palabras.

Paquetes de gráficos.

Hoja de cálculo.

HABILIDAD PARA:

Analizar leyes y reglamentos que rigen los procesos administrativos.

Comprender información de diversa índole.

Mantener relaciones personales.

Expresarse en forma oral y escrita de manera clara y precisa.

Organizar el trabajo en una unidad de administración.

Realizar cálculos numéricos.

DESTREZAS EN:

El uso del microcomputador.

El uso de calculadora.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Actualización en técnicas contables.

Relaciones humanas.

Entrenamiento en el sistema de su unidad.

Manual de cargo del Gerente

FUNCIÓN GENERAL

Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas,

Comerciales, operativas y financieras de la Empresa, así como resolver los asuntos que requieran su intervención de acuerdo con las facultades delegadas por el Directorio.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

a) Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la Empresa de acuerdo con el

Estatuto de la misma, las facultades otorgadas por el Directorio y las leyes, las prácticas y Procedimientos que regulan el negocio postal.

b) Representar judicial y legalmente a la Empresa ejerciendo las facultades generales y específicas que le confiera el Directorio y la Ley.

c) Informar al Directorio las acciones tomadas así como elevar a su consideración el plan operativo y presupuesto anual de ingresos y egresos, informando los resultados de las evaluaciones periódicas.

d) Elevar para aprobación del Directorio los estados financieros, la memoria anual de la

Empresa, el Reglamento de Organización y Funciones y Cuadro de Asignación de Personal, obteniendo la aprobación para su difusión.

e) Aprobar el Manual de Organización y Funciones elaborado por la Gerencia de Desarrollo

Corporativo.

f) Aprobar el Cuadro de Perfiles de la Empresa elaborado por la Gerencia de Administración de

Recursos.

g) Proponer al Directorio la contratación de los gerentes, así como aumentos de sueldos y promociones para gerentes y funcionarios.

h) Transigir los juicios y otros asuntos de interés para la Empresa y someter al arbitraje las reclamaciones activas y pasivas de la Empresa.

i) Proponer y sustentar ante el Directorio las operaciones de crédito que superen las facultades crediticias que le han sido conferidas.

j) Supervisar las operaciones de la sociedad, los libros de contabilidad, cuidar que dicha contabilidad esté al día y suscribir la correspondencia de la sociedad, cuando sea necesario.

k) Planificar, organizar y mantener una positiva imagen de TIENDAS SOL-SI-RE S.A. ante la colectividad y los trabajadores, propiciando los canales de comunicación necesarios que garanticen la receptividad y vigencia de la misma ante la opinión pública.

l) Delegar cualquiera de sus atribuciones en funcionarios de menor jerarquía con conocimiento del Directorio, debiendo en este caso observar las restricciones que la normatividad establece.

m) Aprobar y difundir los documentos normativos de la Empresa.

n) Actuar como secretario de la Junta General de Accionistas.

o) Girar aceptar y endosar letras, abrir cuentas corrientes, girar cheques y endosar los mismos, firmar vales y pagarés, retirar depósitos, contratar sobregiros y avances en cuenta corriente y firmar contratos en representación de TIENDAS SOL-SI-RE S.A

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa, no maneja equipos

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