Manual de contabilidad. Micro-empresa BAOBA Licor

Introducción

El presente Manual es una herramienta de control para facilitarle de alguna forma a los micro comerciantes del mercado Municipal de anaco no obligados a llevar contabilidad formal, una mejor forma de controlar sus operaciones comerciales, así como conocer la utilidad del mismo, a la vez facilita evaluar la rentabilidad de su negocio por medio del Estado de Resultado que se presenta y la forma de cómo se elabora.

Con base al Artículo 452 de código de comercio* y las necesidades de los micro comerciante del mercado municipal de anaco de conocer su situación financiera, proponemos el manual práctico de contabilidad sencillo basado en la contabilidad tradicional y que puede ser aplicado por empresarios tanto contribuyentes, como los no contribuyentes del fisco. Dicho manual consta de de tres partes: En la primera parte se muestra como registrar las operaciones comerciales más comunes en los principales registros comerciales, que los micro empresarios pueden utilizar como son: registro de compras y las ventas al crédito y al contado así como los gastos, así mismo la manera de como elaborar el recuento físico de inventario.

Objetivo general

Dar a conocer a la Micro-empresa BAOBA Licor  una nueva forma de contabilidad básica, basada en la contabilidad tradicional que permita registrar y controlar las principales operaciones financieras que se realizan en la actividad normal de la empresa.

Objetivos específicos

• Ampliar Y fortalecer técnicas contables que permitan a los comerciantes un mejor control contable y a la vez administrativo de su negocio a través del presente manual contable.

Utilidades del manual

• Es una herramienta fácil y sencilla que le permite al micro empresario registrar las principales operaciones financieras de su negocio.
• Permite conocer inmediatamente los saldos de las principales cuentas financieras como clientes, compras, efectivo entre otras. En el momento que el empresario lo desee.
• Por la disponibilidad de datos; sirve como herramienta básica para la toma de decisiones.
• Puede ser aplicado por contribuyentes y no contribuyentes así como por los no obligados a llevar contabilidad formal.
• Evita los registros engorrosos de la contabilidad tradicional como partidas mayorización balances de comprobación, hojas de detalle, etc. Para conocer los saldos de las principales cuentas (compra, ventas, clientes, efectivo etc.).
• El resultado de los saldos es el mismo que el de la contabilidad tradicional.

PRINCIPALES REGISTROS PARA EL CONTROL DE LAS OPERACIONES COMERCIALES, DIARIAS, MENSUALES Y /O ANUALES 

Muchas veces los comerciantes sobre todo los micros empresarios no llevan un control de sus operaciones que realizan, ya sea por la falta de recursos para contratar un contador o por no estar obligados ante la ley para realizar dichos registros, sobre todos los que no son contribuyentes.

Es por eso que muchas veces los micros y pequeños empresarios ignoran, su situación financiera, la cual puede estar teniendo buenas ganancias así como pérdidas en su negocio.

En el siguiente diagrama se muestra un proceso contable fácil y sencillo que el comerciante puede emplear lo cual le permite un mejor control financiero de su negocio, así como conocer las pérdidas o ganancias que están obteniendo ya sean mensual o al final de cada año.

Los registros que se proponen son los siguientes:

• .Registro de ventas diarias al menudeo (no aplica para contribuyentes)
• Libro de ventas mensuales (no aplica para contribuyentes)
• Registro de clientes por ventas al crédito (cuentas por cobrar)
• Registro de compras mensuales (no aplica para contribuyentes)
• Registro de compras al crédito
• Tarjetas para el recuento físico de inventario (mercadería) que pueden ser utilizadas al inicio y final de cada año*
• Libro de ingresos y egresos (Caja) mensuales
• Formato de gastos generales

* El inventario final al 31 de Diciembre es igual al inventario inicial al 01 de Enero del siguiente año.

DIAGRAMA DEL PROCESO CONTABLE PARA CONOCER LA UTILIDAD O PÉRDIDA FINANCIERA DEL NEGOCIO (LOS CUADROS MARCADOS CON AZUL, SON LOS REGISTRO PROPUESTOS EN EL MANUAL)

[pic 1]

* Es la mercadería con la que cuenta la empresa para la venta ** es la suma del inventario inicial mas las compras netas, menos el inventario final Como se puede apreciar en el diagrama anterior la utilidad que se obtiene al principio se conoce como utilidad bruta, ya que falta restarle los gastos para obtener la Utilidad Neta. Por el contrario si los gastos son mayores a la utilidad bruta el resultado se anotara entre paréntesis y se entenderá como Perdida Neta del periodo. Se considera perdida neta cuando los costos (compras) y los gastos son mayores que las ventas.

A continuación se pasara a explicar la estructura de cada registro que se menciono anteriormente, luego se elaborara un ejercicio para hacer uso de ellos y así posteriormente obtener la utilidad o perdida financiera del negocio.

LIBRO VENTAS AL MENUDEO (VENTAS DIARIAS) Este libro es un registro que pueden tener los empresarios, el cual les va a permitir tener un mejor control de sus ventas al final de cada día de clientes que realizan compras pequeñas. Algunos empresarios utilizan la factura abierta (sobre todos los contribuyentes del fisco), en la cual van escribiendo las ventas que realizan al menudeo que no necesiten factura específica para un solo consumidor, y al final del día obtienen un total que se traslada al registro de ventas a consumidor final.

Para el caso de aquellos micros empresarios que no estén obligados a ser contribuyente o sea a emitir facturas, se propone el siguiente cuadro, en el cual pueden registrar en hojas separadas de papel o en un cuaderno que contenga las siguientes columnas:

• Cantidad: En esta columna se escribirá el número de artículos del mismo tipo que venda.
• Concepto: Aquí se escribirá la descripción del articulo vendido
• Precio unitario: en esta columna como su nombre lo dice se escribirá el precio unitario de cada articulo
• Precio total: En esta columna se escribirá el total de la venta, resultado de multiplicar la cantidad de artículos por el precio unitario

A Continuación se presente el formato del cuadro mencionado, el cual al final de cada día se obtiene el total, para posteriormente trasladar esa cantidad al libro de ventas que se explicara mas adelante.

[pic 2]

Ejemplo: la empresa El Bonito (no contribuyente) dedicada a la comercialización de artículos de primera necesidad, el 01 de Enero de 2009 realiza las siguientes ventas diarias las cuales registra en el libro ventas al menudeo de la siguiente manera:

[pic 3]

El total de la venta del día, es de $24.00, que posteriormente se registrara en el libro de ventas mensuales.

LIBRO VENTAS MENSUALES En este registro se hace el resumen de las ventas que se realizan al mayor y al menor, así como al crédito y al contado en el transcurso de cada mes.

Este libro puede ser utilizado solo por los no contribuyentes que deseen tener un mejor control de las ventas que realizan en su negocio.

Este registro cuenta con siete columnas (según las necesidades más comunes de las empresas) las cuales se explican a continuación:

• Fecha: en esta columna se escribirá el día y el mes que se realiza la venta al por mayor (a un cliente especifico que realice compras de varios artículos ya sean al crédito o al contado) o el total de las venta obtenidas al menudeo.
• Nombre del cliente: En esta columna como su nombre lo dice se escribirá el nombre de cada cliente que realice compras mayores al crédito o al contado. También aquí se escribirá el total de las ventas al menudeo con el nombre "venta del día"
• Crédito y al Contado: en estas dos columnas se escribirá el total de la venta que fue al crédito o al contado, en el caso que un cliente realice compras parte al crédito y parte al contado se especificara cada una ellas por la cantidad de la misma en la columnas respectivas y la sumatoria de ambas pasar a la columna venta total.
• Descuentos: muchas empresas realizan descuentos por ventas al contado o por mercaderías pasadas de moda como ropa u otros, muchas veces posteriores a las ventas tanto al crédito como al contado.
• Devoluciones: esta columna se escribirá el valor de la mercadería que los clientes devuelven, sean estas por encontrarse defectuosas o por no ser la que ellos pidieron. Ambas se restan a las ventas al crédito o al contado para posteriormente trasladar el resultado a las ventas totales ya se estas que se den posteriormente a las ventas.
• Total de ventas: en esta ultima columna se traslada el total de las ventas diarias al por mayor o el total de las ventas al menudeo, las cuales se van sumando en la columna ventas totales para conocer en el momento que se desee el total de las ventas realizadas en una fecha determinada. para el caso de los contribuyentes estos registran las ventas ya sea en el libro ventas a consumidor final o ventas a contribuyentes.

[pic 4]

FORMA DE UTILIZACIÓN: La empresa El Amigo realiza ventas el día 01 y 02 de Enero 2009 a los siguientes clientes:

01/01 Juan Gonzáles $200.00 al contado José Morataya $150.00 al crédito Miguel Castro $ 40.00 al contado Venta del día $24.00 02 de Enero Carlos Franco $60.00 al contado Miguel Castro devuelve mercadería por $5.00 Estela Flamenco $75.00 al crédito según factura 005 plazo 60 días Venta del día $40.00 A continuación se pasara al registro de las operaciones al libro de venta de la siguiente manera:

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