Manual de procesos de una empresa
Enviado por Laura Munera Jaramillo • 15 de Febrero de 2019 • Tareas • 1.985 Palabras (8 Páginas) • 110 Visitas
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA | ||||||
Actividad | Responsable | Descripción del procedimiento | Riesgo | Causa del riesgo | Medidas de control | |
1 | PROGRAMAR AUDITORÍA | Asistente Aseguramiento de la Calidad | Definir fecha y hora para la ejecución de la auditoria | Error en las fechas programadas | Que no se puedan realizar algunas auditorías | Delegar a otra persona para que revise la programación propuesta |
2 | ASIGNAR AUDITORES | Asistente Aseguramiento de la Calidad | De acuerdo al tema que deba ser auditado, se selecciona el auditor o auditores más idóneos de acuerdo a sus conocimientos para realizar la auditoría. | Asignar a un auditor que no pueda realizar la auditoría por tener otras tareas pendientes | Reproceso, al tener que seleccionar otro auditor | Realizar reuniones periódicas, donde se informe previamente al grupo de auditores las fechas en las cuales tienen auditorías programadas |
3 | CONTACTAR AL AUDITADO | Asistente Aseguramiento de la Calidad | Con el fin de confirmar la disponibilidad por parte del auditado para realizar la auditoría en la fecha propuesta por el área de Aseguramiento de la Calidad, se contacta al auditado vía telefónica. | No lograr una comunicación con el auditado | Retrasos en la programación planeada | Contactar a los auditados con un amplio margen de tiempo |
4 | NOTIFICACIÓN AL ÁREA O EMPRESA A AUDITAR. | Director de Aseguramiento de la Calidad y Asistente de Aseguramiento de la Calidad | Auditoría Interna: Se hace por medio del correo electrónico, donde se describe la fecha, lugar y hora en la que se va a efectuar la auditoría y el nombre del auditor. Auditoría Externa: Se hace por medio de una carta de notificación adjuntando el cronograma de auditoría: CRONOGRAMA DE AUDITORÍA Consta de:
| Que la notificación enviada al correo llegue a los correos no deseados y no sea vista por el auditado. Error al digitar el correo electrónico al cual se va a enviar la notificación Que la carta enviada al auditado no llegue a tiempo. El auditado no este disponible para la fecha programada. | Retrasos en la programación planeada | Si después de transcurrida una semana a partir del envío de la notificación no se ha obtenido una repuesta por parte del auditado, se debe contactar nuevamente vía telefónica, para confirmar la recepción de la notificación Tener varias opciones de auditados por si uno, no responde el correo o la carta a tiempo. |
5 | PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA | Auditor y Asistente de Aseguramiento de la Calidad | Revisión y evaluación de la documentación aplicable al área a auditar. Revisar los registros de auditorías anteriores tanto internas como externas (UAEAC). Revisar el cronograma para la auditoría. Revisar los planes de acción propuestos por confiabilidad y verificar que estén en la lista de chequeo. Incluir en la lista de chequeo los ítems requeridos por confiabilidad, SMS y la UAEAC. | No hacer revisión de los registros de auditorías anteriores. No verificar los planes de acción en la lista de chequeo. | Retraso en la programación planeada. | Tanto el auditor y el asistente deben estar pendiente del trabajo designado de cada uno. Buena comunicación entre el auditor y el asistente. |
6 | SOLICITUD DE VIÁTICOS | Asistente de Aseguramiento de la Calidad | Auditorías internas: No requiere asignación de viáticos Auditorías locales: Se debe enviar con 2 días de anticipación por medio del correo electrónico, a la Asistente de Gerencia Administrativa una solicitud de transporte para desplazarse hasta el lugar de la auditoría. Auditorías nacionales y en el exterior: Se debe enviar a la Asistente de Gerencia Administrativa el formato de solicitud de viáticos debidamente diligenciado, discriminando cada uno de los gastos que se tendrán durante el desarrollo de las auditorías y adicionalmente se debe firmar la autorización de descuento de nómina, la cual aplica en caso de que el auditor no legalice sus viáticos dentro de las 72 horas siguientes a su regreso. | Error en verificar si la auditoria es interna o local. El auditor no legalice sus viáticos en el tiempo estimado. | Retraso en la progamación planeada Que al auditor le corresponda el pago de sus viaticos de su nomina | Respuesta rápida por parte de la gerencia administrativa, para el debido traslado del auditor en caso de que sea una Auditoria local. |
7 | APROBACIÓN DE VIÁTICOS | Gerente Administrativa | Se informa a la Asistente de Gerencia Administrativa y al Asesor Comercial sobre la aceptación o rechazo de la solicitud de viáticos | Por parte de la gerencia administrativa haya un rechazo de la solicitud de viáticos, siendo una auditoria nacional o en el exterior. No haya respuesta rápida o en el tiempo estimado por parte de la gerencia administrativa | Que el auditor no pueda llegar al lugar estimado para hacer la auditoria. Retraso en la programación planeada Que la aprobación de solicitud de viáticos no llegue a tiempo al asistente de gerencia y al asesor comercial. | Reportar inmediatamente la aprobación de viáticos. Verificación del tiempo estimado que la solicitud de viáticos debe tener para ser rechazada o aceptada. |
8 | ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS | Asistente de Gerencia Administrativa y Asesor Comercial | Se encargan de coordinar tiquetes, hospedaje, transporte y dinero para gastos de alimentación para el personal auditor. | Que no se pueda conseguir tiquetes en la fecha programada para la auditoria. Que no se pueda conseguir hospedaje en la fecha programada de la auditoria. Que el hospedaje y los tiquetes no concuerden con la fecha de la auditoria Las personas encargadas de coordinar los viáticos del grupo auditor no lo realicen en el tiempo estimado. | Que el grupo auditor no llegue a tiempo al lugar designado para la auditoria Retraso en la programación planeada. Por error humano el grupo auditor no asista a la auditoria por olvido de asignación de viáticos. | El asistente de gerencia administrativa y el asesor comercial tengan presente los viaticos que van a ser utilizados por el grupo auditor. Conseguir con tiempo de antelación tiquetes, hospedaje y transporte para el grupo auditor. Verificación de fechas de la auditoria y fechas de la reserva hechas de tiquetes, hospedaje y transporte para el grupo editor. |
9[pic 1] | EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA | Auditor |
Se socializa el cronograma de la auditoría y se expone el objetivo y alcance de esta. Establecer ambiente de confianza.
Para poder asegurar la consistencia y exhaustividad de las auditorías, se debe hacer uso de la respectiva lista de verificación para el área específica a auditar, sin embargo, el auditor puede hacer preguntas no contenidas en el formato si considera que estas pueden aportar al mejoramiento del proceso. Las no conformidades deben ser documentadas y soportadas con la respectiva evidencia, en la medida de lo posible.
Se socializa con el auditado los hallazgos encontrados y se hacen las sugerencias pertinentes. | Entre el auditor y el grupo de auditoria no se encuentre un ambiente de confianza. El auditor no haga uso de la respectiva lista de verificación del área a auditar. Las conformidades no se documenten con su respectiva evidencia. No haya una socialización entre el grupo de la auditoria y el auditor a la hora de la finalización. | La auditoria se torne monotona y por lo tanto aburrida. El auditor pierda credibilidad sobre el tema. No haya conformidad entre el grupo de a auditoria con el auditor y por lo tanto realicen una queja. | El auditor llegue con tiempo de antelación para realizar y estudiar detalladamente el área a auditar. El auditor tenga buena disponibilidad emocional y carismática a la hora de la apertura. Pausa activa durante la auditoria. |
10 | LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS | Auditor y Asistente de Gerencia Administrativa | Se debe realizar la legalización de los viáticos asignados en un periodo no superior a 72 horas después del regreso. Las facturas deben ser emitidas a nombre de Aerolinea de Antioquia y deben ser adjuntas al formato de legalización de viáticos, esta documentación debe ser entregada a la Asistente de Gerencia Administrativa. | El auditor no entregue a tiempo la legalizacion de los viaticos. La legalizacion no tenga el nombre de la empresa. No se adjunte al formato dado por la empresa. | No se haga efectiva la legalizacion de los viaticos. Por error humano cansancio fisico Por error humano olvido | Buena comunicacion entre el auditor y el asistente de gerencia administrativa. Pausas activas durante el trabajo asignado. Tener presente los pasos a seguir durante la legalización de viáticos. |
11 | INFORME DE AUDITORIA | Director de Garantía de Calidad y Asistente de Garantía de Calidad | La siguiente documentacion debe ser enviada al auditado:
| Error al enviar los formatos al auditado. El auditado no se presenta en el tiempo asignado al plan de acción. No llegue al auditado la información que debe abordarse. | Por error humano, estrés laboral. Trabajar bajo presión. Error de computadora. | Descansos activos Auto control. Una vez enviados los formatos verificar la información enviada. |
12 | ENTREGA DEL PLAN DE ACCIÓN Y FORMATO DE EVALUACIÓN DE AUDITORÍA. | Auditado | Diligenciamiento de los siguientes formatos: ADA-QA-003: Plan de acción. Adjunto a este formato completo, el auditado debe adjuntar la evidencia correspondiente. ADA-QA-004: Evaluación de la auditoría. | Error al no adjuntar la evidencia correspondiente. Desconocimiento de los formatos de la compañía. | Verificación de retraso del plan de acción. Demora por parte del auditado para entregar la información solicitada. | Verifique varias veces antes de enviar el formato. Entrenamiento en los formatos que tiene la empresa. |
13 | VERIFICACION DEL PLAN DE ACCION | Director de Garantía de Calidad y Asistente de Garantía de Calidad. | El plan de acción propuesto debería revisarse verificando la viabilidad de la implementación de las acciones y si su objetivo es erradicar las causas fundamentales de los problemas. | Error al verificar la viabilidad. Error en la comunicación entre el director de control de calidad y el asistente. | Retraso de verificación. No llegue a un acuerdo y, por lo tanto, haga la verificación bajo presión. | Verifica el plan de acción varias veces. Buen ambiente de trabajo. |
14 | LETTER OF PARTIAL CLOSURE. | Director of Quality Assurance and Assistant of Quality Assurance | It reports on whether or not to accept the proposed action plan, For actions not accepted, a new deadline no longer than 10 (ten) business days is given to submit new proposals. | Human error did not report on the proposed action plan. Human error does not deliver new proposals in the case that some actions are not accepted | Delay in closing. Nonconformity with actions not accepted. | Good communication with the working group. If no response has been received before the end of the house, the call is returned and the call is made. |
15 | MONITORING AUDIT | Auditor Quality Assurance Director and Quality Assurance Assistant | Internal audit: Six months after the initial audit, the on-site follow-up audit is performed, verifying the correct implementation and effectiveness of the proposed actions. External audit (No follow-up audit): The auditee has a period of two months to present evidence of implementation of the proposed corrective action (in digital format). | Human error, not executed or monitored by the audit. The auditee does not present evidence of implementation is the case of external audit. Human error, no presentation of corrective action in digital form. | Delay for the complete closure of the audit. Extend more the parliament on the audit. Inconvenient with the corresponding material. | Have a report of results during the first six months of the audit. Be aware of what to do with the follow-up audit. |
16 | CLOSURE OF THE AUDIT | Director of Quality Assurance and Assistant of Quality Assurance | Internal audit: After performing the follow-up audit and having found the actions properly implemented, the audit is closed and a closing letter is sent to the auditee. If there are still pending reports, after the follow-up audit, a new deadline of 10 working days is given to present a new action plan that shows definitive response to the findings and thus be able to give final closure. External audit: Having verified the evidence of implementation of the corrective actions and finding these satisfactory, the audit is closed and the closing letter is sent to the auditee. | This audit is not completed. The auditor does not get the closing letter. Do not do verification of implementation evidence, be the case of external audit. | Delay for closing the audit. | Good communication, through the closing of the audit and the auditor. Good verification by the director of quality assurance and the assistant. |
MANUAL DE PROCESOS
LAURA MUNERA JARAMILLO
KAREN PRENS
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