Manual para Project Managers, como gestionar proyectos con éxito

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En este relato les quiero presentar una serie de conceptos básicos en la gestión de proyectos en línea con los cuestionamientos propuestos como método de apropiación de conocimiento en convergencia de mi propia experiencia en procesos constructivos y mi profesión, y que se pueden reelaborar de acuerdo a la necesidad específica de cada proyecto y cada momento del mismo.

Se debe tener presente que siempre se inicia la gestión de un proyectos en la etapa de evaluación de proyectos y que se realiza un estudio de viabilidad (económica, social, cultural, política, estratégica) con todo lo que esto implica y en la cual se consolide la evaluación de la rentabilidad de los mismo pero que también se alienen a los objetivos estratégicos de la empresa, pero para poder adentrarnos en el tema es relevante lograr contextualizar que es un proyecto.

Si se piensa en que es un proyecto el consenso colectivo en el tiempo indica que es un grupo de procesos, procedimientos, actividades, herramientas, cronogramas, los cuales deben ser medibles, coordinadas y estandarizadas,  todas en busca de alcanzar una meta propuesta la cual representan los  objetivos de un proyecto   esta visión se ajusta a los establecido por  Echeverria, D. y  Conejo, J. en el manual para proyectos 2018 citando a ISO21500  “los proyectos como un conjunto de procesos que consisten en un grupo de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización realizadas para alcanzar los objetivos del proyecto”(p.25)

Y dentro de estos procesos que conllevan la ejecución de un proyecto se debe prestar especial evaluación y control de la gestión de las expectativas de los interesados ya que son un factor  determinante para catalogar que un proyecto sea o no exitoso,  en línea con el cumplimiento de los objetivos del mismo,  por lo que la gestión adecuada de los interesados y de su satisfacción determinará que el proyecto tenga una ejecución positiva y sin grandes dificultades de ejecución  o que tengan obstáculos relevantes que confluyan en dificultades de cumplimiento en las fases del proyecto, así como en los costos del mismo y esto desde las fases de planeación, el  project manager debe realizar una matriz de identificación, expectativas, nivel de influencia, intereses , impacto y métodos para manejar a cada uno, así como determinar unos tiempos en los que se reevalúe estos actores en el proyecto para realizar la mitigación de los riesgos, es también imprescindible evaluar las restricciones  y gestionarlas.

En las lecturas  los autores concuerdan que la falla en la adecuada gestión de cualquiera de las restricciones, llámese estas tiempo, costo, alcance, recursos, calidad y riesgo podrían llevar a que un proyecto sea o no exitoso, por lo que considero que el de mayor impacto en relación a las restricciones  está relacionado al costo porque convergen en él, todas las demás en alguna medida y que su gestión inadecuada no permitiría la culminación idónea del proyecto sumado a la correcta gestión, dependiendo de la fase del ciclo de la vida del proyecto ya que cada fases tiene unas necesidades específicas.

Por lo que es valioso recordar que el ciclo de la vida comprende todas las fases necesarias para aportar un marco metodológico al proyecto, según Botero, L. (2008) “Tradicionalmente se han distinguido cuatro fases en el ciclo de vida de un proyecto”(p.65) planteando las cuatro fases de la siguiente manera: fase de conceptualización o gestación del proyectos, fase de definición del proyecto, fase de ejecución y fase de operación.

Es importante aclarar que en las lecturas propuestas estructuran el ciclo de la vida de un proyecto en cinco grupos de proceso que son inicio, planificación, ejecución, supervisión - control y cierre. Se debe tener presente que cada proyecto y su desarrollo determinaran el número de fases y la complejidad de las mismas, cada vez que en la implementación de cada una ,se realiza los mismos pasos de las fases citadas,  estructuradas o acompañadas por procesos, procedimientos, manuales , guías, herramientas, sistematización, evaluación, reevaluación, ajustes, puntos de control , mapa de riesgos etc … estableciendo como punto de control que  siempre se debe evaluar la terminación de una fase para que dé inicio a la siguiente, dependiendo del tipo de interacción que se establezca

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