NIA 505 “CONFIRMACIÓN EXTERNA “

1. NIA 505 “CONFIRMACIÓN EXTERNA “

Definición: la confirmación externa es el proceso de obtener y evaluar evidencia de auditoría a través de una comunicación directa de un tercero, en respuesta a una solicitud de información sobre una partida particular que afecta las afirmaciones hechas por la administración en los estados financieros. Al decidir a qué grado usar las confirmaciones externas, el auditor considera las características del entorno en que opera la entidad que está siendo auditada y la práctica de los potenciales participantes en el manejo de solicitudes de confirmación directa.

Objetivo de esta norma: el propósito es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre el uso por parte del auditor de las confirmaciones externas como un medio para obtener evidencia de auditoría adecuada y confiable.

Alcance de esta norma: esta norma de auditoría trata del uso del auditor de procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoría. No trata de litigios y reclamaciones, que se trata en la NIA 501.

Procedimientos de confirmación externa: Normalmente se llevan a cabo para confirmar o solicitar información respecto a saldos de cuentas y sus elementos con el objeto de obtener evidencia de auditoría sobre las declaraciones de los estados financieros. Entre los procedimientos de confirmación externa tenemos:

Determinar el tipo de información que se va a confirmar o solicitar, esto se logra hacer con los saldos de las cuentas que tiene la entidad, ejemplo de ello sería confirmar el saldo una cuenta por cobrar o por pagar.

Seleccionar la parte confirmante apropiada. Las solicitudes de confirmación se deben enviar a una parte corroborante que el auditor cree que es conocedora de la información que se va a confirmar.

Diseñar las solicitudes de confirmación, verificando que se dirijan de manera apropiada (probar la validez de algunas o todas las direcciones antes de enviarlas y que contengan información del remitente para que las respuestas se envíen directamente al auditor).

Enviar las solicitudes, incluyendo recordatorios cuando sea aplicable, a la parte confirmante. El auditor puede mandar una solicitud adicional de confirmación o un recordatorio cuando no se ha recibido respuesta a una solicitud previa en un tiempo razonable

Confirmaciones externas positivas y negativas:

Uno de los procedimientos más eficaces que puede utilizar el auditor para asegurar la integridad, existencia, exactitud, presentación y revelación de las cifras de los estados financieros son las confirmaciones positivas con terceros.

Confirmación externa positiva la NIA 505 la define como aquella que pide al consultado que responda en todos los casos al auditor, indicando el acuerdo o el desacuerdo con la información de la solicitud, o proporcionando la información solicitada.

La confirmación consiste en la respuesta a una investigación para corroborar información contenida en los registros contables. Por ejemplo, el auditor ordinariamente busca confirmación directa de cuentas por cobrar por medio de comunicación con los deudores. Estas respuestas a las confirmaciones positivas proporcionan normalmente evidencia de auditoría fiable.

Confirmación externa negativa una confirmación externa negativa pide al consultado que conteste solo en caso de desacuerdo con la información proporcionada en la solicitud. Sin embargo cuando no se ha recibido respuesta a la solicitud de confirmación negativa, el auditor que da consciente de que no habrá una evidencia explicita de que las terceras hayan recibido las solicitudes en confirmación y que verificaron que la información allí contenida es correcta.

La confirmación consiste en enviar una solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté conforme con el de la empresa.

La confianza en la evidencia obtenida por las confirmaciones externas dependerá de que el auditor aplique los procedimientos apropiados al diseñar la solicitud de confirmación externa y de que evalué los resultados de dichos procedimientos; las causas que afectan la confianza en las confirmaciones incluyen el control que el auditor ejerce sobre las solicitudes y respuestas de confirmación, las características de los consultados y cualquier restricción incluida en la respuesta o impuesta por la administración.

1.1. Ejemplo de confirmación positiva

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102

Enero 5 de 2008

Señores

MUEBLES SEÑORIALES S.A.

Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1 01).

Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se requieren una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se anexa.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)

Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL PATRÓN

Gerente

Formato de respuesta de confirmación positiva

Ciudad y fecha

AUDITORES ANDINOS LTDA.

Avenida 26 # 1 01

Ciudad

Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES LTDA. al 31 de diciembre de 2.00A es:

Correcto _____

Incorrecto _____ (En este caso, por favor indicar las causas a continuación)

_____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

Atentamente,

MUEBLES SEÑORIALES S.A.

GERENTE

(Firma y sello)

1.2. Ejemplo confirmación negativa

OFIMUEBLES LTDA

Avenida 5 No. 11-102

Enero 5 de 2.00B

Señores

MUEBLES Señoriales S.A.

Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1 01).

De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2.00A a nuestro favor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo).

En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto, utilizando el sobre porteado que también se anexa. De no obtener ninguna respuesta en un plazo de quince días después de recibida la presente comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado es correcto.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar)

Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL PATRÓN

Gerente

Formato de respuesta confirmación negativa

Ciudad y fecha

AUDITORES ANDINOS LTDA.

Avenida 26 # 1 01

Ciudad

Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES LTDA. Al 31 de diciembre de 2.00A NO ES CORRECTO por las siguientes razones:

_________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________

Atentamente,

MUEBLES Señoriales S.A.

GERENTE

(Firma y sello)

2. PAPELES DE TRABAJO

En la auditoria se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cedulas y documentos que son elaborados por el Auditor; así como también los obtenidos durante el transcurso, en estos se guardan los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria.

Los papeles de trabajo son evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en la que se fundamenta el contador público, para dar sus opciones y juicios sobre el sistema de información examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor.

Los papeles de trabajo tienen los siguientes propósitos:

 Soportar por escrito la planeación del trabajo de auditoría.

 Instrumento o medio de supervisión y revisión del trabajo de auditoría.

 Registra la evidencia como respaldo de la auditoria y de informe

 Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas.

 Memoria escrita de la auditoría.

En los papeles de trabajo se registran:

 La planeación.

 La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.

 Los resultados

 Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.

Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditoría.

La NIA ¨Documentación¨ señala que la extensión de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional por lo que es necesario y práctico documentar todos los asuntos importantes que el auditor considere.

2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

a. Preparados en forma clara, concisa y precisa, con un lenguaje legible, referencias lógicas y un mínimo número de marcas.

b. Realizados de forma expedita y deberán ser elaborados con los datos relevantes necesarios considerados por el auditor.

c. Elaborados sin enmendaduras que permitan la permanencia de la información contenida en ellos.

d. Serán normados bajo medidas que garanticen su custodia y confidencialidad.

Los papeles de trabajo deben ser redactados de forma clara, concisa, ordena y objetiva, contener suficiente y relevante información para que cualquier persona con autorización previa la utilice para su análisis, revisión y logre obtener una compresión integral de los mismos.

2.2. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.

Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden de consciente atención al detalle unificada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.

Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparación de papeles de trabajo:

a. Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una descripción de la información presentada, el periodo cubierto.

b. Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo.

c. Cada papel de trabajo debe contener el nombre o iniciales de la persona que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y el supervisor que los revisó.

La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y los documentos examinados es indispensable para lograr un buen trabajo.

Los papeles de trabajo deben contener índices que los relaciones con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función básica, a la cual se refieren todos los papeles de trabajo detallados.

Al aplicar estas recomendaciones y medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación.

En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado estos puntos, en una destinada a esta finalidad se pospone su revisión.

La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto.

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