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MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR

Marzo 2009

INDICE

1. INTRODUCCIÓN 3

2. JUSTIFICACIÓN 4

3. PROCESO VIAJES AL EXTERIOR 5

3.1.1 Introducción al proceso de viajes al exterior 5

4. SISTEMA VIAJES AL EXTERIOR 7

4.1 DESCRIPCIÓN 7

4.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema 7

4.2.1 Estructura 7

4.2.2 Funcionalidad del Sistema 8

4.2.2.1 Nueva Solicitud 9

4.2.2.2 Mis Solicitudes 10

4.2.2.3 Viajes por Autorizar 11

4.2.2.4 Viajes Autorizados 13

4.2.2.5 Viajes Rechazados 16

4.2.2.6 Opciones para Generar Acuerdos 17

4.2.2.7 Seguimiento de Viajes 18

4.2.2.8 Número de viajes 20

4.3 REQUERIMIENTOS 22

1. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar la asignación y uso de recursos económicos y financieros para garantizar que se cumplan los objetivos y metas previstos, ante lo cual es necesario implementar procesos de veeduría y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios y entidades de Gobierno.

Basados en la Ley de Regulación Económica y Control de Gasto Público, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 453 de Marzo 17 de 1983. “Art. 16.- Las autorizaciones de viajes al exterior de los funcionarios de la Función Ejecutiva y de las Entidades Adscritas serán concedidas únicamente por la Secretaría General de la Administración Pública, solo en clase económica y previa comprobación fundamentada. En el caso de las demás funciones del Estado, de la Fuerza Pública, de las entidades autónomas y de los organismos seccionales, dichas autorizaciones serán dadas por la autoridad máxima de cada una de éllas, solo en clase económica y previa justificación fundamentada.”

Bajo esta premisa, la Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación, a través de la Subsecretaría de Organización Métodos y Control y de la Subsecretaría de Informática, diseñaron e implantaron un módulo informático para analizar, controlar y dar seguimiento a los viajes al exterior que realizan los funcionarios y autoridades de las diferentes entidades del sector público.

2. JUSTIFICACIÓN

Una de las responsabilidades de la Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación, a través de la Subsecretaría de Organización, Métodos y Control, es realizar el control de la gestión cotidiana de los ministerios y entidades de Gobierno, así como de liderar el proceso de información oportuna y continua, desarrollando sistemas informáticos como mecanismo de rendición de cuentas y transparencia.

Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gestión de la Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación, la Subsecretaría de Organización Métodos y Control de manera coordinada con la Subsecretaría de Informática diseñaron un sistema informático para almacenar la información de todos los viajes que las autoridades y funcionarios de las diferentes entidades del sector público realicen al exterior, desde la solicitud de aprobación hasta el registro del informe respectivo una vez concluido el viaje.

Cabe resaltar que el diseño del Sistema de Viajes al Exterior está sustentado en el Formato de Informe Ejecutivo de Viajes al Exterior, el cual resume los datos más importantes y relevantes de cada viaje de acuerdo a los requerimientos definidos por la Subsecretaría de Organización Métodos y Control.

3. PROCESO VIAJES AL EXTERIOR

3.1.1 Introducción al proceso de viajes al exterior

Se describe a continuación el proceso general para viajes al exterior; se indica cada una de las etapas o actividades, con su respectiva secuencia, etapas anteriores y etapas siguientes:

Fig. Secuencia general del Sistema de Viajes al Exterior.

• Nueva solicitud.- La Dirección de Recursos Humanos de cada entidad o ministerio de Gobierno, realizan la solicitud de autorización de viaje al exterior a la Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación, para lo cual registran los detalles del viaje (información de funcionario que viaja, información del viaje:destino, duración, motivo viaje, etc.).

• Aprobación.- La Secretaría General de la Administración Pública aprueba o niega las solicitudes de viaje al exterior que realizan los ministerios y entidades del Gobierno, aspecto que el sistema informático comunica inmediatamente a Recursos Humanos de la institución y al funcionario que desea hacer el viaje, a través de un correo electrónico y a través del sistema.

• Registro informe viaje.- Una vez que los funcionarios y autoridades de cada ministerio y entidad de Gobierno retornan del viaje al exterior, se debe realizar el registro de los logros, compromisos adquiridos, o beneficios del viaje realizado (informe ejecutivo). El informe debe ser registrado por el funcionario público que realizó el viaje; en caso de no realizar el registro del informe ejecutivo, se restringirá automáticamente la posibilidad de realizar una nueva solicitud de Comisión de Servicios al Exterior

• Análisis, control y seguimiento.- La Subsecretaría de Organización, Métodos y Control es la encargada de esta etapa, siendo su responsabilidad analizar la información registrada por los funcionarios para realizar el control y seguimiento respectivo, con la finalidad de determinar si cada Comisión de Servicios al Exterior aporta de manera positiva a los grandes objetivos e intereses nacionales; de no ser así se solicita información adicional que justifique el viaje realizado.

4. SISTEMA VIAJES AL EXTERIOR

A continuación se presenta el instructivo que posibilita que los ministerios y entidades de Gobierno, realicen las solicitudes y registro de información sobre los viajes al exterior a través del Internet.

Tal como se estipula Ley de Regulación Económica y Control de Gasto Público, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 453 de Marzo 17 de 1983. “Art. 16, toda Comisión de Servicios al Exterior de los ministerios y entidades de Gobierno debe ser autorizada previamente por la Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación, y posteriormente deberá ser justificada mediante la presentación de un informe ejecutivo, concreto y específico en el cual se indique los logros, compromisos adquiridos, o beneficios de la comisión de servicios al exterior.

Dada la importancia de la información solicitada, el Sistema de Viajes al Exterior permite el ingreso de datos específicos, estrictamente ceñidos a un formato preestablecido por la Subsecretaría de Organización, Métodos y Control. Para ello, es necesario tener en cuenta el presente instructivo antes y durante el ingreso de información correspondiente al viaje.

4.1 DESCRIPCIÓN

Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de Autorización de Comisiones de Servicio al Exterior, de un funcionario público, automáticamente a la Secretaría General de la Administración Pública para su autorización y seguimiento.

4.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema

4.2.1 Estructura

El sistema de Viajes maneja una estructura sencilla y funcional:

4.2.2 Funcionalidad del Sistema

Para ingresar al Sistema de Viajes al Exterior debe conectarse a la dirección electrónicposteriormente aparecerá la siguiente pantalla de acceso:

Una vez que haya ingresado el sistema solicitará el nombre de usuario y clave de acceso los cuales serán asignados previamente por el administrador , y haga un clic en el botón “Ingresar”.

Nota.- En caso de no tener asignado un Usuario o no recordar la clave comuníquese con el personal técnico de la Institución a la que pertenece.

En este acápite se maneja toda la información relacionada con la solicitud de Comisión de Servicios al Exterior, como aspecto previo a la autorización de la Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación, así como con el registro del informe ejecutivo una vez realizado el viaje. El sistema organiza y clasifica la información con objetos de fácil uso: listas de selección, pestañas y cuadros de texto, etc.

Una vez ingresado al sistema aparece la pantalla inicial en la que se visualiza

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