Nuevo sistema de presupuestos.

Usted ha sido contratado como el nuevo gerente de proyectos en Industrias del Pacífico, una

empresa dedicada a la manufactura de camisas de vestir para exportación hacia los mercados de

los Estados Unidos y Europa. Su primera asignación es liderar el proyecto de implementación del

nuevo sistema de presupuestos.

Este proyecto ha sido catalogado como un dolor de cabeza por la alta gerencia, tanto así que el

anterior gerente de proyectos fue despedido hace varias semanas. Se rumora que la moral de

muchos miembros del equipo de implementación está por los suelos, al mismo tiempo se comenta

en los pasillos que algunos gerentes y jefes están felices de detener el proyecto porque el sistema

se utilizaría para establecer mediciones de desempeño que afectarían su bonificación anual.

Alfredo Montes, el director financiero, le llama a su oficina apenas un día después de iniciar sus

labores en la empresa y le dice que el Consejo de Administración de Industrias del Pacífico aprobó

una inversión adicional en el proyecto. El alcance inicial del proyecto no contemplaba la

implementación del módulo de inteligencia de negocios, sin embargo ahora si se estaría

implementando. Alfredo terminó la reunión diciendo: “ahora le toca ejecutar estos cambios al

mismo tiempo que pone en orden el desastre actual, es como cambiar la llanta a un carro

mientras está en movimiento, es una tarea dura, pero por eso contratamos a la mejor persona”.

Después de esta reunión usted solicitó los documentos escritos del proyecto para revisar el

alcance inicial, programación de tiempos, presupuestos, etc. Después de una búsqueda ardua solo

encontró el contrato con el proveedor del software. Todos los miembros del proyecto a quienes

había consultado le dijeron que toda la información debía estar en algún lugar porque ellos

utilizaron la metodología del PMP, sin embargo, al final solo pudo rescatar algunos reportes de

avances que los miembros del equipo enviaban al gerente del proyecto por email. Los reportes de

avance solo tenían la cantidad de horas utilizadas semanalmente en las actividades asignadas.

Mientras leía el contrato con el proveedor, usted vio que las entregas se describían con lujo de

detalles, igualmente se definía de forma muy clara que estarían utilizando la metodología ULM

para la fase de desarrollo y posteriormente estarían utilizando una metodología propia para la

implementación. El precio pactado sería de $ 100,000 más gastos adicionales originados por falta

de cumplimiento del cliente. El anexo 1 del contrato se llamaba cronograma de trabajo pero solo

tenía el nombre de unas actividades y fechas estimadas de terminación. No había información

sobre la cantidad de recursos asignados, ni se habían establecido penalizaciones por entregas

tardías.

Industrias del Pacífico

UNITEC 2

La estructura de la empresa puede verse en el anexo 1 representada por un organigrama. Además,

para ponerse al tanto de la cultura de la empresa, personas, personalidades, roles, actitudes y

competencias del personal involucrado en el proyecto hasta la fecha, usted realizó varias

reuniones. A continuación se listan los comentarios que más llamaron su atención:

 Director de finanzas: “Este proyecto no se trata solamente de ponernos a la moda en

cuanto a tecnologías de información, de su éxito depende el futuro de la empresa. Operar

el negocio sin un presupuesto es igual a manejar un carro a puro retrovisor.”

 Gerente de comercialización: “El proyecto nació muerto. A lo que deberíamos destinar

más fondos es a ampliar nuestro canal de distribución, en este momento todo lo demás es

estar fantaseando.”

 Gerente de sistemas: “Parte del problema es que la gente de operaciones dice que este es

un proyecto de sistemas, cuando esto es un proyecto de todo el negocio.”

 Gerente de suministros: “Este es un proyecto de sistemas. Implementar sistemas es un

trabajo técnico.”

 Director de operaciones: “La directora general de la empresa tiene este proyecto en la

mira desde hace un mes y espera resultados rápido.”

 Integrante del equipo de implementación (1): “Javier (anterior gerente de proyectos) decía

que estábamos desfasados con el tiempo y que no podíamos perder más tiempo en

ajustar el plan o hacer informes, lo que teníamos que hacer era trabajar más rápido.”

 Integrante del equipo de implementación (2): “Javier siempre estaba demasiado ocupado

y tenía muchas cosas urgentes, el problema es que no le asignaron suficientes recursos.”

 Integrante del equipo de implementación

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