ORGANIZACIÓN DE VENTAS

ORGANIZACIÓN DE VENTAS

1. DEFINICIÓN.

Una unidad de organización que subdivide una empresa según las necesidades de Gestión de compras. Es responsable de la venta de materiales y servicios.

2. ESTRUCTURA.

 Una organización de ventas puede subdividirse en diferentes cadenas de distribución, que determinan la responsabilidad para un canal de distribución.

 Se pueden asignar diferentes sectores a una organización de ventas, la cual es responsable de los materiales o servicios que hay que suministrar.

 Un área de ventas determina el canal de distribución utilizado por una organización de ventas para vender los productos del sector.

3. INTEGRACIÓN

Una organización de ventas se asigna siempre a una sociedad. Los datos de finanzas de la organización de ventas se introducen para esta sociedad.

Una cadena de distribución puede actuar para diferentes centros. Los centros se pueden asignar a diferentes sociedades. Si la organización de ventas y el centro se asignan a diferentes sociedades, se envía un documento de facturación interno entre las sociedades, antes de introducir las transacciones de ventas a efectos de contabilización.

4. OBJETIVOS.

- Primero: incrementar las ventas rentables.

- Segundo: optimizar las actividades de venta.

- Tercero: obtener los recursos humanos y materiales rendimientos con el mínimo esfuerzo.

- Cuarto: Corregir la problemática surgida al ejecutar dichos planes y organizaciones.

5. FUNCIONES.

5.1 Generadora de recursos.

Ninguna otra actividad o función de una empresa comercial es más importante para su viabilidad que la función de ventas. Todas las demás actividades de una firma están subordinadas a la función de generación de ventas.

5.2 La Imagen Pública de la Compañía.

El departamento de ventas sirve como el punto de exposición de una firma ante sus clientes, potenciales y el público en general. Los miembros de la fuerza de ventas son los representantes de la compañía. Su honradez, conocimientos y personalidades, así como su eficacia en el trabajo, pueden transmitir una buena imagen de la compañía, una imagen mediocre, o algo peor: una imagen negativa.

6. PRINCIPIOS.

 En proporción al negocio.

 De acuerdo a objetivos.

 Establecer y definir la autoridad.

 La responsabilidad en relación con autoridad.

 En función de trabajos, no de personas.

 Definir los canales de comunicación.

 Establecer campos de control.

 Definir líneas de ascenso a puestos superiores.

 Lograr coordinación vertical y horizontal.

 Divisiones equilibradas.

 Considerar los puntos débiles.

7. CARACTERÍSTICAS.

 La función de ventas es clave en cualquier empresa, pues es la principal (y a veces la única) fuente de ingresos.

 A través de la red de ventas (o “fuerza de ventas”) la empresa entra en contacto directo con el mercado.

 Sólo si se cuenta con una red de ventas formada, eficaz y motivada se puede afrontar el desarrollo de una empresa en elmercado.

 Las técnicas de venta son muy importantes, pero no garantizan por sí solas el éxito de una empresa. Para que las técnicas seanefectivas, la empresa debe tener objetivos bien planteados, investigacióncomercial, productos adecuados, precios correctos,estrategias de comunicación, etc.

 Dentro del marketing-mix, las ventas suelen situarse en las políticas de distribución, pero a veces se las sitúa en las políticas depromoción, por su papel de comunicación.

8. LA ORGANIZACIÓN DE LAS VENTAS EN LA EMPRESA:

A. FUNCIONES BÁSICA DEL DIRECTOR DE VENTAS:

 Analizar y desarrollar la metodología de venta más idónea para cada segmento de producto mercado.

 Asegurar la correcta comunicación entre la empresa y el mercado, a través de la actividad de ventas.

 Organizar el equipo de ventas.

 Motivar al equipo de ventas.

 Proporcionar una formación sólida de ventas, actuando de manera permanente.

 Controlar el equipo de ventas (crear sistemas de control).

 Vender a clientes nacionales y negociar los grandes contratos.

 Complementar la labor del director de marketing en la dirección comercial de la empresa.

B. FUNCIONES BÁSICAS DEL DIRECTOR REGIONAL DE VENTAS:

 COMERCIALIZACIÓN:

o Prever las ventas futuras.

o Elaborar propuestas sobre políticas, métodos, procedimientos, etc.

o Examinar las actividades de la competencia.

o Asesorar sobre cambios en precios, entregas, productos, nuevos productos.

o Resumir la información de ventas y de los consumidores.

o Analizar estadísticas de ventas.

o Comunicar al personal de ventas la información de la empresa.

 VENTA:

o Vender personalmente a clientes importantes.

o Analizar y resolver los problemas relativos a la cartera de pedidos.

o Autorizar los pedidos de la clientela.

o Complementar la actividad de los supervisores, realizando visitas.

o Dirección del personal de ventas:

o Prever las necesidades futuras del personal en su región.

o Reclutar y seleccionar nuevos vendedores.

o Participar en los planes y programas de formación y perfeccionamiento.

o Vigilar el cumplimiento de las reuniones de venta.

o Estudiar, proponer y aplicar el sistema de remuneración del vendedor.

o Tratar los problemas del equipo de ventas.

o Actividades, costes y economía.

o Preparar, proponer y aplicar el presupuesto de su delegación.

o Analizar los costes de ventas.

o Controlar los costes de almacén y transporte.

o Dirigir las actividades de cobro.

 ADMINISTRACIÓN:

o Dirigir las actividades de la oficina.

o Mantener al día registros y archivos.

o Atender las reclamaciones de los clientes.

 RELACIONES PÚBLICAS:

o Atender al personal directo en sus visitas.

o Representar a la empresa ante organismos oficiales y entidades profesionales de su zona.

o Dirigir las actividades de relaciones públicas en su zona.

C. FUNCIONES TÍPICAS DE UN VENDEDOR:

o Conseguir los objetivos de cifra de ventas establecidos.

o Ayudar al Director regional de ventas a tomar decisiones orientadas hacia el beneficio, obteniendo y evaluando la mayor cantidadde información de sus clientes y posibles clientes, así comode los competidores.

o Aplicar la política de ventas.

o Recomendar a su director regional los planes para obtener el máximo aprovechamiento.

o Administrar sus gastos de viaje y de atención a clientes.

o Tramitar las reclamaciones.

o Crear unas relaciones firmes y duraderas con los clientes.

o Completar las secciones del informe periódico de la actividad deventas, en el que se describen las acciones llevadas a cabo.

o Alcanzar la rentabilidad de su grupo de clientes.

 Cualidades del (buen) vendedor:

o Vocación: querer o necesitar ser vendedor.

o Aptitud: capacidad para desarrollar la tarea.

o Hábito: capacidad de responder “automáticamente” (de acuerdo a un método).

o Actitud: disposición a realizar la tarea (actitud positiva).

D. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE VENTAS:

 LOS OBJETIVOS DE VENTA.

Para poder elegir el equipo de ventas, determinar el tamaño del mismo, diseñar la red de ventas y asignar los vendedores a los territoriosde ventas, es necesario definir previamente los objetivosque se quieren alcanzar.

Los objetivos deben estar de acuerdo con el plan de marketing de la empresa y han de ser:

 Precisos: qué queremos conseguir.

 Cuantificables: cuánto queremos conseguir.

 Referirse a un período de tiempo determinado: cuándo (o en

qué fases) queremos conseguirlo.

 Ser razonables: ser realistas y compatibles con los recursos

disponibles.

Los objetivos pueden expresarse en:

 Volumen de venta en unidades.

 Ingresos por ventas (precio por cantidad).

 Incremento en el volumen de ventas.

 Participación de mercado.

 Número de pedidos.

 Número de nuevos clientes.

 Número de visitas.

 Venta media por clientes (en unidades o ingresos).

 EL SISTEMA Y EL EQUIPO DE VENTAS

La elección del sistema de ventas depende de varios factores:

Fabricante.

a. Posición en el canal

b. Sistemas de distribución Detallistas.

c. Tipo de producto:

• Complejo, de precio elevado, compra poco frecuente yaltaimplicación (Vendedores propios especializados).

• De bajo coste, compra frecuente y baja implicaciónPocos vendedores (o ninguno).

d. Formas de venta habituales (pueden condicionar de maneradecisiva el sistema y el tipo de vendedor).

E. LA ORGANIZACIÓN DE LA DE RED DE VENTAS:

Algunos principios básicos de la organización de las ventas:

• Organizar desde el consumidor hacia arriba (no desde la direcciónhacia abajo).

• Usar el mínimo de niveles de supervisión.

• Delegar tanta autoridad como sea posible.

• Liberar las funciones no específicas de venta a los vendedores

(Lo más posible).

• Asistir y entrenar a los vendedores.

F. DISEÑO DE LA RED Y DE LOS TERRITORIOS DE VENTA:

Se debe hacer cuando los vendedores desarrollan su actividad Fuera de la empresa.

 ESTRUCTURA DE LA RED DE VENTAS:

Por zonas o territorios geográficos:

o Consiste en dividir el mercado sobre el que actúa la empresa enterritorios o zonas (incluyendo en ellas todos los tipos de clientesy todos los productos vendidos).

o Es más adecuada cuando la gama de productos es reducida ylas características de los clientes son similares.

o Ventajas: reduce los costes y tiempos de desplazamiento.

o Desventaja: no permite la especialización de los vendedores.

o El objetivo es diseñar zonas similares (equivalentes):

 Carga de trabajo.

 Extensión.

 Distancias a recorrer.

 Comunicaciones.

 Número de clientes.

 Potencial de compras.

Por productos:

o Consiste en dividir el mercado por tipos de producto.

o Es más adecuada cuando el número de productos que se comercializanes elevado.

o Ventajas: especialización de los vendedores y mejor desarrollode su tarea.

o Desventajas: puede que un solo comprador tenga que ser visitadopor varios vendedores.

o Puede combinarse con la distribución por zonas.

Por clientes:

o Consiste en dividir el mercado de acuerdo a las característicasde los clientes (ejemplos: tipo de institución, actividad de lasempresas, posición en el canal de distribución, tamaño de laempresa, volumen de compras,).

o Ventajas: especialización del vendedor y mejor adaptación alcliente.

o También puede combinarse con la distribución por zonas.

Otras formas (Formas Mixtas):

Combinación de criterios (zonas, producto y cliente).

Especialización por tareas: captación de clientes, recepción depedidos (y búsqueda de pedidos), asesoramiento técnico.

G. TAMAÑO Y ASIGNACIÓN DE LOS EQUIPOS DE VENTAS:

 Muy relacionado con el diseño de los territorios de venta está el determinar el número de vendedores que debe tener la empresa,que vendrá determinado por ese diseño, el sistema de distribución,el tipo de producto, la posición ocupada en el canal dedistribución, etc.).

 Cuanto mayor sea el número de vendedores: más clientes podránser persuadidos y más elevadas serán las ventas totales,aunque:

 Hay rendimientos marginales decrecientes.

 Hay posibilidad de “canibalización” (si hay cruces en los territorioso con clientes).

 Asignación de los vendedores a los territorios: asignación decada vendedor.

Ejemplo:

 Ventas de los vendedores en cada territorio:

VENDEDORES ZONA 01 ZONA 02 ZONA 03

A 200 130 160

B 150 120 100

C 130 135 90

...