Organización Y Planeación De Proyectos

ORGANIZACIÓN Y PLANEACIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos, definida como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos de este, se encuentra conformada por una serie de fases que conllevan a la ejecución exitosa de este.

La primera fase, “iniciación”, hace referencia a los procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, dentro de la cual se realizan actividades como: el desarrollo del acta de iniciación y la identificación de los colaboradores.

En la segunda fase, “planificación”, se realiza la identificación del alcance, definido por Angulo, L. (2010), como la documentación de los objetivos y los entregables del proyecto. Dentro de esta, se realizan actividades como: identificar los entregables, realizar su documentación, definir sus criterios de aceptación, documentar los requisitos que no se encuentren en la definición del alcance y crear una tabla que contenga los entregables y sus requisitos. Además, se crear un plan de comunicación, en el cual se determinan las necesidades de comunicación y se realizan informes de seguimiento de los progresos del proyecto.

Dentro de la fase número tres, “ejecución”, se realizan los procesos para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Dentro de esta fase, se realiza la selección de un sistema de administración de proyectos, definido por Gray & Larson (2009), como un marco de referencia para lanzar y realizar las actividades de los proyectos dentro de una empresa, que permita un equilibrio entre las necesidades de la organización y de dicho proyecto. La organización funcional, la organización por proyecto y la organización matricial, son los tres tipos de modelos planteados por los Autores nombrados anteriormente. A partir de estos, se considera que la selección de uno de ellos dependerá de factores como: el tipo, tamaño y duración del proyecto, y la cultura organizacional que la empresa presenta. Así mismo, para su selección se deberá analizar las características, ventajas y desventajas que cada modelo ofrece con el fin de identificar aquel que responda a las necesidades de la organización y del proyecto.

La fase número cuatro, “seguimiento y control”, plantea la realización de procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto. Dentro de esta fase se realizan plantillas de informes en Microsoft Excel que permitan reportar el estado del proyecto continuamente. Así mismo, se realiza seguimiento del plan de gestión de riesgos, con el fin de estar preparados para hacer frente a estos.

Finalmente, la fase número cinco, “cierre”, hace referencia a los procesos para

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