PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

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ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO

ANTECEDENTES

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1.1.- Resumen de la escritura de constitución y sus modificaciones:

La compañía ALZAMY Sociedad Anónima con nombre comercial Portón de Beata, fue constituida en el año 2006- 28 DE NOVIEMBRE, con un capital autorizado y pagado de 800.000 dividido en 5 acciones. Está registrada en la Superintendencia de Compañías con el Número de resolución 06.GIJ.007978 su período fiscal al 8 de noviembre.

1.2.-Organización estructural:

Cuenta con diversas áreas de ventas, legal, contabilidad, Obra, compras, bodega y Cobranzas la cual sería el foco de nuestra auditoria.

         1.3.-Actividad principal:

Se dedica específicamente al área Mobiliaria desde la construcción y ventas de bienes inmuebles.

1.4.- Ubicación geográfica:

Kilometro dieciséis y medio vía a Daule, diagonal a la cervecería Nacional Urb. Portón de Beata Bloque 0.

1.5.- Funcionarios y personal clave:

La Dirección y Administración cuenta con personal clave, a continuación, se mencionan algunos puestos importantes, Gerente General Ing. José Fernando Nevárez Icaza; Gerente División de Operaciones Ing. José Chávez P. y Jefe de Cobranza CPA Daisy Richard Chiriboga.

1.6.- Manuales de políticas, procedimientos y controles existentes:

Se solicitaron los manuales y políticas internas a la Jefa de Cobranza; CPA Daisy Richard Chiriboga para su examen y análisis respectivo, de acuerdo las características de cada área que la incorpora.

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1.7.- Entidades fiscalizadoras:

La organización no cuenta con un departamento de Auditoría Interna quien fiscalice las actividades y operaciones, ni aun en el área de Cobranza donde hay factores de riesgos.

1.8.-  Forma de dar instrucciones:

Se estableció que normalmente se dan verbalmente y por escrito, para estas últimas se utilizan los memorándums y los correos electrónicos entre las áreas internas de la institución; o en base a reuniones se designas las tareas.

1. Datos generales de Crédito y Cobranza

Reporta directamente a Gerencia financiera y está formada por una gerencia, quien es la máxima autoridad de la División, además tiene una jefatura para cada departamento que la conforma entre ella está el área de Crédito y Cobranza.

2.1.- Funcionarios y personal clave:

Para obtener la información necesaria se entrevistó directamente a la Jefa de Cobranza CPA Daisy Richard y personas de los departamentos como la Ing. Marcia Pinela que es la supervisora del área, oficial de Crédito y 3 auxiliares de Cobranza.

2.2.-   Información que se elabora y distribuye:

La información generada a través del file de los clientes entra a la ejecutiva según los bloques de Cobranza, una vez asignado en el sistema y que estén debidamente cobrado valores por concepto de entradas se asigna a la institución que se encarga del crédito o dando un crédito directo, siempre supervisada las operaciones por las 2 altas autoridades.

2.3.-   Problemática que afronta actualmente:

 El problema principal es debido al riego que se tiene por la morosidad alta de la cartera y los por mala organización de documentos legales.

1. MEMORÁNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

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Guayaquil, agosto 03 de 2016                        

A: Daysi Richard Ch.                                

De: Consejo de Administración                         

Ref.: Ejecutar la auditoría en el área de Crédito y Cobranza de la empresa ALZAMY S.A

Debido a las diferencias en el área de Crédito y Cobranza identificando indicio de mala organización y mejora en los procesos creando también una alta morosidad, el Consejo de Administración de la empresa, ha determinado que son causas fundamentales para realizar una Auditoria Administración en la División de Operaciones Financieras, que comprende el departamento de Crédito y Cobranza.

En consecuencia, se le solicita lo antes posible, procede a efectuarla y presentar a este consejo su informe correspondiente.

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