PLANEACIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
RITAMABEL23 de Agosto de 2012
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PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Planeación de la auditoria administrativa
Apuntes
EL PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Se facilita entender una actividad como la auditoría administrativa si es descrita como una serie de
partes separadas, o fases que constituyen un proceso total. Estudiantes y profesionales han venido
utilizando descripciones de este tipo, conocidas corno modelos, desde hace varios decenios. Un
modelo es una simplificación del mundo real, que se utiliza para explicar relaciones complejas en
términos sencillos.
Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una
actividad. La auditoría comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a
fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta herramienta en forma correcta.
Es necesario advertir que con el "proceso de auditoría administrativa propuesto", no se pretende
crear un modelo rígido de metodología de trabajo para este tipo de auditoría. Se han realizado
varios enfoques por diversos autores (véase capítulo 7 de esta obra), con el propósito de establece
marcos de referencia para la realización de auditorías administrativas. El proceso que se propone
más adelante para desarrollar este tipo de auditorías, representa un enfoque más.
Para una auditoría administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar
perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodología, la que es ejecutada
por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organización (pública o privada).
Durante el desarrollo de una auditoría administrativa, el auditor debe obtener toda la información
relevan te para después poder efectuar el análisis completo de la información que se obtuvo.
El objetivo principal de reunir información relevante es allegarse de datos correctos y confiables, ya
que durante el análisis, la evaluación y el informe de auditoría, el auditor administrativo se basará
precisamente en el examen de esa información para poder llegar a su evaluación. Los errores en la
información que fue obtenida, darán como resultado conclusiones y recomendaciones erróneas.
En la figura 11,0 se muestran las fases del proceso de auditoría administrativa
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Ahora estudiaremos el curso de acción que ha de seguirse en el desarrollo de una auditoría
administrativa determinando los principios que sirven para orientar y marcar la secuencia de las
operaciones.
La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea de integrar un número de
elementos que el "auditor administrativo" debe tener presente aun durante el análisis preliminar; de
otro modo podrá más tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de
terminación del trabajo.
ESTUDIO PREUMINAR
No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas situaciones que
indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisión de las situaciones posibles descubrirá la
naturaleza del examen preliminar.
Con el propósito de jerarquizar los aspectos que habrán de requerir una atención más profunda por
parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo, un reconocimiento
general del organismo social, que culmina con un estudio preliminar,
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El estudio preliminar está encaminado a: "Lograr una identificación real del problema, para conocer
la naturaleza y objetivo del estudio completo."
Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no está enfocado para originar recomendaciones o
solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más
bien el estudio administrativo consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que
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ameriten un análisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones más idóneas a las
circunstancias de la empresa como un todo.
El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que
no recomiende un plan general para desarrollar la solución específica del problema. En este caso,
el estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:
a) Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.
c) Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión. e) Descubrir áreas en las que
haya problemas de administración.
d) ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar?
e) ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos? j) ¿Por dónde empezar?
f) ¿Hasta dónde debe llegar el estudio preliminar?
g) Estimación del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios.
h) Proponer, en su caso, medidas correctivas.
i) Evahar las áreas o secciones que puedan ser causa de una revisión posterior.
Al proceder de este modo, el auditor estará en una posición ventajosa para apreciar el panorama
de los que va a hacer y al mismo tiempo determinar el número de ayudantes que necesita y el
tiempo que durará el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminación rápida de datos en una
forma amplia o general con fines de exploración.
Contenido del estudio preliminar
Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que permita una
primera idea global. Este estudio se requiere, independientemente de cuáles sean los orígenes o
razones de la auditoría, y abarca:
a) Información documental. Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos
obtenidos varían de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta información documental puede ser;
por ejemplo, sobre: reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presupuestos,
contratos, etcétera.
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b) Información sobre el campo de trabajo. El aspecto más importante de la iniciación del campo de
trabajo es la presentación del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la
auditoría administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se logre respecto del
propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga de los funcionarios de la empresa en
estudio. Debe quedar claro que no se trata del enjuiciamiento del personal de la empresa, sino de
ayudarla a mejorar su eficiencia. La información que puede obtenerse sobre el campo de trabajo
es: organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las
condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc.
Para completar este contexto global, es aconsejable visitar cada uno de los departamentos,
conocer 19s productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etc.
ENTREVISTAS
Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales
deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias
acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditoría).
En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir
definiciones en operaciones, funciones o departamentos que están originando algunas dificultades,
para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparación de cuestionarios.
El estudio deberá extenderse más allá de una revisión de las políticas de la empresa y de los
procedimientos operativos que rigen la función que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de
una nueva tecnología, así como los diferentes procedimientos operativos de la empresa, sus metas
y objetivos, y aun la relación que tiene la función que va a ser auditada en relación con todas las
operaciones de la empresa. Solamente después de una investigación de esta clase deberían
analizarse los procedimientos.
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DEFINICIÓN DEL ÁREA POR INVESTIGAR
Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro estudio.
Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisión de una función
especifica, o bien un departamento o sección. Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa
con objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.
Existen revisiones que comprenden una o más áreas. En estos casos es conveniente examinar,
además, aquellas funciones que tengan una relación directa con las demás áreas auditadas.
Hay varios criterios para determinar el "área": existen casos en los cuales se toma como base para
la auditoría el "proceso administrativo"; en otras, la revisión se hace a base de las funciones de la
empresa; o en los niveles jerárquicos y, por último, combinaciones de los anteriores.
Entre otras preguntas que conviene se formule el auditor, están las siguientes:
• ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?
• ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos?
• ¿Cuándo habrá de efectuarse el
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