PO-FF Política de Finanzas

PRINCIPALES POLITICAS Y DIRECTRICES

Pág.  de

NOMBRE DEL ÁREA: ADMINISTRACION Y FINANZAS                 

RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO:  JEFE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

N° DE VERSIÓN: 01

GENERALES

1. Es responsabilidad del Gerente del área liderar Comités Internos e Inter-Áreas con el objetivo de:

1. Mantener informado al equipo de los resultados obtenidos del Plan de Trabajo
2. Encontrar oportunidades de mejora en el desempeño del área
3. Encontrar oportunidades de mejora en los procesos claves de la empresa

1. El área de Finanzas es la responsable por realizar los análisis y evaluaciones financieras respecto a los resultados de la empresa, así como las operaciones y de los proyectos

1. El área de Finanzas debe liderar la elaboración de los presupuestos en la empresa

GESTION FINANCIERA

1. La Gestión Financiera se debe orientar hacia:

1. Maximizar los resultados
2. Eficiencia en la utilización de los recursos (costos)

1. El área de Finanzas elaborará un Flujo de Caja anual con el presupuesto elaborado por cada área que utilizará para determinar sus necesidades de financiamiento.

1. El área de Finanzas debe asegurar las mejores alternativas de fuentes de financiamiento de las operaciones y encargarse de las negociaciones para conseguir los recursos procurando

COSTOS Y PLANEAMIENTO

1. El área de Planeamiento y Control de Costos deberá liderar la elaboración de un presupuesto anual a nivel de cada área y partida donde se estimen los ingresos, los costos y los gastos en función a información histórica y proyecciones futuras:

1. Los presupuestos para el siguiente año deben de ser elaborados durante el mes de setiembre de cada año
2. Deberán ser revisados durante el mes de octubre
3. Se presentarán al Directorio durante el mes de noviembre
4. Deberá ser aprobado durante el mes de diciembre

1. Es responsabilidad del área Planeamiento y Control de Costos el seguimiento y análisis mensual al cumplimiento del presupuesto

1. Es responsabilidad del área Planeamiento y Control de Costos llevar un correcto control de los costos por producto comparándolos con los costos estándares y con el presupuesto

1. Es responsabilidad del área Planeamiento y Control de Costos realizar los análisis de las desviaciones de los costos de producción e informar mensualmente al Gerente de Administración y Finanzas, al Gerente de Producción y al Gerente General sobre los motivos, las causas y efectos de dichas desviaciones

1. El área de Planeamiento y Control de Costos es responsable por mantener reportes de análisis semanales de los costos incurridos en la producción

1. Es responsabilidad de Planeamiento generar y consolidar a los indicadores de gestión estratégica de la empresa e informar mensualmente sobre los resultados obtenidos

PROGRAMACIÓN DE PAGOS

1. Para la programación de pagos se considerará la fecha de vencimiento de las obligaciones y los días definidos de pago

1. La programación de pagos a presentar para aprobación del Gerente de Administración y Finanzas debe corresponder al flujo de caja proyectado del mes

1. En el caso de pagos no presupuestados (parte del presupuesto anual aprobado) mayores a:

• Hasta 5,000 USD deben contar con el vb del Gerente de Administración y Finanzas
• 5,000 USD deben contar con el vb del Gerente General
• 20,000 USD deben contar con el vb del Directorio

1. El área de Tesorería cumplirá con los diversos pagos acorde a la programación de pagos semanal previamente aprobada

1. Cualquier pago que exija, por la urgencia de este, considerarlo fuera del cronograma regular se realizará como excepcional sólo con previa autorización del Gerente de Administración y Finanzas. Los pagos excepcionales se realizarán en un periodo máximo de 48 horas posteriores a la aprobación

1. Los motivos aceptados como pagos excepcionales son:

• Parada de Planta: La falta de este bien/servicio puede generar la interrupción de las operaciones en planta
• Medio Ambiente: La falta de este bien/servicio puede generar un impacto negativo en el medio ambiente
• Impacto Comercial: La falta de este bien/servicio puede generar un perjuicio comercial considerable
• Calidad: La falta de este bien/servicio puede afectar negativamente la calidad de los productos
• Seguridad: La falta de este bien/servicio puede generar algún incidente relacionado a la seguridad de la infraestructura, patrimonio o personal
• Administrativo: El cumplimiento de normativas excepcionales. Incluye también eventos de fuerza mayor como huelgas, manifestaciones, etc.
• Atención de una contingencia legal o normativa repentina

Cualquier otro motivo o excepción necesaria requiere la aprobación del Gerente de Administración y Finanzas

1. Las facturas deben ser recibidas en el mismo mes de efectuado el servicio o entregado el bien, salvo condiciones extraordinarias con conformidad del Jefe de Administración y Finanzas, en donde deberán ser entregadas, máximo al 3er día del mes siguiente de su emisión

1.  Los pagos a proveedores se realizarán en función al presupuesto aprobado, al flujo de caja proyectado y a la disponibilidad de caja. De ser necesario se priorizarán los pagos relacionados con la continuidad operativa de la empresa

1. Los pagos tendrán que cumplir con el procedimiento establecido y con la existencia de:

• Orden de compra o servicio previamente generada en el Sistema y aprobada
• Guía de recepción con el sello de almacén o Conformidad del Servicio entregado por el área usuaria
• Factura registrada en el Sistema

1. El proveedor deberá tener el Registro Único del Contribuyente (RUC) en estado ACTIVO y condición de HABIDO

1. Los pagos a los proveedores se realizarán todos los viernes de cada semana por el área de Tesorería

1. Todos los pagos deben realizarse a través de medios de pago aprobados priorizando las transferencias bancarias o abonos en cuentas. Se girarán cheques solo en casos excepcionales

1. En los casos excepcionales de uso de cheques estos deben girarse a la orden del proveedor o titular del comprobante de pago y con sello de No Negociable

1. Las detracciones de los comprobantes de pagos provisionados pero pendientes de pago deben ser cancelados en el mes de la provisión, teniendo como plazo máximo el último día del mes. Si se cancela parcialmente un comprobante de pago se debe pagar el integro de la detracción al momento de realizar el primer pago

PAGOS DE IMPUESTOS

1. El área de Contabilidad es responsable de comunicar al área de Tesorería información correcta y oportuna sobre los importes a cancelar por impuestos dentro de los primeros 7 días calendarios del mes

CANCELACIONES Y CONCILIACIONES

1. Las cancelaciones de los documentos deben ser registrados en el Sistema el día que se realiza el pago; considerar el caso de cargos automáticos que se realizan fuera del horario laboral y que pueden registrarse al día siguiente

1. Toda cancelación deberá contar con la documentación de pagos requerida:  Voucher de Transferencias y los documentos sustento necesarios

1. Es responsabilidad del área de Contabilidad realizar las Conciliaciones Bancarias

SOLICITUD DE ANTICIPOS

1. Toda Solicitud de Anticipo a proveedores requiere obligatoriamente una Orden de Compra o Servicio previamente aprobada y el documento del proveedor (factura) que lo sustente

1. La persona responsable de la Solicitud de Anticipo será responsable por que el proveedor cumpla con entrega de los bienes o con el servicio contratado

1. No se aceptarán documentos con correcciones, enmendaduras ni aquellas cuya base o IGV no coincidan

1. Los anticipos a proveedores no podrán exceder del 50% del valor del bien o servicio, cualquier excepción debe ser presentada previamente al Gerente de Administración y Finanzas para su aprobación

CAJA CHICA / ENTREGAS A RENDIR

1. La asignación de una Caja Chica requiere el VB del Gerente de Administración y Finanzas, quien es responsable del monto a ser asignado y de monitorear el cumplimiento de su correcto uso

1. Las Cajas Chicas deberán ser revisadas por el Jefe del área, quien deberá revisar que los gastos efectuados estén dentro del presupuesto, sean razonables, correspondan a conceptos aceptados y a precios de mercado. La segunda revisión de la Caja Chica la realizará el área de Contabilidad verificando que los documentos estén correctamente emitidos y los impuestos bien calculados

1. Los reembolsos de Caja Chica se realizarán dentro de las 72 horas contadas desde la recepción por parte del área de Contabilidad de las liquidaciones (sin errores). Vía transferencia bancaria o emisión de cheque

1. El plazo máximo para subsanar documentos observados es de 2 días hábiles, caso contrario se aplicarán los descuentos respectivos en la planilla de haberes al responsable de la Caja Chica

1. Las compras por Caja Chica solo pueden realizarse hasta por un monto máximo de 300 Soles incluyendo IGV y solicitando los documentos sustentatorios aceptados: factura, boleta de venta o ticket

1. Los conceptos aprobados son:

• Compras requeridas para atender una EMERGENCIA (Emergencia significa poner en peligro la continuidad de las líneas de producción, la calidad del producto o la integridad de las personas)
• Compras requeridas para atender una EMERGENCIA de mantenimiento que podría generar un impacto mayor de no atenderse inmediatamente
• Gastos administrativos de menor cuantía (menos de 300 Soles) que no requieren una O/C u O/S:

1. Taxis o transporte público (en horario de oficina)
2. Farmacia
3. Bebidas y Alimentos
4. Copias (cuando no se disponga de los equipos operativos o se requieran realizar fuera de oficina)
5. Courier de documentos y paquetes
6. Trámites ante entidades públicas y privadas
7. Otros detallados en el procedimiento

1. Las rendiciones de Caja Chica deben ser regularizadas cuando el fondo de Caja Chica se encuentre por debajo del 30% del monto entregado.

1. Las Cajas Chicas deben de mantenerse en lugar seguro y bajo llave

1. Los conceptos aprobados para compra por Caja Chica no requieren O/C salvo el caso excepcional de utilizar la Caja Chica para comprar un ítem de stock que requiere ingresarse al inventario para considerar su consumo (en línea de producción)

1. El área Logística debe desarrollar proveedores que pueden atender compras menores de emergencia y que no requieren uso de las Cajas Chicas por manejar atención al crédito

1. Toda solicitud de Entrega a Rendir requiere obligatoriamente que el solicitante presente el formato de Solicitud de Entregas a Rendir con información completa y aprobado por el Jefe del área

1. Toda solicitud de dinero para viáticos deberá ser entregada con una anticipación mínima de 3 días hábiles antes de la fecha de requerimiento del efectivo

1. Las rendiciones de viáticos se deben presentar en el transcurso de la semana de retorno del viaje de lo contrario se considerará aplicar un descuento por planilla

1. Sólo se aceptará como sustento de rendiciones los siguientes documentos (documentos válidos ante SUNAT): Facturas, Boletas, Vales de movilidad, Ticket o Cinta de máquina registradora y Recibos por Honorarios. Se aceptarán boletas sólo si el Proveedor está registrado en el RUS

1. No se aceptarán documentos con correcciones, enmendaduras ni aquellas cuya base o IGV no coincidan

1. No se podrá solicitar una nueva Entregas a Rendir si el solicitante tiene liquidaciones pendientes de presentar 

ÉTICA

1. Todo colaborador no deberá verse implicado en un accionar fraudulento o conducta deshonesta. Así mismo, consideramos soborno y corrupción, al acto de ofrecer, prometer, dar, solicitar y recibir:

1. Dinero
2. Regalos
3. Servicios
4. cualquier otro beneficio para obtener una ventaja con el objetivo de inducirles a hacer u omitir algo en el ámbito de su cargo

1. El personal está prohibido de divulgar información sensible de la empresa a personal de otras áreas que no la requieran para el desempeño regular de las labores o a personal externo

1. Cualquier hecho que se conozca reñido con la ética debe ser comunicado al Gerente de Administración y Finanzas o Gerente General de ser requerido para las acciones correspondientes

1. Es obligatorio el cumplimiento de todas las disposiciones relacionadas que se establezcan en el RIT, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y el Código de Ética