PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y VENTAS

COOPERATIVA DE PRODUCCION Y SERVICIOS SEVILLA LTDA

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y VENTAS DE POROTOS 2013-2014

El documento tiene por objetivo tratar de esclarecer y estandarizar los procedimientos que serán llevados a cabo durante la duración de la Zafra de Producto Agrícola Poroto 2013-2014; por lo cual debe ser leído, aplicado y revisado por cada usuario del Departamento de Producción y por los Encargados de Controles.

Además pretende la total coordinación del sistema de trabajo ó movimiento del Departamento en el manejo de los datos con la Gerencia General.

Objetivos del procedimiento

1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

2. Evitar la pérdida de información por errores que se den a causa de desconocimiento de las tareas específicas.

3. Que tanto los empleados como su Jefe conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente.

4. Reducir los costos al aumentar la eficiencia general y el uso adecuado de recursos.

Alcance

• De aplicación exclusiva para el Departamento de Producción (Casa Central y Agencias)

Responsables

1. Responsables de la Dirección

• Responsable inmediato por el Departamento de Producción; el Jefe del Departamento

• Co responsable; Consejo de Administración, Gerencia General, Tesorería de Casa Central y Agencia

2. Responsables de las Compras de Producto Agrícola Poroto

• El Jefe del Departamento de Producción en Casa Central

• En la Agencia…………………………………………...

3. Responsable de verificación/recepción de las compras del Producto Agrícola Poroto

• En Casa Central: un Encargado de Depósito.

• En Agencia ……………………………………………..

4. Responsable de Control Interno

• El Jefe del Departamento de Producción Casa Central

• El Gerente de Agencia

• El Jefe del Departamento de Tesorería Casa Central

• La Tesorera de Agencia

• Gerencia General

• Auditoría Interna

Herramientas de manejo. Documentos

• Nota de Recepción exclusiva para cada Técnico ó Encargado de Compras

• Auto facturas exclusiva para cada Técnico ó Encargado de Compras

• Notas de Remisión

• Comprobante provisorio de extracción de valores

• Facturas Pre Impresas

• Facturas Manuales (para los casos de ventas a créditos)

• Planillas de Resumen de Acopio

• Planillas de Resumen de Ventas

• El Sistema de Stock de la Cooperativa

• Sellos necesarios

Procedimientos de Compras

1. Extracción de valores para compras y rendición de cuentas

- La persona designada para realizar las compras; solicitará a Tesorería, el monto necesario para la compra. Se entregará valores en efectivo ó cheques, conforme a compras previstas para cada día, documentadas en Tesorería-

- La rendición a Tesorería se hará el siguiente día con todas las documentaciones correspondientes, antes de la nueva extracción-

- Los documentos provisorios por extracciones serán cancelados y emitidos por los mismos un documento de cancelación en tesorería-

2. Confección de Documentos y Uso de Talonarios

- Todas las documentaciones referidas precedentemente como Herramientas, serán completadas en su totalidad; punto por punto, clara y prolijamente-

- Cada Nota de Recepción no es independiente a la Auto factura, no será por sí sola instrumento para pago o cancelación de documentos provisorios. Por tanto deberá ir adjuntada a la Auto factura-

- Cada auto factura, en lo posible; será acompañada de la copia de cédula del productor vendedor

- Los talonarios de la Nota de Recepción ó Auto Factura, se entregará identificando a cada Técnico con acuse. Su utilización será en números correlativos-

- El Departamento de Contabilidad, se encargará de reponer el talonario de Nota de Recepción por canje de un talonario terminado en co relatividad de numeraciones-

3. Recepción y Almacenamiento de Producto Agrícola Poroto

- La recepción y almacenamiento del Producto se designa a un empleado; Encargado de Depósito.

- La recepción será realizada por cotejo de cantidad (peso), y producto recibido con documentos.

- El almacenamiento del Producto será responsabilidad del Encargado de Depósito, (que a su vez podrá solicitar si hubiere necesidad; ayudantes jornaleros para realizar su cometido)

- El manejo, monitoreo y control de stock y diferencias halladas en el control, será responsabilidad del Encargado de Depósito.

- El documento de respaldo de la recepción física del Producto, será la Nota de Recepción, solo si en la misma consta la firma del Encargado de Depósito.

- El encargado de Recepción y Almacenamiento podrá asentar los movimientos del producto en planillas, conforme a las Notas de Recepción y Facturas si lo requiriere

4. Registración de Gestión y Contable

El Departamento de Tesorería y Cuentas Corrientes, dependiente del Departamento de Contabilidad, será el encargado de las registraciones de documentos en los sistemas informáticos:

- Se establecerá como requisito para las registraciones;

* Las documentaciones mencionadas, solo si se hallasen completadas correctamente.

- El departamento, asimismo; será el único encargado de las registraciones en los sistemas correspondientes, de manera clara y precisa.

5. Orden de Pago y Pago

- La registración en los sistemas informáticos emite el comprobante final, u Orden de Pago

- Emitida la Orden de Pago, liquidada y firmada por el responsable del asiento o registración, se dará por concluido el proceso de Compras del Producto Agrícola Poroto.

Procedimiento de Ventas

1. Preparación de Productos para la Ventas

El jefe del Departamento de Producción será el encargado de la preparación de los pedidos de Compradores. Si requiriere; designará a subordinados para el efecto.

2. Control de Salida del Producto

El Encargado de Recepción y Almacenamiento del Producto; Encargado de Depósito, será el encargado de controlar las Salidas del Producto y monitoreos del stock del mismo.

- Los controles de salidas, se realizará físicamente, entiéndase; solo en la presencia del Encargado de Depósito

3. Documentaciones de Ventas

- Los documentos de Controles, serán las Facturas emitidas, y Planillas de Resumen de Salidas completadas en el momento de la Salida del Producto del Depósito

- Las facturas serán emitidas, a través del visto bueno del encargado de movimiento del producto, Encargado de Depósito.

- Las Facturas serán emitidas, al contado, previo pago, ó confirmación de depósito en cuentas corrientes a favor de la Cooperativa de parte del comprador-

- Las Facturas Créditos serán emitidas, previa autorización de la Gerencia General

- El seguimiento para cobro y registración de cobro, quedará a cargo del Jefe de Producción y Jefe de Tesorería.

4. Registración de Gestión y Contable

El Departamento de Tesorería y Cuentas Corrientes, dependiente del Departamento de Contabilidad, será el encargado de las registraciones de documentos en los sistemas informáticos:

- Se establecerá como requisito para las registraciones;

* Las documentaciones mencionadas, solo si se hallan completadas correctamente y

* Si las mismas, cuentan con la firma y visto bueno del Encargado de Depósito.

- El departamento, asimismo; será el único encargado de las registraciones en los sistemas correspondientes, de manera clara y precisa.

5. Ventas

- La registración en los sistemas informáticos emite la Factura por las Ventas a realizar o realizada.

- Emitida la Factura, con la confirmación del cobro correspondiente se dará por concluido el proceso de Ventas del Producto Agrícola Poroto.

6. Observación:

Este documento hace referencia a un Encargado de Depósito para Casa Central.

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