PROCEDIMIENTOS INTERNOS EXCLUSIVOS PARA EXPEDIENTES DE PAGO REFERIDOS A LAS COMPRAS CONTRATACIONES Y LOS RESPALDOS CORRESPONDIENTES QUE DEBEN ACOMPAÑAR AL SER ENVIADOS A TESORERIA MUNICIPAL.

PROCEDIMIENTOS INTERNOS EXCLUSIVOS PARA EXPEDIENTES DE PAGO REFERIDOS A LAS COMPRAS CONTRATACIONES Y LOS RESPALDOS CORRESPONDIENTES QUE DEBEN ACOMPAÑAR AL SER ENVIADOS A TESORERIA MUNICIPAL.

INTRODUCCION

Este manual tiene como objetivo mejorar la eficiencia y eficacia del servicio municipal que corresponde a las necesidades de usuarios, clientes y funcionarios, dar a conocer a los Directores de cada Dirección Municipal antecedentes previos que deben considerar antes de planificar una actividad que involucre un posterior pago por parte de la Municipalidad, generando un manual de procedimientos internos exclusivamente dedicado a las compras, contrataciones, y los respaldos correspondientes que deben acompañar a los expedientes que son ingresados a la contabilidad para su pago . Este documento será, para conocimiento y aplicación de cada uno de los Directores y Personas que deben efectuar adquisiciones, en conformidad a programas, Proyectos etc.

INDICE

I.         Factibilidad Presupuestaria.

II.         Pagos de Facturas y Prestaciones de Servicio

III.         Pago de Honorarios y de Prestaciones de Servicios Organizaciones Comunitarias.

IV.         Programa con Recursos Externos y Municipales (mixtos).

V.         Contratación de Prestación de Servicio con Programas Externos.

VI.         Rendición de Cuentas de Caja Chica.

VII.         Proyectos de Inversión.

VIII         Expedientes de Pagos

IX        Contratación de Asesoría y Consultoría

X        Otros Pagos.

I.- Factibilidad Presupuestaria

La Dirección o Departamento que demanda una necesidad y/o servicio de acuerdo al presupuesto y los programas que ha dejado planificado desde el año anterior; antes de efectuar el gasto debe necesariamente solicitar la factibilidad presupuestaria al Director de Administración y Finanzas o a la persona que tenga a cargo el presupuesto anual.

Esta solicitud debe contener lo siguiente datos, para que el Departamento de Contabilidad y encargado de presupuesto, extienda el certificado:

1º Gestión que se va a realizar, si es interna u otra área.

2º Nombre del Programa y Decreto que  aprueba.

3º Si se trata de Programas con aportes mixtos detallar claramente a qué tipo de fondos afectara.

4º Valor del compromiso.

5º Nombre, Rut, Dirección, los mayores antecedentes que se pueda aportar para afectar el presupuesto o el gasto del programa.

II.- Pagos de Facturas y Prestaciones de Servicio

Una vez entregada la Factibilidad Presupuestaria por el Departamento de

Administración y Finanzas, se procede a solicitar la Compra o la Contratación del Servicio, de acuerdo al siguiente cronograma:

1º Enviar Memorándum de solicitud  (3 copias) al Director de Administración y Finanzas; esta debe ser emitida por la Dirección que tiene la necesidad y firmada por el Director que corresponda.

2º Esta es firmada por el Director de Administración y Finanzas (2 copias)

3º Este se hace llegar al Departamento de Adquisiciones (1 copia) para que este la suba al portal del mercado público según los plazos establecidos.

4º Cumplidos los plazos establecidos para este trámite y si existen oferentes que cumplan con los requerimientos, se adjudica a través del portal, generando una Orden de Compra la que debe ser enviada al departamento de Administración y finanzas para su contabilización.

5º Una vez cerrado este trámite recién el proveedor entra a participar. Esto ocurre  cuando se adjudica, el proveedor nos entrega el producto o se realiza el servicio, luego viene la etapa de cobro del proveedor o usuario:

1. El proveedor o prestador del servicio envía la factura y/o boleta de cobro correspondiente, la que debe ingresar a la oficina de partes y posteriormente es entregada  al Dpto. de Adquisiciones para  su revisión y visación correspondiente y posteriormente ser  enviadas al Dpto. de Administración y Finanzas

1. La Factura o Boleta de  compra y venta  deberá ingresar al Departamento de Tesorería con todos los antecedentes de respaldo que dieron origen a la compra o Contratación del Servicio:

 Memorándum de Solicitud

 Programa según sea el caso

 Evaluación de Compra (interviene Encargado de Adquisiciones  y    Director del departamento solicitante)

 Firmada por el Director que demando el Producto o Servicio

Pago de Honorarios subtitulo 21-03:

Se debe tener presente las siguientes consideraciones al contratar a una persona bajo esta modalidad:

1° Su función deberá estar aprobada por el Honorable Concejo Municipal.

2° Se debe solicitar la disponibilidad presupuestaria al Departamento de Administración y finanzas o a la persona que tenga a cargo el presupuesto anual.

3° Otorgada esta disponibilidad, debe ser enviado al Departamento Jurídico, para que este confeccione los contratos a Honorarios, los que obligatoriamente deben ser regularizados mediante Decreto Alcaldicio Afecto que aprueba dicho contrato.  

4° Cumplido el trámite de la confección del Decreto, este debe ser enviado al

Departamento de Personal, que con posterioridad debe ser remitido  a la Contraloría Regional de Tarapacá.

5° Una vez cumplido el trámite mencionado en el inciso anterior, el funcionario a cargo en este caso Secretario Municipal debe enviar la orden de pago correspondiente mediante Memorándum o un Ordinario al Director de Administración y Finanzas, el cual además debe incluir:

1. Informe de desempeño de trabajo,
2. Certificado por quién corresponda, que la labor contratada fue cumplida, y esta debe venir firmada por el Director a su cargo.
3. La Boleta correspondiente, visada por el Director a Cargo.
4. En el primer pago o cuando se realice un nuevo contrato, deberá enviar el original junto con su Decreto.
5. En el caso de que ocurra alguna modificación de contrato, esta deberá incorporarse en una  cláusula adicional, firmada y timbrada por el jefe superior del servicio en original.

III Pago por Servicios de Organizaciones Comunitarias 21-04:

Comprende la contratación de personas naturales sobre la base de honorarios, para la prestación de servicios ocasionales y/o transitorios, ajenos a la gestión administrativa interna de las respectivas municipalidades, que estén directamente asociados al desarrollo de programas en beneficio de la comunidad, en materias de carácter social, cultural, de rehabilitación o para enfrentar situaciones de emergencia.

Se debe tener presente las siguientes consideraciones al contratar a una persona bajo esta modalidad:

1° Se debe solicitar la disponibilidad presupuestaria al  Departamento de Administración y finanzas o a la persona que tenga a cargo el presupuesto anual.

2° Otorgada esta disponibilidad, debe ser enviada al Departamento Jurídico, para que confeccione los contratos a Honorarios, los que obligatoriamente deben ser regularizados mediante Decreto Alcaldicio Exento que aprueba dicho contrato.

3° Una vez cumplida la función anterior, el Departamento Jurídico debe  enviar  la orden de pago mediante Memorándum o un Ordinario al Director de de Administración y Finanzas o Unidad solicitante  del servicio, el cual además debe incluir:

1. Certificado por quién corresponda, que la labor contratada fue cumplida, y esta debe venir firmada por el Director a su cargo.
2. La Boleta correspondiente, visada por el Director a Cargo.
3. En el primer pago o cuando se realice un nuevo contrato, deberá enviar el original junto con su Decreto.

 4° En el caso de que ocurra alguna modificación de contrato deberá incorporarse en una cláusula adicional, firmada.

 IV.- Programa con Recursos Externos y Municipales (Mixtos).

Al postular o reanudar un programa en que se consideren aportes municipales, se debe OBLIGATORIAMENTE consultar si existe disponibilidad presupuestaria para  considerar el aporte Municipal, y que este quede debidamente incorporado al Presupuesto Municipal. (Se hace mención a esto, ya que en muchas ocasiones se han firmado convenios en los cuáles la Municipalidad aporta una cantidad de dinero y no están los recursos en convenio, generando esto atrasos a los pagos de las personas contratadas y a su vez el pago a los proveedores).

...