PROCEDIMIENTO COMPRAS CIRCASIA

Objetivo General

Realizar la compra de productos químicos, materiales, insumos, herramientas, papelería y demás elementos necesarios para llevar a cabo  todas las labores, tareas y operaciones diarias en todas las áreas de la empresa, con el máximo de eficiencia y rentabilidad para la organización.

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO COMPRAS

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Descripción:

1.        PEDIDOS DE MATERIALES Y SOLICITUD DE COMPRAS

1.1        Cada Jefe de área  será el responsable de hacer las solicitudes de material necesarias según sus programaciones y necesidades, teniendo en cuenta el informe de inventario que el almacenista le reporte a la fecha de hacer el requerimiento. El almacenista no descuenta los inventarios son los jefes encargados. Estas solicitudes se realizan así:

• PARA  CULTIVO AGROQUIMICOS

Semanalmente los días Martes, llenando el formato “Requisición”1 basados en las necesidades de cada área y teniendo en cuenta que cada proveedor tiene un tiempo de respuesta estipulado de acuerdo a cada producto solicitado (Ver anexo “Tiempos de respuesta de proveedores”3).

• PARA CULTIVO FERTILIZANTES CANTIDADES ALTAS (EDAFICAS-FERTIRRIEGO) Y MATERIALES VARIOS DEL CULTIVO

Los 10 de cada mes deben pasar a compras el pedido para el mes siguiente, de manera que se puedan negociar las cantidades con los pedidos de los otros cultivos, llenando el formato “Requisiciones de Compra”1 basados en las necesidades de cada área y teniendo en cuenta que cada proveedor tiene un tiempo de respuesta estipulado de acuerdo a cada producto solicitado (Ver anexo “Tiempos de respuesta de proveedores”3).

• PARA CULTIVO  PLASTICO DE INVERNADEROS :

Con proveedores nacionales (PQA): Se deben pasar con un mes de anticipación al la fecha de entrega, el proveedor se demora 15 días hábiles, pero por logística de compras debe ser un mes antes. Por política del g8 tiende a desaparecer ya que si no ganan la licitación no podemos comprarles.

Con proveedores importados: Se deben solicitar con 4 meses de anticipación debido al trámite de importaciones con los demás cultivos del grupo G-8. Para lo cual se verificara presupuestos presentados a compras y con base en éste se validara fechas de pedido, llenando el formato “Requisiciones de Compra”1 basados en las necesidades de cada área y teniendo en cuenta que cada proveedor tiene un tiempo de respuesta estipulado de acuerdo a cada producto solicitado (Ver anexo “Tiempos de respuesta de proveedores”3).

• PARA POSCOSECHA (MATERIALES EMPAQUE, MATERIALES VARIOS, MANTENIMIENTO PREVENTIVO MAQUINAS-EQUIPOS)

Los 10 de cada mes deben pasar a compras el requerimiento para el mes siguiente, de manera que se puedan negociar las cantidades con los pedidos de los otros cultivos, llenando el formato “REQUISION DE COMPRAS Y/O SERVICIOS”1 basados en las necesidades de cada área y teniendo en cuenta que cada proveedor tiene un tiempo de respuesta estipulado de acuerdo a cada producto solicitado (Ver anexo “Tiempos de respuesta de proveedores”3).

El cartón como insumo básico para el proceso de empaque debe ser muy bien programado ya que las urgencias que se presenten el tiempo de respuesta son de 8 a 15 días. Los proveedores de cartón no manejan inventarios de nuestras marcas.

• PARA GESTION HUMANA  DOTACIONES LEGALES

Se deben pedir con un mes de anticipación (1 Marzo, 1 Julio, 1 Nov. de cada año), de manera q se puedan  negociar las cantidades con los pedidos de los otros cultivos, llenando el formato “REQUISICION COMPRAS Y/O SERVICIOS”1 basados en las necesidades de cada área y teniendo en cuenta que cada proveedor tiene un tiempo de respuesta estipulado de acuerdo a cada producto solicitado (Ver anexo “Tiempos de respuesta de proveedores”3).

• PARA GESTION HUMANA-ADMON: PAPELERIA,CAFETERIA, ASEO Y DEMAS INSUMOS DEL AREA.

Los 10 de cada mes deben pasar el requerimiento a compras para el mes siguiente, de manera que se puedan negociar las cantidades con los pedidos de los otros cultivos, llenando el formato “REQUISION DE COMPRAS Y/O SERVICIOS”1 basados en las necesidades de cada área y teniendo en cuenta que cada proveedor tiene un tiempo de respuesta estipulado de acuerdo a cada producto solicitado (Ver anexo “Tiempos de respuesta de proveedores”3).

Nota: Lo ideal es que se cumplan los horarios y días establecidos para hacer los pedidos de almacén, pero hay casos en donde será necesario hacer pedidos en el transcurso de la semana. Un caso específico es la solicitud de productos de fumigación. Estos se piden de acuerdo a lo solicitado por el jefe de cultivo en los programas de fumigación, pero estos pueden variar frecuentemente dependiendo de factores como el clima.  Por otro lado un aumento inesperado en la producción también puede generar pedidos extemporáneos para poder suplir la necesidad de materiales de empaque (cartón, lamina, capuchones).

1.2        Una vez revisados y descontados los inventarios de materiales que el almacenista reporto a cada encargado, estos deben registrar sus necesidades en el formato REQUISICION DE MATERIALES Y/O SERVICIOS y enviar por correo electrónico al almacenista, quien a su vez revisa y envía a compras, dicho formato deber contener:

* Fecha del requerimiento.

* No. De Requisición: (este consecutivo lo registra el almacenista)

* Cantidad

* Unidad de compra (Kilogramos, Litros, Metros, Bultos, etc.)

* Cantidad a comprar

* Proveedor (Se coloca por criterio en calidad)

1.3        Los almacenistas de los seis cultivos  deben enviar las requisiciones de compra al jefe de compras según horarios establecidos en cada área, a través del correo corporativo, fax, etc.

1.4.  La Jefe de compras consolida la información del grupo de empresas y procede a hacer la compra. Los proveedores se seleccionaran basándose en criterios  de compra como son: Precios, calidad del producto, servicio y cumplimiento en la entrega, descuentos financieros, plazos de pago. Los criterios de compra se cambiaran según sea la orden de la Gerencia, de otro modo se mantendrán los ya estipulados.

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