PROCESO DE AUDITORIA

EL PROCESO DE AUDITORIA

La práctica de Auditoria de Estado deberá desarrollarse en cuatro (4) fases:

1- Planificación

2- Ejecución

3- Presentación de Informe de Resultados

4- Seguimiento

1- Planificación

A- Plan de Auditorías: La Auditoría de Estado estará sujeta a una planificación que tomará en cuenta los planteamientos y solicitudes de la Contraloría General de la República, la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna y demás órganos o entes competentes; las denuncias recibidas; los resultados de la gestión anterior, así como la situación administrativa, áreas de interés estratégico nacional y dimensión de los órganos y entes sometidos a control. Asimismo, dicha planificación deberá considerar los principios de economía, objetividad, oportunidad y relevancia material, teniendo en cuenta que el costo del control no debe superar los beneficios que se esperan de él.

B- Planificación de la auditoría: Previo a la ejecución de la Auditoría se deberá elaborar un plan que incluya las acciones dirigidas a conocer y actualizar la información del objeto a evaluar, su misión, el ordenamiento jurídico que lo regula, información financiera y de control interno, los procesos que ejecuta y cualquier otro elemento que permita gestionar los riesgos de la Auditoría, establecer sus objetivos, seleccionar las técnicas y procedimientos a aplicar, determinar el plazo de ejecución y demás aspectos necesarios para garantizar la eficacia de la Auditoría .

En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se llevará a efecto.

C- Equipo de trabajo: Para realizar labores de Auditoría de Estado, se conformará un equipo de trabajo, con profesionales de diversas áreas, con conocimientos, experiencia, aptitudes y destrezas técnicas proporcionales con el tipo y complejidad de la Auditoría a realizar.

D- Elementos Principales de esta Fase:

1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad

2. Objetivos y Alcance de la auditoria

3. Análisis Preliminar del Control Interno

4. Evaluación del Sistema de Control Interno

5. Análisis de los Riesgos

6. Análisis de la Materialidad

7. Planeación Específica de la auditoria

8. Elaboración de programas de Auditoria

9. Acreditación del auditor o de la Comisión

1) Conocimiento y Comprensión de la Entidad a auditar: Previo a la elaboración del plan de auditoria, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cómo funciona la empresa. Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer diferentes mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y estas son entre otras:

a) Visitas al lugar

b) Entrevistas y encuestas

c) Análisis comparativos de Estados Financieros

d) Análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)

e) Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado

f) Árbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.

g) Árbol de Problemas

h) Etc.

2) Objetivos y Alcance de la auditoria: Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de auditoria, qué se persigue con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones.

El alcance tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se van a examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o más específicamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.). Por otro lado el alcance también puede estar referido al período a examinar: puede ser de un año, de un mes, de una semana, y podría ser hasta de varios años.

3) Análisis Preliminar del Control Interno: Este análisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprenderá la naturaleza y extensión del plan de auditoria y la valoración y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen.

El auditor deberá efectuar un estudio preliminar del funcionamiento del sistema de control interno del objeto a evaluar, para determinar su grado de confiabilidad, identificar las áreas críticas y establecer la naturaleza, alcance y extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar.

4) Evaluación del sistema de control interno:

a). Sistemas, métodos y procedimientos que aseguren la confiabilidad, integridad, oportunidad y seguridad de la información presupuestaria, financiera, operativa y contable.

b). Planes estratégicos y operativos.

c). Manuales de organización, y de normas y procedimientos.

d). La unidad de auditoría interna.

5) Análisis de los Riesgos: El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o normativa.

El auditor deberá evaluar el riesgo de la Auditoría el cual comprende los riesgos inherentes, de control y de detección a los que podrá enfrentarse en la fase de ejecución de la auditoría, con el fin de prever las acciones que compensen los efectos de aquellos riesgos que efectivamente llegaren a materializarse; determinar cómo se tratarán aquellos hechos cuya probabilidad de ocurrencia sea incierta, pero relevante para la consecución de los objetivos de la auditoría; determinar las áreas críticas; ajustar la muestra de auditoría, el tiempo de su ejecución y definir los procedimientos, métodos y técnicas de auditoría a aplicar.

En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Detección.

a- El riesgo inherente: es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever. Aquel vinculado con las características y naturaleza propia del órgano, ente, dependencia, proyecto, proceso, actividad u operación a la que se dirige la auditoría.

b- El riesgo de control: está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos. El relativo a las desviaciones o deficiencias del sistema de control interno del objeto evaluado que pudieran incidir en los resultados de la auditoría.

c- El riesgo de detección: está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoria, no detecte errores en la información que le suministran. Aquel referido a la probabilidad de que no se aplique o no sean suficientes los procedimientos de auditoría que permitan detectar los errores o irregularidades significativas.

El riesgo de auditoria se encuentra así: RA = RI x RC x RD

6) Análisis de la Materialidad: es el error monetario máximo que puede existir en el saldo de una cuenta sin dar lugar a que los estados financieros estén sustancialmente deformados. A la materialidad también se le conoce como Importancia Relativa.

7) Planeación Específica de la Auditoría: Para cada auditoria que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las Normas para la ejecución. Este plan debe ser técnico y administrativo. El plan administrativo debe contemplar todo lo referente a cálculos monetarios a cobrar, personal que conformarán los equipos de auditoria, horas hombres, etc.

8) Elaboración de Programa de Auditoria: El programa de trabajo deberá incorporar en forma congruente, las informaciones administrativas y técnicas necesarias para la realización de la auditoría; definirá los elementos a desarrollar de acuerdo con el objetivo general establecido y los procedimientos que deberán aplicarse.

El programa de trabajo deberá contener como mínimo, lo siguiente:

a). Identificación del objeto a evaluar.

b). Tipo de auditoría.

c). Origen de la auditoría.

d). Objetivo general y específico.

e). Alcance.

f). Enfoque de la auditoría.

g). Métodos, procedimientos, técnicas y actividades.

h). Producto esperado de cada fase de auditoría y plazo estimado para realizarlas.

i). Recursos humanos asignados a la auditoría y responsables de cada fase.

j). Niveles de aprobación.

Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programa detallado de los objetivos

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