Proceso De Auditoria

PROCESO DE AUDITORÍA

Cartilla básica para auditores

AUDITORÍAS AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Dentro de los nuevos contextos, la actividad de la auditoría integral a los Sistemas de Gestión se ha convertido en una herramienta estratégica, cumpliendo con el papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una entidad u organización y, con ello, ser fuente de apoyo para la comprobación y vigilancia de la Mejora Continua de cada proceso, área, producto e indicador.

De esta manera, la auditoría está concebida como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad, con lo cual se fortalece el cumplimiento de sus objetivos a través de un enfoque sistemático y disciplinado de evaluación y medición de los procesos de gestión y control.

Conforme a lo anterior, este documento será, sin duda, una importante herramienta orientadora para los el grupo de auditores con que cuenta la Institución, líderes de los procesos y sus correspondientes equipos de trabajo, todos llamados a participar y colaborar activamente en el desarrollo y sostenibilidad del Sistema de Gestión Integral Institucional, en favor de los usuarios, clientes, grupos de interés y comunidad en general.

GENERALIDADES DE LA AUDITORÍA

Las auditorías tienen como propósito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos, operaciones y demás resultados de las entidades para lograr su mejora continua, promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluación.

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES

Responsabilidades

• Del Auditor Líder

• Del equipo auditor o auditores

• Del auditado

Funciones

• Del Auditor Líder.

• Del equipo auditor o auditores

• El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna función.

Auditor líder: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría.

Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor líder como el equipo de auditoría tienen las siguientes responsabilidades:

Auditor líder:

• Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoría.

• Conducir la auditoría.

• Acompañar en la selección del equipo y en su instrucción.

• Controlar los conflictos y propiciar la superación de situaciones difíciles.

• Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.

• Tomar decisiones de la auditoría y en el SGI.

• Comunicar los resultados de las auditorías sin atraso.

• Comunicar los mayores obstáculos encontrados.

• Comunicar inmediatamente las no conformidades críticas.

• Tener habilidades de comunicación eficaces.

• Informar los resultados, conclusiones recomendaciones finales de la auditoría.

Equipo auditor:

• Soportar al líder del equipo.

• Estar preparado para el desarrollo de la auditoría.

• Participar en las reuniones de apertura y cierre.

• Cumplir las tareas designadas por el auditor líder.

• Mantener la programación y el objetivo de la auditoría.

• Documentar y apoyar todas las constataciones.

• Realizar aportes que considere necesario para el mejor desarrollo de la auditoría

• Mantener al auditado informado del desarrollo.

• Proteger todos los documentos.

• Mantener confidencialidad.

• Ser objetivo y ético.

• Apoyar a los demás miembros del equipo auditor en el proceso de auditoria

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITOR LÍDER

• Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría.

• Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.

• Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SGI. Dar instrucciones al equipo auditor.

• Informar y comunicar al auditado, sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculos importantes durante el curso de la auditoría.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITORES ACOMPAÑANTES

• Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoría y consignar las observaciones.

• Cooperar con el auditor líder.

• Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.

• Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoría. Respetar la deontología profesional.

• Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGI auditado.

RESPONSABILIDADES AUDITADO

• Informar al personal afectado, sobre el objeto y finalidad de la auditoría; designar al personal de apoyo que acompañara al equipo auditor en determinadas actividades de la auditoría.

• Poner a disposición del equipo auditor, los medios necesarios para asegurar el desarrollo óptimo de la auditoría.

• Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.

• Establecer e implementar las acciones correctivas, atendiendo al informe de la auditoría.

Leonardo González

ETAPAS DEL PROCESO AUDITOR

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

Para llevar a cabo una buena auditoria interna, la preparación es de suma importancia.

Esta preparación consiste en una serie de diferentes elementos, como:

- Determinación del alcance de la auditoria.

- Estudio de los documentos importantes.

- Acordar el itinerario o programa de auditoria.

- Preparación de listas de verificación o cuestionarios.

Revisión preliminar del Sistema de Gestión Integral auditado

- Si el Sistema de Gestión Integral no es el adecuado, conviene no continuar con la auditoría.

- Sirve de base para preparar la auditoría y analizar el SGI auditado.

Documentos de trabajo

- Listas de verificación para cada elemento del SGI.

- Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias.

Tareas del equipo auditor

- Conviene asignar a cada miembro del equipo auditor, la auditoría de elementos específicos del Sistema de Gestión Integral. Esta asignación será hecha por el auditor líder.

Plan de la auditoría

- Presentado y conocido con antelación.

- Flexible para permitir cambios durante la auditoría.

- Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditoría, áreas a auditar.

Estudio de los documentos relevantes

Una vez que sea establecido el alcance de la auditoria con el Auditor Líder, es el momento de llevar a cabo una revisión inicial de los documentos relativos a la auditoria, los cuales normalmente consisten en:

a) El Manual de Calidad, caracterización y procedimientos aplicables al proceso auditado.

b) Documentos y especificaciones que soportan formalmente al proceso auditado.

c) Los hallazgos y observaciones encontradas en la última auditoria, así como cualquier lista de verificación de que se disponga, ambos aplicables al proceso a ser auditado.

d) Registros del análisis de las acciones correctivas relativas al proceso.

EJECUCUÓN DE LA AUDITORÍA

Los responsables de la gestión del programa de auditoría deben:

• Establecer los objetivos y la extensión del programa de auditoría.

• Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.

• Asegurarse de la implementación del programa de auditoría.

• Controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.

Es importante resaltar que para la gestión de un programa de auditoría se debe aplicar el ciclo PHVA (Planear, Hacer Verificar y Actuar).

Planear

- Elaborar un programa de auditorías.

- Iniciar la auditoría.

- Definir los objetivos, el alcance y los criterios.

- Definir los recursos.

- Revisar el procedimiento.

- Designar el auditor líder.

- Determinar la viabilidad.

- Conformar el equipo auditor.

- Revisar documentos.

- Preparar la auditoría de campo.

- Preparar los documentos de trabajo: plan de auditoría, lista de verificación y solicitud de acciones correctivas.

- Asignar trabajo al equipo auditor.

Hacer

- Realizar la auditoría de campo.

- Efectuar la reunión de apertura.

- Definir los canales de comunicación.

- Recolectar y verificar la información.

- Generar los hallazgos de la auditoría.

- Preparar las conclusiones de la auditoría.

Realizar la reunión de cierre.

Actuar - Realizar actividades complementarias.

- Realizar mejoras al programa de auditoría.

Verificar

- Preparar, aprobar y distribuir el informe.

- Terminar la auditoría.

- Seguimiento y revisión.

- Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de mejoramiento.

- Identificar las oportunidades de mejora.

José Sánchez

Elaboración del programa de auditoría

Anualmente se presenta y aprueba por el Comité Rectoral el Programa de Auditorías Internas para la verificación de la conformidad del Sistema de Gestión Integral, teniendo en cuenta las necesidades de la Institución.

Un programa de auditoría también

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