Proceso De Auditoria

UNIDAD 2 PROCESO PARA REALIZAR UNA AUDITORIA

Métodos para el desarrollo de una auditoria.

El término “método” proviene del griego “métodos” que significa camino, vía, medio para llegar al fin.

Para el desarrollo de la auditoria administrativa, se requiere un método de trabajo que incluye un conjunto de técnicas para recopilar información que se constituye de evidencias y soportes para observaciones y recomendaciones a entregar a la alta gerencia a través del informe.

La metodología tiene el propósito de servir como marco de actuación para las acciones en sus diferentes fases de ejecución se realicen en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite para una profundidad con que se revisara y aplicara, análisis administrativo para garantizar el manejo el manejo oportuno y objetivo de los resultados

Las etapas para el desarrollo de la auditoria administrativa

PLANEACIÓN

Investigación preliminar

Una vez definida el área y factores a auditar, se requiere de una investigación preliminar para determinar la situación administrativa del ente a auditar.

Implica necesidad de revisar la normatividad técnica y legal, información, del campo de trabajo y documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.

Para realizar la investigación preliminar es conveniente considerar lo siguiente:

 Determinar las necesidades especificas

 Identificar los factores que requieren de atención

 Definir estrategias de acción

 Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue

 Describir la jerarquización, naturaleza y exclusión de los factores

 Especificar el perfil del auditor

 Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Proyecto de auditoria

Con la información preliminar se prepara la indagación necesaria para instrumentar la auditoria, considerando 2 apartados:

Propuesta técnica Programa de trabajo

Naturaleza: tipo de auditoria que se pretende Identificación: nombre de la auditoria

Alcance: áreas de aplicación Responsables: auditor a cargo de su implementación

Antecedentes: recuento de auditorías y estudios de mejoras Área: universo bajo estudio

Estrategia: la manera para orientar el curso de acción y asignación de recursos Clave: numero progresivo de las actividades estimadas

Justificación: demostración de la necesidad Actitud: pasos específicos para captar y examinar la información

Acciones: iniciativas o actividades para su ejecución Fases: definición del orden o secuencia para realizar las actividades

Recursos: recursos humanos, materiales, tecnológicos. Calendario: fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase

Costo: estimación global y especifica de recursos fin. Necesarios Representación grafica: descripción de las acciones en cuadros e imágenes.

Resultados : beneficios que se esperan lograr Formato: presentación y resguardo de avances

Información complementaria: material e investigaciones que puedan servir como elementos de apoyo Reporte de avances: seguimiento de las acciones

Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances

Asignación de responsabilidades

Para iniciar se designa al autor o equipo de auditores, dependiendo de la magnitud o grado de complejidad

El designado puede ser el titular del órgano interno de control, un directivo de línea o el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de la organización, pero el designado debe tener conocimientos y experiencia en la implementación de auditoría administrativa.

La empresa puede optar por contratar un servicio externo especializado, o estructurar un equipo k incluya tanto personal.

Capacitación:

Es necesario capacitar a la persona o equipo designado en el manejo del método y mecanismos para obtener la información, en el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoria.

Se da a conocer el objetivo, las áreas involucradas, la calendarización de las actividades, los documentos soporte, el inventario estimado de información a captar, la distribución de las cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar y los mecanismos de coordinación y supervisión establecidos.

Es conveniente implementar una campaña de sensibilización en los diversos niveles de la empresa para promover un clima de confianza y colaboración

Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable a fin de procurarse una imagen positiva, lo que felicitara su tarea y estimulará la participación activa del personal de la empresa.

Diagnostico preliminar

Con base al conocimiento de la empresa aun no existiendo los elementos de juicio documentados, se debe preparar un marco de referencia k fundamente la razón por lo k surge la necesidad d auditar para ello se consideran los siguientes elementos.

1. Naturaleza d la empresa

• Creación de la organización

• Cambios en su forma jurídica

• Conversión del objeto en estrategias

• Manejo de la delegación de facultades

2.- Infraestructura

• Esquema de operación (procesos/funciones)

• Modificaciones a la estructura organizacional

• Programación institucional

• Nivel d desarrollo tecnológico

3.- Forma de operación

• Desempeño registrado

• Logros alcanzados

• Expectativas no cumplidas

• Proceso de toma de decisiones

4.- Posición competitiva

• Naturaleza dimensión, sector y giro industrial de la empresa

• Competencias centrales

• Clientes, proveedores y competidores

Instrumentación de la auditoria administrativa

Una vez definidos los factores a analizar y las fuentes de información viables, y habiendo preparado el proyecto de auditoría con la sustentación de la propuesta técnica como el programa de trabajo, con la asignación de responsabilidad, capacitación necesaria, considerando el diagnostico preliminar, se procede a la instrumentación de la auditoría.

En esta etapa se selecciona y aplican las técnicas de recolección que considera viables, la selección de instrumentos de medición, el manejo de los papeles de trabajo y videncias, así como la supervisión necesaria para mantener la coordinación eficaz.

La recopilación de información debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible el examen objetivo para evitar errores de interpretación k causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o en su caso suspenderla.

El auditor necesita hechos relevantes sobre los cuales fundamentar conclusiones y recomendaciones, debiendo acudir a múltiples fuentes de información de la empresa como: registros, manuales, métodos, y procedimientos de operación, equipo, personas etc.

Recolectar datos implica 3 actividades vinculadas entre sí:

1. Seleccionar un instrumento de medición de los disponibles en el estudio del comportamiento o desarrollar el instrumento de recolección de los datos; debe ser confiables para poder basarse en sus resultados

2. Aplicar el instrumento de medición para obtener las observaciones y mediciones de las variables k son de interés para el estudio, medir variables

3. Preparar las mediciones obtenidas para k puedan analizarse correctamente.

Obtención de la información

La recolección de información debe hacerse por los medios adecuados, de manera k se obtengan los datos claros y completos y suficientemente detallados para integrar la red de información en k habrá d fundamentar su estudio.

Instrumentos de obtención de información

 Cuestionarios

 Entrevistas

 Cedulas

 Acceso a redes d información

 Investigación documental

 Listas de confrontación o verificación: listado de diversos puntos que se tienen que cumplir utilizado mucho en calidad ,en donde se tiene un listado de una serie de estándares que tiene que ser y si no lo son por k no estan

 Observación directa de hechos y registros:

a) Cuestionario: mecanismo para obtener respuesta a ciertas preguntas, utilizando una forma escrita que el encargado llene o redacte por si mismo, no constituye una prueba, sino debe considerar como un instrumento y que toda la información obtenida a través de cuestionarios, debe ser completada y verificada por medio d la observación d hechos o d registros

b) Entrevista: tiene por objeto obtener información d personas enteradas de la situación vigente y de los problemas k se estudian, sirve para confirmar y aclarar la información obtenida por otros medios; se tiene contacto directo con el entrevistado, además de las respuestas se puede percibir actitudes u recibir comentarios.

Las reglas a seguir por un auditor al realizar una entrevista son:

 Deberá iniciarse explicando al interrogado el fin que se persigue y los beneficios

 Se creara un ambiente de confianza entre el auditor y el interrogado

 Se permitirá al interrogado expresar sus ideas sin ninguna presión

 Se formularan preguntas concretas e individuales

 Se anotaran inmediatamente todas las respuestas obtenidas

 Se eliminaran

...