Para qué sirve un plan de Relaciones Publicas?

Rojas, O. 2008

Un plan de relaciones públicas es un documento escrito (el plan que no está escrito no existe), estos planes no siguen un orden o modelo estricto a seguir para la realización del mismo. También conocido como programa de relaciones públicas por algunos autores es hablar de tácticas, los tiempos y los recursos que se utilizarán para implementar la estrategia de comunicación de una organización en una secuencia y en un tiempo determinado, asimismo, debe considerar todos los recursos, tanto humanos como materiales, y el acceso a las altas instancias de la empresa.

¿Para qué sirve un plan de Relaciones Publicas?

sábado, junio 22, 2013, Kevin Vásquez

Nos permite afianzarla, incrementar la comunicación entre sus públicos internos como externos, consolidar sus vínculos con otras entidades y manifestar una favorable y definida opinión de su estructura, desarrollo, planes, programas y resultados obtenidos. Debemos recordar que un plan de relaciones públicas no tiene una estructura definida o un modelo a seguir, varía de acuerdo a las necesidades comunicacionales de la empresa. Y su éxito depende en gran medida de la creatividad y la adaptación al contexto de la empresa. Para crear un plan de relaciones públicas es necesario tener tiempo, conocimiento y entender a la empresa y a los cliente.

¿Por qué es importante tener un plan de relaciones públicas?

1. Es una estrategia de comunicación.

2. No puedes comenzar el año sin tener un rumbo en tus actividades de comunicación que se apegue a los objetivos corporativos.

3. Se ahorra más tiempo a largo plazo.

4. Se ahorra dinero haciendo que nos alejemos de costosos errores

Su valor radica en que es esencial que se piense detenidamente en lo que hay que hacer, y con qué secuencia, para alcanzar los objetivos de la organización.

La planificación debe ser estratégica, es decir, consiste en decidir dónde se quiere estar en el futuro (el fin) y cómo se llega hasta ahí (las estrategias).

Es importante conocer sus objetivos, y qué hacer para conseguirlos, antes de tomar cualquier proyecto de publicidad. Un plan hace que sea más fácil no desviarse, monitorizar su progreso, y corregir los errores en el camino.

Además, un plan detallado y bien presentado le puede dar una gran ventaja sobre sus competidores. Una campaña bien planificada de RP puede ser incluso más eficaz que las estrategias de la publicidad cara.

A continuación se presenta un esquema muy básico de lo que debe contener un plan de relaciones públicas:

1. Objetivo general

2.Objetivos específicos

3.Consideraciones generales

4.Posicionamiento: Actual y proyectado

5.Estrategia y tácticas

6.Mensajes clave

7.Herramientas de comunicación

8.Acciones puntuales por audiencia específica

9.Medición, evaluación y análisis de resultados

De preferencia los planes se hacen ha periodos anuales o más cortos.

Herramientas para llevar a cabo un plan de relaciones públicas.

Las tácticas son las acciones que realizaran los profesionales de RRPP utilizando herramientas como:

+Sondeos: Para poder analizar el público es necesario realizar un sondeo. Un sondeo de opinión es una encuesta que se utiliza para conocer las preferencias del público ante una serie de variables. De esta manera, se logra tener una mayor visión del mismo. Además, esto le proporcionará a la empresa datos como la franja etaria y el sexo del público que más concurre; también le será útil para saber el nivel de información que tienen sobre la organización.

+Notas de prensa: La nota o comunicado de prensa es la herramienta básica del trabajo de relaciones públicas, en el aspecto de relaciones con los medios, mejor conocido como gabinete de prensa. Es un escrito que reúne la información fundamental sobre algún tema, persona y/o producto, que se envía a los medios de comunicación para que éstos se encarguen de difundirla entre la población.

+Dossier: Un dossier de prensa es una herramienta utilizada en lasrelaciones públicas. Documento básico de toda campaña de relaciones públicas que contiene información que refuerza y complementa a una nota de prensa, que a diferencia de ésta tiene una importancia documental más que noticiosa, pero que también puede y debe tener valor periodístico en sí mismo.

La extensión de un dossier de prensa varía, sin que sea recomendable ofrecer un documento demasiado extenso, salvo que la información que contenga no pueda ser resumida sin que esto pueda dar pie a confusión entre los periodistas.

+Conferencias de prensa: convocatoria organizada de los medios. Con lugar físico, horario y designación de aquellos que van a hablar. Es solicitada con una cierta anticipación.

Una conferencia de prensa es un evento con un propósito claro. Básicamente, es una reunión de reporteros para anunciar algo y para presentar a expertos que responderán a las preguntas. Tal vez esté anunciando una donación para financiar las operaciones de rescate, la lista de las necesidades más urgentes del país, el número de muertos y accidentados en el desastre u otras noticias importantes similares.

+Rueda de prensa: es mas informal que la conferencia de prensa. La prensa rodea al protagonista. Se organiza a nivel de que hay algo importante que comunicar. Es una mini conferencia.

+Calendario del plan de RRPP: el calendario determine los momentos en los que cada táctica tiene que realizarse. Su seguimiento asegura que todas las actividades tengan suficiente tiempo de preparación y sobre todo, evita que se deje algo a la improvisación. Un calendario tiene que ser realista y flexible.

+Inventariode herramientas: Un inventario de herramientas de comunicación se aplica en un plan de relaciones públicas para evaluar que herramienta es más viable para la empresa utilizar debido a sus necesidades y recursos.

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