Planeación y control de la empresa

Planeación y control de la empresa

1.- Explique por qué el Control es un factor clave en el proceso de la Dirección participativa hoy en día.

La dirección participativa  hoy en día está cada vez mas presente dentro de las empresas, esto debido a sus numerosas ventajas en cuanto a la eficiencia de los equipos, la diversificación de las ideas y sobretodo el sentimiento de pertenencia y motivación al ser participe en las decisiones importantes de la empresa.

Sin embargo a pesar de tener muchas ventajas en este tipo de dirección es muy importante tener siempre muy presente el control de los diferentes departamentos y niveles.

Esto debido a que la falta de control nos podría llevar a tener una gran problemática  de lo que yo considero serían los principales factores a tener en cuenta en caso no llevar un control correcto. Primero tendríamos demasiadas propuestas y la falta de control en este tema podría llevarnos a priorizar asuntos que talvez no sean los de mayor importancia para la empresa.

En relación a los tiempos de las decisiones tomadas por la empresa el descontrol en cuanto a este aspecto nos llevaría a ralentizar el proceso debido a que por la misma filosofía de la dirección muchas personas estarían involucradas en las decisiones y sin un flujo bien controlado de las decisiones podríamos encontrarnos con procesos muy largos .

En este mismo sentido en caso de la partida de algun elemento importante dentro de la organización, tendríamos una complicación en la transiscion del puesto como resultante del control ineficiente. Debido al involucramiento de muchas personas en las tomas de decisiones podemos tener procesos en que, en el caso de no tener un control eficaz sería muy complicado para el nuevo elemento de absorver las funciones del colaborador anterior.

2.- Identifique las fases del Control en la actividad que está a su cargo.

En mi caso como gerente de compras en la empresa donde laboro actualmente, hay varias fases de control en cuanto a la compra de insumos necesarios para la operación de la empresa.

El primer control es una requisición de compra por parte de cualquiera de los departamentos, esta requisicion viene acompañada de una hoja de control donde se detalla la necesidad del área.

Despues el jefe de compras analiza la viabilidad de la requisición y en caso de ser aceptada, realiza al menos 2 cotizaciones del material requerido.

Una vez que tenemos la requisicion y las 2 cotizaciones la papelería pasa a la gerencia, en esta fase se hace un análisis de todas las requisiciones para darle prioridad a las mas urgentes y administrar el presupuesto de manera a que no se detenga la producción en la empresa.

Una vez autorizada la requisición el auxiliar de compras lleva a cabo el pago de las requisiciones en el orden que la gerencia le indicó.

La ultima fase de control corresponde a las facturas que el auxiliar de compras tiene que traer de regreso un vez hecha la compra para validar los presupuestos y pasar las facturas al área de contabilidad.

3.- Ejemplifique una norma Cuantitativa y otra Cualitativa en su área de competencia.

Una norma cualitativa que podría mencionar en mi departamento es el área de mejora continua en donde cualquier persona que tenga una idea o aportación a la mejora y optimización de los procesos puede registrar su idea y ponerla a votación para ver si esta se implementa.

En este tipo de decisiones el ultimo filtro de control es el Gerente general quien en conjunto con los gerentes de área determinan si es viable y la propuesta representa una mejora para los procesos.

Una norma cuantitativa en el área de compras seria el control de inventarios en donde se lleva un control riguroso después de la compra de insumos. Esto llevado a cabo con registros de entrada y salida quienes ligado al sistema de la empresa se actualizan en tiempo real y mantienen el inventario actualizado de manera que es muy claro identificar  cuando un insumo esta por terminarse, de esta manera podemos prevenir el la falta del mismo.

4.-¿Qué tipo de metas básicas podrían establecerse para el Control de la Calidad en su área de responsabilidad?

Las metas básicas que se podrían establecer en el área de compras serian tener un termómetro de incidentes en los que la producción paró por falta de insumos durante el mes. De esta manera en caso de tener mas de un incidente mensualmente una revisión de los procesos seria necesaria ya que detener la producción representan perdidas muy grandes para la empresa. También podríamos establecer metas de ahorro por medio de las cotizaciones, es decir que el jefe de compras tendría que realizar un análisis de los ahorros logrados al hacer diferentes cotizaciones antes de aceptar la requisición de compra.

Asegurar la calidad de los insumos comprados y minimizar el desperdicio por parte de los transportadores de material, teniendo como maximon un 3% de desperdicio a la hora de las entregas de insumos, esto seria logrado a travez de un control muy preciso al momento dela recepción de los materiales

5.- Sugiera un ejemplo de Pre-Control en su actividad a cargo.

En el área donde yo me encuentro el ultimo filtro soy yo, sin embargo desde haceun tiempo hemos estado trabajando en un pre-control de documentación, donde con la ayuda del software interno de la empresa el jefe de compras registra toda la documentación que acompaña la requisicion de compra incial. Esto con el fin de evitar que la requisicion llegue al ultimo filtro faltando algun documento o firma.

Es básicamente una guía en la que se muestra el numero de requisicion y para mi es muy facil identificar en que fase de control se encuentra y si la fase anterior está al 100%.

6.- ¿En qué condiciones debe un gerente ser totalmente responsable de su actuación?

Un gerente de área es el líder de su área, y como tal debe de tener muy claro cuales son las funciones de cada elemento de su departamento. Esto resulta en que un gerente debe de establecer medidas de control con las cuales el pueda verificar que las actividades que desempeña su equipo sean llevadas a cabo de la manera correcta. Para que en caso tener alguna falla en uno de los niveles de la organización el gerente pueda identificarla y tomar acción. Aunque no seria un error de manera directa del gerente, el tiene  la responsabilidad de brindar a su equipo las herramientas necesarias para desarrollar las tareas asignadas y además supervisarlas. Es por esto que considero que un gerente siempre es responsable de su actuación pero ademas es responsable del correcto actuar de su equipo pues debe liderar y guiar a su equipo siempre hacia la eficiencia.

...