Planeación y diseño de instalaciones empresa congelados FOODS S.A

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• INTRODUCCIÓN

El diseño organizacional es el arte de organizar, diseñar  y administrar  una  organización, con la finalidad de facilitar las tareas a realizar o funciones y así mismo generar un clima organizacional significativo dentro de ella  y de esa forma lograr la eficiencia, productividad,  eficacia y competitividad. El gran reto de todos los gerentes de una organización es el crear una organización con características ya mencionadas y de esta forma lograr tener una empresa que genere rendimientos; en este mismo tenor los gerentes deben de realizar la construcción de una estructura fuerte con cimientos bien definidos, en donde los puestos de trabajos o departamentos se encuentren bien establecidos con el fin de lograr los resultados deseados.

Cuando se busca  la creación de una estructura organizacional dentro de la empresa son varios los aspectos que se deben tomar en cuenta, como lo son los modelos a implementar (modelos mecánico y orgánico). Dependiendo del tipo de empresa y del entorno en el que se encuentre la misma, es el modelo que se debe aplicar, un modelo mecánico se debe implementar en entornos estables, una de las características fundamentales es que no se consideran a las personas como tales, sino como piezas que encajan perfectamente y trabajan en coordinación y sinergia. De la misma forma se observó que para entornos cambiantes y turbulentos es necesario aplicar el modelo orgánico,  en donde existe una relación informal y en donde usualmente los encargados consultan a los subordinados en cuanto a toma de decisiones.

Otros de los aspectos que se deben tomar en cuenta  para la creación de una estructura organizacional es el tamaño de la organización, la tecnología que se implementa y el ambiente que prevalece; el tamaño de la organización nos dice que tipo de modelo se aplicará, un ejemplo es, si la organización es grande es lógico que la aplicación de un modelo orgánico va a llevar a la organización a conflictos por qué no se podría asumir una comunicación entre cada persona que esté involucrada dentro de la empresa, cuando se habla de la tecnología se tiene que analizar el avance tecnológico que se tiene dentro de la empresa y de esa forma tomar en cuenta los criterios para la creación e implementación de nueva tecnología.

Cuando se habla del ambiente de la empresa, se debe de tomar en cuenta el entorno de la empresa, muchas de las veces la competencia nos lleva a tomar decisiones de cambio que pueden servir para la mejora continua.

Para la creación de una estructura organizacional es necesario implementar el modelo que más se adapte, sin antes haber  analizado el tamaño de la organización, la tecnología y el ambiente,  es necesario aplicar sistemas de gestión de calidad  así como también la innovación; al tener productos o al dar un servicio de buena calidad e innovador estaremos estandarizando nuestros sistemas y fortaleciendo nuestra organización y de esta forma lograremos una organización productiva, competitiva y de constante crecimiento.

• PLANEACIÓN DEL ESTUDIO.

Esta investigación es de tipo descriptivo dado que se busca una descripción exacta de las condiciones actuales de la empresa objeto de estudio, congelados FOODS S.A., donde a partir de diferentes métodos para la recolección de datos, el análisis e interpretación adecuada de éstos se podrá presentar como resultado el objeto de este Proyecto.

Hoy en día las nuevas tendencias, sociales, económicas, demográficas y tecnológicas obligan a cambios en las organizaciones y el personal. La exigencia del consumidor es cada vez mayor, frente a estas tendencias se hace necesaria la implementación de nuevos mecanismos, estrategias, diseños estructurales que nos permitan ser más competitivos. Esto, se liga directamente a los puestos diseñados para la organización, ya que ellos son los generadores de los procesos que se desarrollan para lograr productividad y eficiencia. VENTURA FOODS S. A., tiene 28 años de fundada, cuenta con una planta de personal de aproximadamente 35 empleados, con presencia en Cartagena, Barranquilla, San Andrés, Bucaramanga, Bogotá y sus alrededores; sus productos son comercializados por grandes almacenes de cadena tales como: Súper almacenes Olímpica, Almacenes Éxito, Carulla, Carrefour y el canal institucional que están comprendido por los hoteles y clubes; como lo es el Hotel Decamerón, Hotel Santa Clara, Hilton, Las Américas, Club de suboficiales, Club Unión, entre otros. Es una empresa familiar que aunque tiene posicionamiento en el mercado de alimentos congelados, tiene muchas falencias en su funcionamiento interno, ya que no cuenta con la Estructura Organizacional ni las directrices adecuadas para la eficiencia y eficacia en el desarrollo de su actividad económica. Actualmente, congelados FOODS S.A. no cuenta con una Estructura Organizacional que le permita la orientación del personal en cuanto a sus funciones y responsabilidades y, adicional a esto no cuenta con descripciones de los perfiles para cada cargo.  Frente a esta problemática se requiere de un análisis de las condiciones actuales, análisis y descripción de perfiles de cargos que permita conocer claramente las funciones y responsabilidades de cada empleado, líneas de comunicación y autoridad, entre otros aspectos que contribuirán a la permanencia, mejora y mayor cobertura de sus productos en el mercado objetivo, esto, mediante un diagnóstico general y diseño de un plan de acción para la implementación del mismo, de esta manera contribuir en el mejoramiento de sus procesos y rendimiento de las áreas que conforman a congelados FOODS S.A.

• AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIO.

Se cuenta con la autorización del gerente de la empresa, se realizó un documento que transcribe la necesidad del proyecto con las firmas de todos los niveles jerárquicos de la empresa.

• RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

En esta investigación la información será adquirida mediante:

Fuente Primaria: Para la recolección de datos de primera mano se identifican diferentes fuentes como la observación directa, los documentos, registros y las personas que laboran actualmente en la empresa congelados FOODS S.A., los cuales serán recolectados mediante técnicas como la inspección documental, entrevistas y encuestas.

Fuente Secundaria: Como soporte para el análisis adecuado de los datos recolectados se buscará el apoyo de textos, libros, investigaciones similares relacionadas con el tema de este Proyecto de Grado.

• ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS.

Para realizar el análisis de la situación actual de la Estructura Organizacional de la empresa congelados FOODS S.A, se realizó un diagnostico mediante la observación directa en las diferentes áreas existentes en la empresa y la realización de entrevistas al personal que la conforma tanto del área administrativa como operativa, el resultado de esta actividad de recolección de datos. La entrevista fue realizada al total del personal existente en las instalaciones de congelados FOODS S.A., es decir 35 personas, siendo de este grupo 11 personas de la parte administrativa y la diferencia de la parte operativa. Mediante esta actividad de observación y entrevista llevada a cabo se generó un diagnostico que da a conocer ciertas condiciones que pueden impedir su crecimiento y sostenibilidad en el mercado; condiciones de carácter interno (Debilidades y Fortalezas), y de carácter externo (Oportunidades y Amenazas), con base a estas evidencias u observaciones se procura generar un plan de acción como recomendaciones para la empresa, teniendo mayor relevancia las evidencias de carácter interno, sobre las cuales se enfoca este proyecto y se le da cumplimiento a los objetivos iniciales del mismo. Como resultado de la actividad realizada de recolección de información y procurando ampliar la información contenida y detallada, se dan a conocer otras condiciones generales observadas al interior de la empresa objeto de estudio: - Aunque se encuentra definida la Misión, Visión y Política de Calidad, ninguno de los miembros de la empresa tiene conocimiento y/o claridad de estos. - El “organigrama” existente es vacío, no se evidencia en el los cargos que actualmente se encuentran activos en la empresa, líneas de mando, tampoco áreas funcionales, este documento está bajo la responsabilidad del área de Gestión Humana pero no es de conocimiento del resto del equipo de trabajo.

• Se observó que diferentes cargos pueden estar bajo la responsabilidad, en la ejecución de sus actividades, de una misma persona, generando de acuerdo al resultado de la entrevista, bajo rendimiento y confusión.
• La organización cumple con aspectos legales exigidos para su funcionamiento como seguridad social, salud, requisitos para realizar su actividad económica, entre otras.
• En el Área de Producción no se lleva a cabo una planeación para el cumplimiento de pedidos, es evidente la improvisación en la producción, no se lleva un control del inventario de materia prima.
• No existe un programa de mantenimiento preventivo de ninguno de los equipos, refiriéndonos tanto a la maquinaría para la producción como a equipos de cómputo.
• El Área de Control de Calidad del producto se encuentra bajo la responsabilidad del responsable de producción, siendo así, la misma persona “juez y parte” del proceso.
• El observa, por medio de referencias, que hay lealtad por parte de los clientes, pero más por tradición y calidad del producto que por la gestión del Área Comercial, no realiza actividades para la identificación de aspectos por mejorar, conocimiento de necesidades del mercado, seguimiento post-venta, tratamiento de quejas y reclamos que se presenten.
• No existe control sobre las compras que se realizan, no son registradas en ninguna parte, tampoco se generan órdenes de compra a los proveedores, no existe listado de proveedores ni evaluación sobre los mismos.
• No se evidencia la implementación de indicadores de gestión en ningún proceso para la medición de su rendimiento y logro de los objetivos.

En general, se observa que las actividades que se realizan en la empresa se encuentran soportadas bajo las personas más no sobre los cargos, evidenciándose esto en que el último ingreso de personal a la empresa tiene 2 años de antigüedad, los demás llegan hasta los 36 años al interior de la compañía, realizando las mismas actividades, las cuales no están plasmadas en ningún Manual o Procedimiento.

• ELABORACIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.

Objetivo General: Diseñar una Estructura Organizacional a la empresa congelados FOODS S.A. para contribuir a su mejoramiento.

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