Planificación del proceso de compras Cayre IPS

PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS CAYRE IPS

Jhon Favi Rincón Ramírez

FUAC Universidad Autónoma de Colombia

Ingeniería Industrial

2023

Resumen        5

El Problema        6

Descripción del problema        6

Productos que almacena la entidad        6

Proveedores        6

Ubicación de los productos        6

Sistema de inventarios y software        7

Despacho de productos        7

Devoluciones        8

Objetivos        8

Objetivo General        8

Objetivos Específicos        8

Marco Teórico        9

Estructura del Almacén        9

Sistema Logístico Integral        10

Costos Logísticos        11

Indicadores de Gestión logística        11

Cadena de Suministro        11

Áreas de la gestión de la cadena de suministro        12

Gestión de Almacenes        12

Almacén        12

Función de Actividades de Almacén        12

Almacenamiento        13

Principios para almacenar        13

Características de Inventario        13

Valoración de Inventario        15

Medios de Almacenamiento        16

Resumen

El presente trabajo tiene como finalidad la elaboración de una propuesta para la previsión de demanda de materiales en la IPS Colsubsidio, utilizando conceptos de Gestión de la Cadena de Suministro y gestión logística que se ajusten a las necesidades del área de compras, para finalmente profundizar en el comportamiento de la Demanda, que permitan ajustar las decisiones en el momento de realizar la planeación del abastecimiento, con el fin de evitar la ruptura de stocks que ponga en riesgo la prestación del servicio, cumpliendo con las políticas de servicio oportuno y abastecimiento responsable , minimizando el exceso de inventario en el almacén. Actualmente la empresa realiza los pronósticos de demandas por enfoque intuitivo, basados en el histórico del año anterior y por criterio propio verifican si es necesario aumentar o disminuir la cantidad de pedido. Actualmente la empresa no utiliza ningún modelo de pronóstico establecido para estimar los pedidos, debido a que, no se ha realizado un estudio apropiado que identifique el mejor modelo de pronóstico que permita estandarizar el proceso de planeación.

Generalidades

Descripción del problema

La empresa donde se realizará el estudio presenta varias anomalías, desde sus inicios se ha manejado de acuerdo al vaivén de las circunstancias, prestando poca atención a su proceso operativo y logístico, no cuentan con un sistema que sirva de apoyo a la gestión de inventarios ni que proporcione información actualizada acerca del stock de los productos, tampoco posee un sistema de gestión de almacenamiento, ni una correcta distribución interna, lo cual hace que sus bodega no sean precisamente un lugar apropiado para el almacenamiento de los productos.

Esto ha provocado que desarrollen diversos inconvenientes que afectan el despacho y la recepción de los productos, perdidas, demora en localización, acumulación, tiempos de entrega         tardíos y gastos en despacho de mercancía que no fue enviada con el pedido inicial.

Formulación

De acuerdo con lo mencionado anteriormente se sintetiza que la pregunta problema a resolver con este trabajo de grado es: ¿Cuál modelo optimizaría el proceso de planeación del abastecimiento que permita materializar las compras eficientes en Cayre IPS?

Productos que almacena la entidad

La bodega principal cuenta con inventario en los siguientes productos y se clasifican de la siguiente manera:

• Papelería
• Productos de aseo general
• Insumos médicos
• Medicamentos
• Partes de equipos biomédicos

Proveedores

Los proveedores con lo que se realizan la compra son proveedores fijos y en ocasiones no se realiza negociación y no se tienen las aprobaciones previas para la compra y no se realiza la validación de lotes y fecha de vencimiento.

Ubicación de los productos

La ubicación de todos los productos en el almacén está de manera una manera precaria, no hay ningún tipo de normativa o proceso el cual indique como debe ser el almacenamiento de los mismos, tampoco existe ninguna referencia para los productos ya que de la manera que son recibidos se apilan donde se encuentre un lugar correspondiente.

Sistema de inventarios y software

El Software el cual es utilizado es Excel, pero es utilizado de una manera simple para las compras que no se maneja ninguna herramienta de almacenamiento que controle lo que se encuentra en el almacén.

Despacho de productos

El despacho de los productos se realiza de manera manual sin ninguna planificación ni teniendo en cuenta los gastos de transporte

Figura 1

1.2 Objetivo

1.2.1 Objetivo General

Planificar el proceso de planeación del abastecimiento que permita ejecutar la compra de los insumos para Cayre IPS que optimice el sistema de gestión de los inventarios.

Objetivos Específicos

• Elaborar un diagnóstico de la cadena de abastecimiento
• Definir el modelo logístico y de planeación que se ajuste a las necesidades del proceso de compras.
• Aplicar metodología de planeación de necesidades brutas y netas

Diagnóstico del problema

Cayre IPS es una compañía con más de 20 años de trayectoria en el sector salud, prestando servicios: servicios asistenciales, inteligencia de medicamentos. Línea respiratoria, una empresa con gran crecimiento.

Cuenta actualmente con sede en Bogotá, Pereira, armenia, Cali, Manizales, dado esto requiere que sus unidades cuenten con el producto necesario para la prestación de los servicios.

Justificación

El propósito del presente proyecto es generar una propuesta que ayude a planificar de manera más eficiente la demanda de insumos para la IPS, a través de diferentes conceptos logísticos y modelos de pronósticos, debido a que se cuenta con el histórico de demandas que permiten la utilización de estos, y así estimar las compras con soporte de cálculo, descartando la manera actual de planeación. Definir el proceso logístico en la planeación de la demanda ayudara a enfocar los esfuerzos administrativos y operativos en las actividades que generan mayor valor, entrelazando los procesos y logrando mayor dinámica en el negocio. Razón por la cual, se considera que una previsión correcta ayudará a mejorar los niveles de inventario y la reducción de tiempo en reproceso administrativos en los procesos de compra extemporánea. La herramienta de pronósticos establece varias metodologías, con modelos matemáticos determinísticos diferentes, que evalúan las distintas variables presentes en los gráficos de comportamiento, aunque es imposible garantizar en un 100% la predicción futura por la aleatoriedad de factores internos y externos permite simular y realizar un acercamiento a la realidad, estableciendo comportamientos gráficos que reducen el nivel de riesgo e incertidumbre.

Metodología

Para realizar el diagnóstico de la planeación del proceso de compras para el centro de abastecimiento de la IPS Cayre, se debe establecer un proceso logístico estructurado, donde se evidencie las diferentes partes interesadas, realizando un diagrama del flujo logístico con las teorías y conocimientos logísticos adquiridos. Con el flujo logístico establecido se procederá a la focalización de herramientas como el SRM, Matrices y gráficos que ayuden a determinar el ciclo de compras en la IPS, con el fin de clasificar y dirigir los esfuerzos del área en las actividades de mayor complejidad, debido a su consumo de recursos y tiempo. Como eje principal, se trabajará en establecer la estimación de demandas con modelos de pronósticos, debido a la necesidad inmediata del área. Primero se utilizarán herramientas en gestión de datos que permitan la recolección y consolidación de datos determinísticos de las 7 compras realizadas dentro de los últimos 3 años (2017, 2018 y 2019) para organizar y analizar los datos. Posteriormente, el método de clasificación ABC permitirá identificar y clasificar los productos de acuerdo con su porcentaje de participación en el comportamiento histórico, permitiendo evaluar sobre qué insumos tendrán mayor relevancia a la hora de realizar el pronóstico, y que otros no generan un valor significativo en el proceso de planeación. Con los insumos agrupados y clasificados como A, se aplicará cada modelo de pronóstico evaluando su comportamiento gráfico e índices de error, definiendo las cantidades y ajustes necesarios que permitan disminuir el nivel de incertidumbre, reflejando de manera más precisa y verídica las necesidades de compra. Se contempla la solicitud extraordinaria de insumos debido a circunstancias de emergencia que puedan presentarse, y de la cual se necesite reevaluación del pedido de compra. Estas cantidades deben estar justificadas para la evaluación de pronósticos de cada año, debido a su naturaleza y escasa probabilidad de predicción, además de permitir diferenciar las cantidades de pedido que pueden alterar significativamente la variabilidad del pronóstico de cada mes.

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