Planificacion De Un Proyecto

1.4.1 Planificación de los parámetros de un proyecto (alcance, estructura, especificaciones y estimaciones de tiempo costo y recursos)

La consecución exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente (figura 1.1).

El alcance de un proyecto —llamado también alcance del trabajo— es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas por hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse) cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto. Por ejemplo, el alcance podría ser el trabajo de limpiar el suelo, de construir una casa y de poner la jardinería ornamental según las especificaciones hechas por el cliente y aceptadas por el contratista. El cliente espera que el alcance del trabajo se lleve a cabo con la calidad deseada. Así, en el proyecto de construcción de una casa, el cliente espera que la mano de obra sea de calidad óptima. No quedará satisfecho si se concluye la obra pero es difícil abrir y cerrar las ventanas, si las llaves de agua gotean o si la jardinería ornamental está llena de piedras.

El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un pre¬supuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que trabajan en él, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se encargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre otras cosas se presupuestará lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia de banquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotógrafos.

El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándo empezarán y terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y la persona o empresa que se encargarán de realizarlo. Puede ser la fecha de aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar una habitación más de la casa.

El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto, en determinada fecha y con entera satisfacción del cliente. Para facilitar su consecución, es importante elaborar un plan antes de iniciar el proyecto; en él se incluirán todas las actividades, los costos conexos y las estimaciones del tiempo necesario para concluirlas. Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto dentro de los límites del presupuesto y a tiempo.

Una vez comenzado un proyecto, algunas circunstancias imprevistas pueden poner en peligro el logro del objetivo respecto al alcance, al costo o al programa.

• El costo de algunos materiales puede ser más alto que la estimación inicial.

• El mal tiempo puede ocasionar retrasos.

• Quizá haya que rediseñar o modificar una pieza muy compleja de maquinaria automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeño.

El director del proyecto tiene la misión de prevenir, prever y superar ese tipo de circunstancias a fin de terminar el alcance del proyecto en el plazo fijado, sin rebasar el presupuesto y a entera satisfacción del cliente.

Una buena planeación y comunicación resultan indispensables para evitar que ocurran problemas o para atenuar en lo posible el impacto que tienen en el objetivo cuando se presenten. El director ha de planear y comunicar de antemano y de ofrecer liderazgo para que el equipo del proyecto consiga el objetivo.

La responsabilidad principal del director del proyecto consiste en asegurarse de que el cliente quede satisfecho. Para ello no basta concluir el proyecto dentro del presupuesto y a tiempo ni preguntarle al cliente —al final del proyecto— si está satisfecho. Se requiere una comunicación per¬manente con él para mantenerlo informado y averiguar si sus expectativas han cambiado. He aquí algunas maneras de lograrla: tener reuniones periódicas, presentarle informes sobre el avance, hablarle frecuentemente por teléfono y comunicarse con él por correo electrónico. Ello no se logrará si no se le hace que participe en forma activa en la ejecución. A lo largo del proyecto el director debe saber si el cliente está satisfecho o no. Si se comunica regularmente con él, demostrará un verdadero interés por cumplir con sus expectativas, además de que así evitará sorpresas desagradables más tarde.

Estimación de tiempos

La estimación del tiempo forma parte del proceso de Gestión del Tiempo de la Administración de Proyectos.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente:

1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto.

2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.

3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.

5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

Estimación de costos

La estimación de costes de una actividad es una evaluación cuantitativa de los costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede presentarse en forma de resumen o en detalle.

Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costes de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, y categorías

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