Planteamiento y toma de decisiones

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Objetivo: Realizar el planteamiento de una situación laboral y poder obtener la decisión más óptima para la resolución del problema.

Introducción

Para el propósito de esta tarea tratare de exponer de la mejor manera un problema que se dio en mi lugar de trabajo. Actualmente trabajo para una compañía de Staffing la cual radica en el estado de  Florida, Estados unidos. Su rubro principal es la contratación de personal para algunas empresas del estado de florida. Uno de sus clientes de mayor demanda es una Fábrica de cosméticos, la cual tiene 3 turnos de trabajo mañana, tarde y noche. Cada turno de trabajo funciona con alrededor de 300 personas que están alocadas dentro de los diferentes departamentos que comprenden la fábrica. El mes pasado (agosto 2018)  los directivos de la fábrica reportaron a nosotros una situación que se estaba dando en  los últimos 3 meses del año con el aumento de las horas extras u overtime como se le conoce en inglés. El tema les llamo la atención ya que la producción ya que a pesar de las horas extras de trabajo, la producción seguía siendo la misma que meses atrás cuando no se habían elevado los gastos en planilla por pago de horas extras por lo cual Decidimos hacer un planteamiento de la situación.

 Los aspectos que se deben contemplar e instrumentos de apoyo:

¿En qué consiste, realmente, el asunto o tema que se está analizando?  

El asunto principal es el incremento de las horas extras en los últimos 3 meses. Este problema está generando un aumento en el pago de planilla  para la fábrica ya que el pago de horas extras de trabajo se paga a un 50% más de lo regular.

¿En qué momento se produjo?  

Se produce desde el momento en que las horas de trabajo son incrementadas por encima del horario  regular de trabajo. Cada trabajador esta supuesto a hacer semanalmente 40 horas de trabajo, después de esas 40 horas el pago se considera overtime.

¿En qué áreas de la empresa se está produciendo?  

R/ El problema se está dando en todos los departamentos (Pressing, Manufacturing, F&A y Warehouse)

¿Quién es el responsable de la situación?  

Los directivos de la fábrica, los supervisores de cada departamento de trabajo y los supervisores de turno asignados a la compañía de Staffing.

¿Cómo se detectó la situación actual?  

R// El problema fue detectado por el departamentos de planeación y control y el área de Recursos Humanos de la compañía. Se detectó el incremento en los pagos de planilla y se deduce que el incremento se debe al pago de horas extras.

¿Cuáles son las causas y orígenes de la situación?  

El origen de la situación es la mala administración del tiempo en los horarios de trabajo establecidos. Las causas podrían ser:

• Malas decisiones por parte de los encargados a la hora de distribuir el trabajo.
• Errores en los procesos de trabajo.
• Pobre desempeño de los empleados.

¿Cuáles son las dimensiones de la situación?

R// Las dimensiones de esta situación abarcan toda la estructura de la empresa afectando no solamente el tema financiero y de producción, sino también creando conflicto en el ambiente de trabajo.

 ¿Qué sucedería si la situación se mantiene tal y como está ahora?

R// Si no se investiga a fondo la situación y no se toma acción sobre el tema, esto estaría generando un gasto no presupuestado para la compañía lo cual se verá reflejado en los estados financieros de la empresa al cierre de año.

Las trampas que presenta el planteamiento de una situación.

R// Como trampas podemos encontrar las siguientes:

• Dejar de poner atención en el asunto pensando que será una situación pasajera
• Pensar en que el hecho de que los empleados se queden horas adicionales cuando no se les requiere  es porque tienen un compromiso grande con la empresa
• Dejar la responsabilidad de solucionar el asunto solamente a los supervisores
• Pensar que el tema les corresponde solamente a los departamentos que descubrieron la situación
• Pensar que la situación se puede resolver solamente prohibiendo la estadía del personal después de las horas establecidas para cada turno, esto podría terminar siendo un problema para la producción.

Las directrices de acción que permiten elevar los niveles de eficacia del planteamiento.

Evaluación de la información sobre la situación bajo análisis

Teniendo en cuenta la información que se tiene sobre la situación encontramos que el problema principal es el incremento de las horas extras en la fábrica lo cual no tiene sentido ni razón justificada ya que la producción requerida por la gerencia sigue siendo la misma desde hace 6 meses, sin embargo para poder realizar esa misma producción los empleados han estado reportando horas extras en los últimos 3 meses lo cual perjudica la salud financiera de la empresa ya que sus costos de planilla se ven afectados y desfasados con lo presupuestado.  

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Problemas detectados:

1. El aumento de las horas de trabajo se puede atribuir a que los trabajadores necesitan más horas para terminar la producción debido a problemas con las maquinas.
2. Falta de capacidad de los trabajadores para poder realizar el trabajo lo cual necesita más del tiempo necesario para poder realizar la actividad.  
3. Entradas tardías de los trabajadores a su turno de trabajo lo cual genera atrasos en la producción y se requieren más horas de trabajo para poder completarla.
4. Falta de entrenamiento o capacitación constante hacía los trabajadores para que puedan realizar la actividad con los estándares y tiempos requeridos.
5. Supervisores no capacitados para el manejo del personal y realización de sus funciones en los tiempos requeridos.
6. Procesos de trabajo deficientes que se utilizan para distribuir los trabajos lo cual repercute en un mal aprovechamiento y perdida del tiempo.

Revisado y planteamiento de la situación según la información obtenida:

1. El aumento de las horas de trabajo se puede atribuir a que los trabajadores necesitan más horas para terminar la producción debido a problemas con las maquinas. Nuestro Análisis: Los problemas con las maquinas son reportados a diario y realmente puede ser un problema a considerar en el atraso  a la producción y por consiguiente llevar a alargar los turnos de trabajo para poder reponer las horas perdidas. Sin embargo los problemas reportados en los últimos 6 meses son leves sin efectos condicionantes en esta situación. 
2. Falta de capacidad de los trabajadores para poder realizar el trabajo lo cual necesita más del tiempo necesario para poder realizar la actividad. Nuestro Análisis: Este puede ser un problema que afecte directamente a la producción, sin embargo el personal contratado por nosotros (la agencia de Staffing) tiene que someterse a meticulosas pruebas de desempeño para poder ser contratados y en los últimos meses las quejas sobre este tema no han sido incidentes.
3. Entradas tardías de los trabajadores a su turno de trabajo lo cual genera atrasos en la producción y se requieren más horas de trabajo para poder completarla. Nuestro Análisis: Realizando un estudio en el sistema de registro de horas encontramos que en los últimos 3 meses las entradas tardías del personal han aumentado considerablemente lo cual podría ser uno de los factores principales en el alargamiento de los turnos de trabajo. 
4. Falta de entrenamiento o capacitación constante hacía los trabajadores para que puedan realizar la actividad con los estándares y tiempos requeridos. Nuestro Análisis: Nuestra investigación concluyo que definitivamente los empleados no reciben un entrenamiento y capacitaciones que les puedan ayudar a realizar mejor sus funciones, en especial en los últimos meses del año cuando se trabaja con nuevos productos. Esto puede ser un factor importante en el aumento de las horas de trabajo.
5. Supervisores no capacitados para el manejo del personal y realización de sus funciones en los tiempos requeridos. Nuestro análisis: Al igual que los trabajadores de menor rango, los supervisores tampoco reciben capacitaciones ni entrenamientos cuando se trabaja con nuevos productos en los últimos meses del año.

1. Procesos de trabajo deficientes que se utilizan para distribuir los trabajos lo cual repercute en un mal aprovechamiento y perdida del tiempo. Nuestro análisis: Los procesos de trabajo son una herramienta fundamental la realización de cualquier trabajo, especialmente cuando el tiempo y la producción van de la mano. En este caso los procesos de trabajo no se actualizan periódicamente y son tediosos e ineficientes, esto contribuye a la mala administración del tiempo.

Clasificación de los problemas detectados según su importancia:

1. Falta de entrenamiento o capacitación constante hacía los trabajadores para que puedan realizar la actividad con los estándares y tiempos requeridos.
2. Procesos de trabajo deficientes que se utilizan para distribuir los trabajos lo cual repercute en un mal aprovechamiento y perdida del tiempo.
3. Entradas tardías de los trabajadores a su turno de trabajo lo cual genera atrasos en la producción y se requieren más horas de trabajo para poder completarla
4. Supervisores no capacitados para el manejo del personal y realización de sus funciones en los tiempos requeridos.
5. El aumento de las horas de trabajo se puede atribuir a que los trabajadores necesitan más horas para terminar la producción debido a problemas con las maquinas
6. Falta de capacidad de los trabajadores para poder realizar el trabajo lo cual necesita más del tiempo necesario para poder realizar la actividad.

Decisiones y acciones  a tomar:

1. Se impartirán capacitaciones 3 veces por mes para que el personal pueda mejorar su eficiencia y estar altamente capacitado  con el desempeño de sus funciones y completar la producción en los tiempos estipulados.
2. Los procesos o flujos de trabajo se actualizarán mensualmente para una mejor optimización y distribución del tiempo.
3. Se llevara a cabo una revisión diaria de las entradas de los trabajadores, el trabajador que se esté reportando tarde a su estación de trabajo será amonestado por escrito y al obtener 3 amonestaciones será sustituido.
4. Los supervisores al igual que los trabajadores recibirán capacitación 3 veces por mes para poder desempeñar

Conclusión

Plantear un problema es afinar y estructurar formalmente una idea para poder analizar  comprender a fondo una situación y poder tomar la mejor decisión o decisiones para resolver un problema, específicamente cuando el problema es muy complejo. En la situación anteriormente analizada en este trabajo pude poner en práctica lo aprendido en la clase de “Toma de Decisiones” y pude comprender que cuanto más se conoce una situación, más fácil y eficaz será la decisión a la que se llegue y hay menores probabilidades de que se elija una decisión equivocada.

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