Manejo de caja

Procedimiento manejo de caja menor.

FP-A1-02

Elaborado Por.

Wilmer Rodriguez

Ingeniero de calidad

Fernando Olarte

Jefe Administrativo y contable

Aprobado Por.

Wilfredo Asensio

Gerencia General

1. OBJETIVO

Establecer las políticas internas para el correcto manejo de la caja menor que el área contable dispone en el proceso administrativo de la compañía.

1. ALCANCE

Los criterios documentados aplican a todos los procesos de la compañía.

1. DEFINICIONES

Caja menor: Es el fondo fijo establecido por la compañía para el uso de efectivo el cual se encuentra a cargo del auxiliar contable, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos identificados y definidos  por el ordenador del gasto  que sólo  tengan el carácter de urgentes e imprescindibles para el proceso y que no impliquen fraccionamiento. Son requeridos por las diferentes dependencias con el fin de garantizar el normal funcionamiento del proceso.

Gastos menores: Todos aquellos gastos que no superen un valor estándar máximo de 50.000 pesos efectivo.

Ordenador del gasto: Es el área o las áreas que presentan una solicitud o requerimiento para la compra de un bien o servicio necesario para evitar fallas o altercados en el flujo normal del proceso.

Pago de caja menor: Desembolso en efectivo hasta del 10% que se hace para la compra de un bien o la prestación de un servicio realizado por caja menor.

Provisionales: Desembolso  en efectivo hasta del 10% en efectivo que se hace para la compra de un bien o la prestación de un servicio realizado por caja menor que son temporales y los cuales se deben legalizar con un periodo inferior a 24 horas.

Recibo de caja menor: Documento establecido para el control de los pagos o provisionales dados por la caja menor.

Factura: Documento que soporta el gasto o la compra del  bien o servicio adquirido, que cumpla con todos los requisitos de ley 1231 de 2008.

Fondo: Recurso económico previsto en la caja menor para la ejecución del mismo.

1. CONSIDERACIONES GENERALES

1. La caja menor ha sido creada para gestionar los gastos menores de la compañía (desembolsos de rutina).
2. El monto y el número de cajas menores será establecido por el jefe administrativo de la compañía, y este monto debe comportarse entre 1’300.000 a 1’500.000 y nunca superar el valor máximo permitido para el manejo de la caja mejor.
3. La cantidad máxima de cajas menores en planta serán 2, que se manejarán de la siguiente manera:

1. Para solicitar un provisional o pago de transporte el ordenador del gasto debe diligenciar el formato correspondiente al tipo de desembolso solicitado
2. Todo provisional debe ser legalizado y soportado de la siguiente documentación:

• Factura en físico que cumpla con todos los requisitos de ley 1231 de 2008.

• Formato correspondiente: FP-A1-02F1: Formato Recibo de caja menor.

1. Todo desembolso provisional que se haya realizado al ordenador del gasto debe ser legalizado con la documentación necesaria en un periodo máximo de 24 horas, de lo contrario el solicitante debe responder por el monto económico para el cual se le hizo el desembolso.
2. El auxiliar contable debe manejar correctamente el monto establecido en el fondo de la siguiente manera:

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