Programa de Administración de Empresas

ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERÍA JULIO GARAVITO

PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Y COMPLEJO

GUIA: FUNCIÓN CONTROL

César A. Hernández R

Profesor de Planta

Programa de Administración de Empresas

4 de mayo de 2020

Antes de iniciar con el siguiente tema de control, quiero hacer una síntesis de algunas verdades sobre motivación.

1. No existe gente desmotivada: Lo que si abundan son subalternos desmotivados para hacer lo que la organización o los jefes quieren que hagan. Seguramente tienen motivos para no hacerlo o hacer lo contrario.
2. Toda conducta humana tiene un motivo, una causa, una razón consciente o inconsciente, pero muy importante para la organización.
3. Todo motivo esta basado en alguna necesidad insatisfecha, en un grado subjetivo diferente para cada persona.
4. Una necesidad insatisfecha, en un grado subjetivo, ya no motiva, a no ser que haya posibilidad de peder aquello que la satisface.
5. Toda persona actúa de una u otra manera, con algún propósito definido. Su conducta está orientada a lograr algún objetivo que la persona considera importante para si misma.
6.  Las personas nunca tienen satisfechas todas las necesidades. Existen varios niveles de necesidades, cuando se satisface un nivel, se activa otro.
7. Los factores higiénicos o de mantenimiento – extrínsecos al trabajo- disminuye la insatisfacción, pero no generan, ni aumentan la motivación.
8. Los factores motivacionales- intrínsecos al trabajo- generan y aumentan la motivación, producen satisfacción y minimizan los efectos de insatisfacción.
9. Mis suposiciones acerca de la naturaleza humana, es decir mis creencias y experiencias acerca de cómo son y como actúan las personas, condicionan mi comportamiento con los demás, de una manera muy consistente.
10. Nadie motiva a nadie. La motivación nace de la persona. Es algo intrínseco de los seres humanos que se activa de acuerdo con las características individuales y de las circunstancias del medio ambiente.        

FUNCIÓN CONTROL

Una vez estudiadas las funciones administrativas de planeación, organización y dirección, vamos  ahora estudiar la última función del proceso administrativo como lo es la función control.

Esta función es muy importante para la gestión administrativa dado que permite recoger lo que en un comienzo se pensó y programo desde la planeación. Es la función de permite medir el nivel de gestión. Recuerden: Lo que no se controla no se administra.  

El apoyo bibliográfico para esta guía puede ser el libro: Administración, del autor Steven Robbins -10 edición, además de otros libros de administración, en especial el libro Indicadores de Gestión del autor Mauricio Beltrán.

TEMARIO:

1. ¿Qué se entiende por control en las organizaciones?
2. Argumente claramente cuatro razones que fundamentan la importancia del control en las organizaciones.
3. ¿Cómo se vincula la función del control con otras funciones administrativas?
4.  ¿Por medio de un ejemplo explique cada uno de los elementos del proceso de control?

RESPUESTA

El proceso de control consiste en tres etapas: la medición del rendimiento real, la comparación de éste con una norma y la toma de medidas administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas. El proceso de control asume que ya existen normas de desempeño. Estas normas son las metas específicas establecidas durante el proceso de planeación y frente a las cuales se mide el progreso del desempeño.

Proceso de tres etapas que incluye:

1. la medición del rendimiento real,
2. la comparación de éste con una norma
3. la toma de medidas administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas.

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La primera etapa consiste en el conocimiento del desempeño real, para medir el desempeño real son la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos.

En primer lugar; como ejemplo En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad renovada control.

La segunda etapa consiste en determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar, para este un ejemplo seria: Se tiene una empresa que comercializa computadores de diferentes referencias sin embargo en el mes se disminuyó la venta de algunas marcas y por ende no se alcanzó la meta propuesta para dicho mes.

Por lo que el gerente debe saber reconocer cual es la causa de esta disminución y si es o no lo suficientemente significativa para disminuir la compra de este tipo de marca.

La tercera y última etapa del proceso de control es la toma de medidas administrativas. Los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción posibles: no hacer nada; corregir el desempeño real o revisar los estándares.

Por ejemplo; el dueño director de una franquicia podría ver que necesita más empleados en el mostrador para alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.

5. ¿Que son los estándares y como se emplean en las organizaciones?

RESPUESTA

Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa, Es el requisito mínimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo a la definición y objetivo que haya propuesto en su empresa. Lo cual significa en forma práctica lograr que todo el personal realice el mismo procedimiento en la misma forma para lograr el mismo resultado. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

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