SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN CON ENFOQUE EN PROCESO, BASADO EN EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN UNA EMPRESA DE PRODUCCIÓN DE TABACO

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN  CON ENFOQUE EN PROCESO, BASADO EN EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN UNA EMPRESA DE  PRODUCCIÓN DE TABACO

Alicia Rodríguez Ocampo

Universidad Central de las Villas, Cuba
yaimak@uclv.edu.cu 

Resumen: El Cuadro de Mando Integral  es una herramienta novedosa y muy importante para la creación de sistemas de control de gestión en cualquier organización que en estos momentos se plantee la posibilidad de ser competitiva, es por eso que en la Empresa Productora de tabaco se diseñó un sistema de control de gestión de la calidad con enfoque en procesos, que   utiliza como instrumento de control  un Cuadro de Mando Integral con todo su sistema de Indicadores.

INTRODUCCIÓN

 En la actualidad, las organizaciones se encuentran  inmersas en entornos económicos y mercados  cada vez más competitivos y globalizados donde los rápidos cambios  tecnológicos y culturales que propiciaron la aparición de la era de la información  hicieron  que muchos preceptos fundamentales  de la era industrial se volvieran  obsoletos, exigiendo a las empresas la necesidad de desarrollar nuevas capacidades para alcanzar buenos resultados, si desean tener éxito. Poder disponer de un  Sistema de Control de Gestión  (SCG) integrado constituye una de las oportunidades que nuestras empresas no deben dejar pasar. Pero si estos sistemas de control de gestión se diseñan con enfoque en procesos y usan como herramientas el Cuadro de Mando Integral entonces la posibilidad de éxito está más cercana ya que estos dos componentes traen  para las organizaciones  múltiples ventajas  dentro de las que podemos destacar las siguientes:

1. El diseño  e implantación de un SCG en el contexto organizacional actual contribuye al desarrollo de un enfoque de mejora continua hacia la competitividad a través de la eficiencia y la eficacia en su gestión Integral.
2. La Empresa que establezca un sistema de gestión basado en procesos es altamente autónoma, más ágil, eficiente, flexible y emprendedora que las clásicas organizaciones funcionales burocratizadas.
3. La gestión por procesos se comprende con facilidad por su aplastante lógica, pero se asimila con dificultad por los cambios paradigmáticos que contiene y que constituye la piedra angular que sustenta e trabajo de las empresas que aspiran a ser competitivas.
4. El Cuadro de Mando integral es una herramienta de Control de Gestión que contribuye a alinear la organización con su estrategia y su aplicación en la empresa, ésta debe  estudiarse desde una óptica de equilibrio, que incluya las cuatro perspectivas: financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de aprendizaje y crecimiento.
5. La automatización del CMI es parte esencial del mismo  para  tener en tiempo real información, garantizando la inmediatez de la misma.

DESARROLLO

Sistema de control de gestión.

Un Sistema de Control de Gestión es un conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y el control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, quedando determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (Hernández Torres, 1998, refiriéndose al criterio de varios autores). Pero este enfoque tiende a interpretar el Control de Gestión al estilo tradicional, reduciéndolo a una función de control reactivo, dirigida a saber si los resultados han sido alcanzados o no, o sea, sobrevalora el criterio de Efectividad.

Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos que conciben el SCG como un sistema de información-control, presupuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El control es activo en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad, (ver Figura 1).

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Figura 1. El Sistema de Gestión como herramienta para alcanzar los objetivos. Fuente:  Beltrán Sanz,  (2002).

De todo lo anterior podemos concluir que a pesar de que existen varias interpretaciones sobre el proceso de control de una organización todas están basadas esencialmente en los mismos principios por lo que  en nuestra investigación usaremos  esa misma  concepción sobre el tema.

Gestión por Procesos

El  enfoque basado en procesos es un principio de gestión básico y fundamental para la obtención de resultados. Enfatiza cómo los resultados  que se desean obtener se pueden alcanzar de manera más eficiente si se consideran las actividades agrupadas entre sí, considerando, a su vez, que dichas  actividades deben permitir una transformación de las entradas en salidas y que en dicha  transformación se debe aportar valor, al tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de actividades.

 El hecho de considerar la actividades agrupadas entre sí constituyendo procesos, permite a una organización centrar su atención sobre “áreas de  resultados” (los procesos deben obtener resultados) que son importantes conocer y analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la organización hacia la obtención de los resultados deseados.

La nueva versión de la familia de normas ISO 9000 aprobada en el año 2000 propone un modelo de gestión de la calidad sustentado en ocho principios entre los que se encuentra el enfoque basado en procesos. En la misma se plantea: “cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso (ver figura 2).

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Figura 2. Proceso “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, o que interactúan las cuales transforman elementos de entradas en salidas. Fuente:  Beltrán Sanz,  (2002).

La identificación y gestión sistemática de los procesos se conoce como “enfoque basado en procesos”. Este principio sostiene  que “ un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso” (ver figura 3).

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Figura 3. El Sistema de Gestión basado en procesos para la obtención de resultados. Fuente:  Beltrán Sanz,  (2002).

Según el modelo de la European Foundation for Quality Managementr (EFQM) la gestión por procesos  permite a las organizaciones “actuar de manera más efectiva cuando todas las actividades interrelacionadas se comprenden y se gestionan de manera sistemática, y las decisiones relativas a  las operaciones en vigor y las mejorar planificadas se adoptan a partir de información fiable que  incluye las percepciones de todos los grupos de interés”

La Gestión de Procesos para la mejora continua.

Con este enfoque se persigue elaborar un modelo de gestión empresarial que integre los elementos del mejoramiento continuo, definiendo el sistema de estándares de desempeño que permitan evaluar a la organización y los niveles de eficacia y eficiencia logrados en el desarrollo del proceso de gestión. Un  proceso se considera con calidad cuando además de  reunir las condiciones de eficacia anteriores, es eficiente en cuanto a la utilización óptima de recursos, y es adaptable, capaz de autorregularse para, mejorando sus prestaciones, satisfacer unos requisitos cambiantes. Las  actuaciones a emprender por parte de las organizaciones para dotar de un enfoque basado en procesos a sus sistemas de gestión se pueden agrupar en cinco grandes pasos:

Pasos para gestionar los procesos:

1. Identificación de los procesos.
2. Tener definidas sus interrelaciones externas e internas.
3. Documentación de los procesos.
4. El seguimiento  y la medición.
5. Mejora de procesos.

La gestión basada en procesos para la consecución de objetivos.

La gestión basada en procesos no es un fin en sí mismo, sino un medio para que la organización pueda alcanzar eficaz y eficientemente sus objetivos. Por ello, los procesos deben formar parte de un sistema que permita la obtención de resultados globales en la organización orientados a la  consecución de sus objetivos, los cuales podrán estar vinculados a uno o varios grupos de interés en la organización.

 Como consecuencia de lo anterior, cada uno de los procesos que componen el sistema debe contribuir a la consecución de los objetivos de la organización, lo que implica la existencia de unas relaciones “causa-efecto” entre los resultados de los procesos individuales y los resultados globales del sistema.

En general, una organización debe ser consciente de estas relaciones para plantear el despliegue de los mismos  en los diferentes procesos del sistema. El esquema general para llevar a cado este despliegue seria el siguiente:

• Determinar los objetivos globales de la organización
• Identificar los procesos CLAVE en la estructura de procesos
• Establecer las metas  y/o acciones para la consecución de los objetivos.

 El establecimiento de objetivos se hace necesario para determinar y establecer qué resultados se desean obtener en dicho proceso. Deben seguir como consecuencia de encontrar posibles relaciones causa-efecto. Para esto hay que determinar los indicadores sobre los cuales se van a establecer los objetivos, y sobre los que se va a realizar el seguimiento y  medición.

El proceso metodológico para el desarrollo del Sistema de Control de Gestión.

Este proceso cuenta de las siguientes etapas:

Identificación de procesos claves.

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