SOLUCIÓN A LA PRUEBA ORGANIZACIÓN Y PROYECTO

SOLUCIÓN A LA PRUEBA ORGANIZACIÓN Y PROYECTO

Respuesta a pregunta 1.

29 de mayo de 2019, Medellín Antioquia

Srs. Álvaro Ramírez, Gabriel Quevedo, Mario Hernández

Asunto: Registro y control de entrada salida de vehículos de la unidad residencial.

Cordial saludos, la presente es para informales que por cuestiones de seguridad desde la administración se ha tomado la decisión de que a partir del día 07 de julio de 2019 se les asigna la labor de llevar un control sobre la entrada y salida de vehículos a la unidad residencial. Este control se debe llevar a diario en un formato que se les entregará el cual incluye las siguientes instrucciones.

Paso a paso para el registro de entrada y salida de vehículos

Paso 1.  Solicitud de tarjeta de propiedad y Verificación:  En el momento que llegue a la portería el vehículo el vigilante en turno deberá acercarse al conductor, saludar y explicar que por seguridad de todos los residentes se está llevando un control de la entrada y salida de todos los vehículos, luego debe solicitar la tarjeta de propiedad del vehículo y cedula del propietario, posterior a esto deberá verificar que el numero de matricula coincida con la placa del vehículo y que los datos de la cedula coincidan con el de la tarjeta de propiedad.

Si en el paso anterior el número de matrícula no coincide con el número de placa del vehículo o los datos de la cedula no coinciden con los datos de la tarjeta de propiedad, el vigilante deberá informar al conductor del vehículo que no podrá autorizar el acceso o salida del vehículo hasta que dicha información tenga congruencia.

Paso 2. Registro en el formato: pasada la verificación el vigilante debe proceder a llenar el formato de registro en el cual debe consignar la siguiente información:

• Nombre del conductor
• Placa del vehículo
• Modelo y color del vehículo
• Hora y fecha de llegada (si es entrada)
• Número del apartamento en el cual reside, o nombre y número del apartamento de la persona a cuál el conductor visita y llamar al citófono a la persona a la cual visita para confirmar la autorización de visita.
•  Hora y fecha de salida (si es salida)

Paso 3. Entrega de tarjeta de propiedad y paso del vehículo.

Luego del registro en el formato correspondiente, el vigilante deberá entregar la tarjeta de propiedad del conductor, agradecer al conductor por su tiempo y disposición y proceder el paso del vehículo.

Paso 4. Registro del formato en el sistema. 

Al finalizar su turno el vigilante deberá digitar la información que ha recolectado en el formato físico a un libro de Excel con el mismo formato, de esta forma la información tiene un soporte de seguridad digital en caso de pérdida o robo de los libros de registros físicos.

Cualquier inquietud, duda o sugerencias con respecto a las instrucciones asignadas por favor comunicarlas a la administración, gracias por su atención.

Atentamente.  

Ezequiel Garavito Villadiego

Administrador de planta física

Unidad residencial El Campano

Respuesta a la pregunta 2.

Paso 1. Elaboración del proyecto  

En esta etapa se procede a la elaboración del proyecto, en un documento deben quedar consignados de manera clara y concisa cuales son los objetivos que se buscan con la dotación de estos computadores, de igual forma se debe consignar el alcance de dicho proyecto, es decir que se busca lograr con la ejecución de este. Aquí también se realiza una pequeña justificación y se hace un estudio de viabilidad para identificar que tan necesario es esta dotación y si al lograr ejecutar el proyecto se obtienen beneficios que justifiquen la inversión realizada en la compra de estos computadores, por último, se nombran los grupos de interés y se asignan funciones a cada miembro implicado en la ejecución del mismo  

Paso 2. Presentación del proyecto para su evaluación

Se presenta el proyecto para que sea evaluado por el departamento de finanzas y la junta directiva y consideren la viabilidad del mismo.

Paso 3. Ejecución

Luego de la aprobación se procede a la ejecución del mismo, tenemos en cuenta que el departamento de finanzas ha aprobado el desembolso de los recursos monetarios para llevar a cabo la compra de los equipos. Para la ejecución del proyecto se convoca a una reunión con los empleados implicados de cada departamento y de esta forma se organiza el programa de actividades.  

Actividades para la ejecución de compra, instalación y capacitación.

• Se convoca al ingeniero en sistemas de la empresa para que de su apreciación técnica acerca de las características que deben cumplir los equipos a adquirir.
• El departamento de compras solicita a los proveedores las cotizaciones.
• El ingeniero evalúa las cotizaciones y toma una decisión de cual cotización se acomoda más los requerimientos técnicos de cada equipo.
• El departamento de compra solicita por medio de un correo electrónico el pedido de los equipos.
• Se le informa al departamento de recursos humanos que los computadores han sido solicitados para que este gestione la capacitación de las secretarias.
• El proveedor informa acerca de la fecha de entrega de los equipos y se le se entrega esta información al jefe de bodega.
• Cuando los equipos se encuentran en las instalaciones de la empresa se le informa al ingeniero para que programe la instalación de los equipos en los puestos de cada secretaria de cada departamento.
• Luego de la instalación se programa la capacitación para cada una de las secretarias, de esta forma se entrenan para que puedan usar de forma correcta cada computador y los softwares de procesamiento de texto y hojas de cálculo.
•  Se informa al departamento de calidad y mejora que las secretarias han sido capacitadas para que se lleve un control y vigilancia acerca del uso de los nuevos equipos por parte de las secretarias
• El ingeniero programa las fechas de mantenimiento de los nuevos equipos

Respuesta a la pregunta 3.

En primera instancia a esta reunión se deben convocar a las personas que tienen implicación directa en la ejecución de dicho proyecto, dado que es un proyecto en el cual las actividades principales las realizaran las cajeras, se debe convocar el área de operaciones del supermercado, deben estar presentes tanto las cajeras y de igual forma el jefe de dicha área. Por otro lado debido a que la ejecución del proyecto supone nuevos proceso y funciones que se llevaran a cabo en los cargos de cajeras, se debe invitar al departamento de recursos humanos puesto que ellos serán los responsables de gestionar la capacitación y el entrenamiento para los nuevos procesos.  

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