Tecnicas De La Planeacion

Administración I Ciclo I-2015

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LA PLANIFICACIÓN

 Es el proceso de establecer metas y elegir cursos de acción Idóneos para alcanzar dichas metas.

 La planificación se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir antes de que se requiera la acción.

 Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.

Importancia

La planeación es la primera función fundamental del proceso administrativo constituyéndose en la fase que es el inicio en toda actividad administrativa. Lo cual hace notar que es en realidad lo que dirige, guía y orienta a todas las demás fases que le preceden.

En la fase de planeación, la empresa fija los objetivos que pretenden alcanzar, se describen los diferentes caminos que habrán de orientarla al logro de los resultados esperados.

Objetivos de la planificación

 Reducir la incertidumbre y el cambio: El futuro es rara vez incierto, y cuando más hacia el futuro deban estimarse los resultados de una decisión, menos certeza habrá. Aun cuando el futuro sea bastante cierto, se requiere planificar. En primer lugar, se debe seleccionar la mejor forma de cumplir con una tarea. Bajo condiciones de certeza, esto se convierte en el problema primordial de calcular matemáticamente, sobre la base de hechos conocidos,

En primer lugar

qué curso de acción debemos emprender para alcanzar el resultado que deseamos con un costo mínimo,

en segundo lugar, después de que el curso de acción ha sido decidido, hay que formular los planes, de modo que cada parte de la organización contribuya hacia el trabajo que ha de realizarse.

 Fijar la atención en los objetivos: Debido a que toda la planificación está dirigida hacia el logro de los objetivos empresariales, el mismo acto de planificar atrae la atención sobre estos objetivos.

 Propiciar una operación económica: La planificación minimiza los costos debido al acento que pone sobre la eficiencia de operación y la consistencia.

 Facilitar el control: Los supervisores o controladores no pueden verificar los logros de sus subordinados si no tienen metas planeadas respecto a las cuales medirlos.

Importancia

Radica en que los ejecutivos estudien anticipadamente sus objetivos y acciones. Además sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica

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Principios de la Planeación

El desarrollo de la administración ha permitidos muchos autores deducir una diversidad de principios como:

a) Flexibilidad: todo plan debe ser flexible y adaptable a las nuevas circunstancia, por lo que se deben establecer ciertos márgenes para afrontar dichas Variables, ya que La moda, los gustos y los precios de la competencia imponen sobre el fabricante una flexibilidad imperativa, una tolerancia a la que toda planificación debe adaptarse.

b) Equilibrio: debe existir un balance respecto a los factores de tiempo, esfuerzo y costo, al momento de ejercer la planeación.

c) Unidad: para un mismo propósito debe existir un solo programa de acción los planes específicos se integran al plan general.

d) Continuidad: en un plan, un paso debe seguir al otro de forma lógica sin que exista vacíos y demás a la planeación se le debe dar un seguimiento constante.

e) Precisión, Sencillez : los planes no deben hacerse con afirmaciones genéricas, sino de la forma más concreta posible, de los contrario seria una aventura.

f) Realidad: no deben formularse metas inalcanzables, ni contar con medios o recursos que no existen o que no estén en la disponibilidad de obtener o sean difíciles de conseguir.

Tipos de planes

En la etapa de planeación es necesario desarrollar con interés los siguientes planes.

Misión: se identifica la tarea básica de una organización, es decir que es la labor especial que tiene toda Organización.

Visión: es la capacidad gerencial de ubicar a la empresa en el futuro.

Objetivos: son los fines importantes a los que se dirigen las actividades importantes de la empresa.

Políticas: son enunciados o criterios generales que orientan el pensamiento en la toma de decisiones.

Estrategias: es la adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.

Tácticas: son aquellas herramientas que permiten llevar a cabo las estrategias.

Reglas: normas que rigen la conducta del ser humano y permiten regular una situación.

Procedimientos: Métodos para el manejo de las actividades.

Programas: Pasos a seguir para llevar a cabo un curso de acción.

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Pronóstico: estimar la demanda futura de productos, servicios y los recursos necesarios para producirlos.

Presupuestos: formulación de resultados esperados en términos numéricos.

Características de la planeación

La planeación como cualquier proceso, ya sea este administrativo o de otro tipo en particular posee características entre las principales se pueden mencionar las siguientes:

 Parte de un proceso administrativo por lo que se concibe como un proceso en si mismo.

 Es realista ya que surge de la consideración de los recursos y del medio.

 Permite introducir innovación en cualquier organización.

 Se basa en datos, planes y actividades para lograr los resultados

Proceso de la planeación

Generalmente se consideran las siguientes:

1. Atención a las oportunidades

2. Establecimiento de objetivos o metas

3. Consideración de premisas de planificación

4. Identificación de alternativas

5. Comparación de alternativas con base en las metas propuestas

6. Elección de una alternativa

7. Formulación de planes de apoyo

8. Conversión de planes en cifras mediante la realización de presupuestos

TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN.

Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes. Al utilizar estas técnicas condicionan al administrador a tomar decisiones más adecuadas según el medio y la organización donde actúe.

 Programación ( graficas de gantt).

 Presupuestos

 Pronósticos.

 Procedimientos

PROGRAMA

Los programas representan en forma gráfica las distintas actividades que se desarrollarán cronológicamente en el tiempo y los responsables de cada actividad o conjunto de actividades se puede dar por medio del diagrama o GRAFICA DE GANTT que se considera una técnica de programación y control de las distintas actividades de un trabajo determinado y que permite contemplar las fechas de inicio y finalización de cada una de las actividades.

Existen dos tipos de graficas las cuales son:

 Forma cualitativa.

 Forma cuantitativa.

Para la primera forma se identifican los siguientes pasos:

1. Se elabora una lista de actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan de acuerdo a su ejecución.

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2) Se establece en forma horizontal en una escala de tiempo representada en años, meses, semanas, días, horas, etc. Según las necesidades de la empresa.

3) Se estima la duración de cada actividad.

4) Se representa la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala horizontal.

5) Se representa la duración real de cada actividad con una barra horizontal

cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala

horizontal.

6) El control se realiza por la simple comparación de las barras a una fecha

determinada.

El programa puede ser representado por un gráfico de Gantt, que se usa como herramienta de seguimiento de determinado proyecto.

Ejemplo : 1

Nombre del proyecto: Programa de capacitaciones

Responsable: Director del programa

Fecha: De la primera a la tercera semana de noviembre. (solo se trabaja de Lunes a Jueves)

Tiempo Actividades Noviembre 1ª. semana 2ª. semana 3ª. semana

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

Establecer necesidad de capacitación.

2

Diseñar el plan de capacitación.

3

Búsqueda de recursos.

4

Implementar.

5

Evaluar el programa.

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Seguimiento o resultados

Con la siguiente información elabore un programa

Ejemplo: 2

Elabore un grafico de Gantt con la siguiente información:

Nombre del proyecto: Apertura de un Centro de Computo

Responsable: Dueño y Técnico

Fecha de Inicio: 2 de Junio.2007

Nota importante: Sábados y Domingos son días de descanso

Tiempo estimado de desarrollo del proyecto: ____

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Tiempo real de desarrollo del proyecto: _____

Actividades

Tiempo

estimado

Tiempo real

Compra del local

6 días

Cotización del equipo

4 días

Compra del equipo

5 días

Instalación del equipo

30 días

Decoración del local

...