Tratamiento de la gestión de la correspondencia de entrada

Actividades propuestas

1 >> Gestión de la correspondencia

1·· Realiza un esquema en tu cuaderno sobre cuál sería el procedimiento correcto para el tratamiento de la gestión de la correspondencia de entrada de una empresa.

Tratamiento de la gestión de la correspondencia de entrada

1. Recepción de la correspondencia     firmar acuse de recibo o albarán

                                                                    clasificación del correo.

2. Registro de entrada.

                                  Correo urgente

3. Distribución        Correo certificado

                                  Documentación privada

                                  Correo ordinario

2·· En el tratamiento de la gestión de la correspondencia, para realizar el proceso de la recepción, ¿crees que siempre se debe firmar acuse de recibo?

Si la correspondencia se recibe por correo ordinario, no es necesario firmar ningún justificante que confirme la recepción, pero si por el contrario, se recibe documentación certificada o por mensajero (sobres o paquetería), normalmente sí se procede a firmar un acuse de recibo.

3·· ¿Quién puede abrir la correspondencia que está clasificada como confidencial? Justifica la respuesta.

La correspondencia con carácter confidencial nunca debe abrirse y se entregará a la mayor brevedad posible a la persona a la que va destinada.

4··  ¿En qué casos es conveniente anotar la fecha de recepción de la correspondencia? ¿Qué métodos se pueden utilizar para realizar dicha anotación?

En ocasiones es necesario conocer la fecha de entrada de la correspondencia, para poder contestar o resolver los asuntos en el plazo establecido. Para ello hay que anotar la fecha de recepción (con sello o a mano) en la esquina superior derecha de la primera página de la documentación recibida o en un lateral. Si es un documento que conlleva una respuesta en un plazo, por ejemplo, asuntos relacionados con la Administración (recursos, sanciones, etc.), será imprescindible anotar la fecha para evitar que las contestaciones se realicen fuera del tiempo establecido.

2 >> Servicios de Correos, correspondencia y paquetería

5·· ¿Existe alguna diferencia entre el servicio que puede ofrecer Correos y un servicio de mensajería privada? Justifica la respuesta.

En la actualidad hay algunas empresas privadas de mensajería que ofrecen los mismos servicios que Correos, por lo que en principio no tendría por que haber una diferencia notable.

A lo mejor en referencia a la tarifa de los servicios, la de Correos podrían ser algo más económica, ya que al ser Estatal, aunque su fin sea también el de maximizar beneficios, prevalece el de prestar el servicio.

6·· ¿Qué diferencia existe entre enviar una carta ordinaria y una carta certificada?

Que la carta ordinaria suele utilizarse para realizar un envío de documentos, facturas, informes, etc., en sobre cerrado al domicilio del destinatario, para depositar en su buzón, mientras que la carta certificada son las entregas que garantizan la recepción bajo firma del destinatario o persona autorizada. Se utiliza normalmente para el envío de documentos importantes: contratos, presupuestos firmados, etc.

 3 >> Firma electrónica y certificado digital

7·· ¿Cuáles son los tres tipos de firma electrónica? Descríbelas en tu cuaderno brevemente.

• Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
• Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados; está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Por ejemplo, el DNI electrónico lleva incorporado un certificado digital que permite tener una firma electrónica reconocida.

8·· Explica la principal diferencia que existe entre una firma electrónica avanzada y una firma electrónica reconocida. ¿Cuál de las dos requiere para poder validarla un certificado digital?

Que la firma electrónica reconocida es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Para validarla un certificado digital requiere la firma electrónica reconocida.

4 >> Procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información

9·· ¿Cuáles son los datos relativos a las personas físicas que están especialmente protegidos por la Constitución Española y la LOPD? Pon ejemplos de cada uno de ellos.

• Datos de identificación (nombre, apellidos, DNI, etc.).
• Circunstancias sociales y personales (estado civil, raza, religión, etc.).
• Datos sanitarios (expediente médico, enfermedades, etc.).
• Datos profesionales o académicos (titulación, situación laboral, etc.).
• Datos comerciales (actividades, solvencia, etc.).

10·· Investiga en la LOPD cuáles son las sanciones económicas en función del tipo de infracción que se cometa con relación a la vulneración de los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición).

Las sanciones se regulan en función de los diferentes tipos de infracciones. Están recogidas en el artículo 45 de la LOPD, que dice lo siguiente:

1. Las infracciones leves serán sancionadas con multa de 900 a 40.000€.

2. Las infracciones graves serán sancionadas con multa de 40.001 a 300.000€.

3. Las infracciones muy graves serán sancionadas con multa de 300.001 a 600.000€.

 5>> Archivo. Concepto y finalidad

11·· Existen diferentes tipos de clasificación para organizar la documentación en las empresas. ¿Crees que es conveniente utilizar solo un método? Justifica la respuesta.

En función del tipo de documentación a clasificar, se recomienda utilizar un tipo de clasificación u otro.

Al igual que para una misma documentación se pudiera utilizar una combinación de dos o más tipos de clasificación. Aplicando una detrás de otra y respetando un orden.

12·· ¿Cuál es el principal inconveniente de la clasificación numérica de los documentos en los archivos? ¿En qué caso utilizarías este tipo de clasificación?

El principal inconveniente es que normalmente el número asignado no tiene relación con el contenido de la información; para solucionar el problema es necesario utilizar un índice o guía.

Suele utilizarse como método indirecto de clasificación, como por ejemplo, ordenación de presupuestos, facturas, pedidos de clientes, etc.

13·· ¿Qué tipo de documentos deben ser destruidos mediante máquinas destructoras de papel? ¿Cuáles no son necesarios? Pon al menos dos ejemplos de cada uno de ellos.

Los documentos confidenciales deben destruirse preferiblemente mediante máquinas destructoras de documentación, para que sea imposible su recuperación.

Ejemplos: currículum vitae, presupuesto de un cliente, factura de un proveedor, etc.

Los no confidenciales pueden desecharse por cualquier procedimiento.

Ejemplos: catálogos, revistas, etc.

6>> Archivo de la información en soporte informático

14·· ¿Cómo se deben notificar los tratamientos que se realizan sobre los ficheros de exclusión del envío de comunicaciones comerciales (Listas Robinson)?

El artículo 49.1 del Reglamento de desarrollo de la LOPD (RD 1720/200, de 21 de diciembre) prevé la creación de ficheros comunes, de carácter general o sectorial, en los que sean objeto de tratamiento los datos de carácter personal que resulten necesarios para evitar el envío de comunicaciones comerciales a los interesados que manifiesten su negativa u oposición a recibir publicidad.

Con el fin de facilitar su consulta en el Catálogo de ficheros, éstos deberán ser notificados por sus promotores para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos haciendo constar como nombre del fichero LISTAS ROBINSON o FICHERO COMÚN DE EXCLUSIÓN DEL ENVÍO DE COMUNICACIONES COMERCIALES. Asimismo, se advierte que el tratamiento que de los ficheros comunes creados en aplicación del art. 49.1 del RLOPD puedan realizar las entidades que los consulten no será preciso notificarlos, siempre que se limiten a la consulta regulada en el art. 49.4 del RLOPD.

En relación con los tratamientos necesarios para identificar y adoptar las medidas necesarias que eviten el envío de publicidad al que se refiere el art. 48 del RLOPD, los responsables de los mismos podrán incluir la finalidad de evitar el envío de comunicaciones comerciales a aquellas personas que han manifestado su negativa u oposición a recibir publicidad, en el fichero relacionado con la gestión comercial de clientes de la entidad. Alternativamente, podrán notificar el RGPD un nuevo fichero en el que se hará constar como nombre del mismo GESTION DE EXCLUIDOS DE COMUNICACIONES COMERCIALES.

...