Unidad 3 Compras

3.1 Proveedores

Tal y como se ha señalado en las unidades anteriores, una de las tareas del área de compras es evaluar a los proveedores. Para ello, es necesario saber, primero, quiénes son proveedores, con el fin de no limitarse, como sucede con frecuencia, el único proveedor que se conoce. Una vez conocidos todos los posibles proveedores, es conveniente disponer de información comprada que contraste las características funcionales de cada uno de ellos en los siguientes aspectos:1

Precios

Condiciones de pago

Plazos de entrega

Calidad de los productos

Fiabilidad

Capacidad técnica y real de producción

Edad media de los equipos y maquinarias

Métodos de producción utilizados

Gama total de productos que fabrican

Controles de calidad que aplican

Potencial técnico y humano

Situación financiera

Posibilidades futuras de evolución

Actitud ante las nuevas tecnologías

Tipo de vinculación que mantienen con los competidores de la empresa.

3.2 Mercado de proveedores

En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organización cuenta con un eslabón clave conformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones técnicas, plazos de entrega, cantidades, etc.) ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las prestaciones finales al cliente.

Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o menor medida- la calidad final de la mayoría de organizaciones.

Tal como se ve en la imagen, una organización está ubicada en un entorno al cual pertenecen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que llega hasta el cliente final.

Toda organización requiere de algún producto y/o servicio ajeno para realizar sus actividades, cuya relevancia está ciertamente vinculada con las características de estas actividades: por ejemplo, las compras que realiza un instituto de enseñanza no tienen tanta importancia para la calidad final de sus prestaciones como las que realiza una empresa automotriz que fabrica vehículos a partir de piezas y partes elaboradas por otras compañías.2

3.2.1 Localización y selección de las fuentes de proveedores

Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etcétera). Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se denominan proveedores. Todas las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y selección de los proveedores de bienes y servicios más adecuados a sus necesidades. Normalmente, se realiza en el departamento de compras. El propósito es establecer una lista de las empresas que fabrican los productos que nos interesan para solicitarles información y, luego, elegir la más adecuada a nuestros intereses. Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados basándose en los criterios de selección que se hayan elegido hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un proveedor falla. A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y selección tiene un coste económico para la empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las personas encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los productos que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que se obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los proveedores.

El proceso de búsqueda de proveedores

Antes de comenzar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los productos que se necesita adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo:

La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.

La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos.

Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.

El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de información y evaluación y selección de proveedores (véase Figura 2.1).

Imagen

1. Búsqueda de información

Algunas de las fuentes de información que se pueden utilizar para localizar proveedores son las siguientes:

Internet.

Páginas amarillas.

Prensa de información general.

Radio y televisión.

Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.

Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.

Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.

Asociaciones empresariales

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