Comunicacion En Las Empresas

Unidad 2

COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Propósito

Caracterizar los procesos de comunicación al interior de las empresas, y la relevancia que en ello adquiere el manejo y uso adecuado de la información que circula entre sus miembros.

Introducción

Analizar los procesos de comunicación generados en el ámbito de una empresa, es un factor clave para su desarrollo, ya que de la correcta interpretación de los mensajes emitidos, dependerá el adecuado desarrollo de las labores realizadas por cada uno de sus miembros.

Los temas de esta unidad abordan la relevancia que adquiere el manejo y uso de la información en el contexto empresarial, el papel que juega la propia organización en el establecimiento de relaciones equilibradas que faciliten los procesos de comunicación entre sus integrantes, y que la lleven al logro de sus propósitos.

Autovaloración

De acuerdo con su experiencia profesional y académica, dé respuesta a los cuestionamientos siguientes. Al concluir, revise en forma detallada su redacción y, una vez satisfecho envíe la actividad al asesor de la asignatura. No olvide anotar sus datos.

Al oprimir el botón Enviar, aparecerá una página con los textos que usted escribió como respuesta. Asimismo encontrará los botones de Guardar e Imprimir, procure realizar la acción que mejor convenga a sus procesos de resguardo de información.

1. ¿Qué funciones cumple la comunicación dentro de una empresa o institución?

2. ¿Qué diferencias existen entre los conceptos: dato, información, comunicación e interacción?

3. ¿Cómo se define la gestión de la comunicación dentro de una organización?

4. ¿Cuáles son los factores que obstaculizan la comunicación entre los integrantes de una organización?

5. ¿Qué entiende por diagnóstico de la comunicación interna de una empresa o institución?

2.1. COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

La comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de cualquier interacción humana, sobre todo en la actividad laboral, donde es preciso que los mensajes sean interpretados con un mínimo de distorsión para alcanzar su propósito y lograr la eficacia en todos los procesos .

Todas las organizaciones generan sus propios mecanismos de comunicación, sólo que algunas tienen el cuidado de planificarlos activamente y otras los dejan libres, al azar o determinados por un engañoso silencio. Por ello, resulta necesario que las empresas e instituciones analicen la complejidad que envuelve a la acción de comunicar y distingan su valor para asumir en todas sus dimensiones y magnitud la organización y vigilancia de los procesos comunicacionales incidentes en su productividad y las relaciones humanas en búsqueda del propósito común.

Considerando que en una empresa -como en cualquier espacio colectivo-, la información se comunica a través de un lenguaje y un código comunes; conviene señalar que también es necesario facilitar la expresión de las experiencias comunes entre sus integrantes e impulsar la apertura de los espacios adecuados para compartirlas, sobre todo las incidentes en el ámbito profesional propio de la organización.

La verdadera comunicación es un proceso dinámico: quienes participan asumen alternativamente las funciones de emisión y recepción, generando la posibilidad de ampliar las referencias comunes, de análisis los contextos en que surgen y generar códigos con significados cada vez más consensados para el grupo, fortaleciendo así los vínculos y la comunicación.

Si bien es cierto que existen muchas definiciones de la comunicación humana; para efectos de nuestro curso tendremos siempre presente los factores siguientes:

Retomar constantemente los elementos de la comunicación y llegar a una conceptualización propia, permitirá que logremos mejorar nuestro manejo de la información y encontrar los fundamentos adecuados para abordar el análisis de los procesos de comunicación al interior de las empresas.

2.2. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA

Sin duda, el intercambio de información diaria dentro de un contexto empresarial es la materia prima con la que las personas interactúan para lograr un alto nivel de productividad en función de la calidad de los datos y la eficiencia en la forma de comunicarlos.

Cuando esta materia prima tiene relevancia, calidad y límites temporales de uso, además de restricciones de acceso y una fuerte carga de simbolismo asociado a su utilización, es posible otorgar al proceso comunicacional un carácter de intercambio real. La información de calidad enriquece y beneficia a la empresa, sobre todo cuando se convierte en conocimiento que dominan los integrantes de la organización. Esa capacidad de aprender, de asimilar y crear se nutre con los flujos de información básicos: el entorno o ambiente, la circulación de mensajes en y a través de las estructuras de la organzación, y la forma de expresarse hacia el entorno comunitario y de competencia en que se desenvuelve la empresa como entidad corporativa.

La información es uno de los principales recursos de la empresa, materializados y distribuidos a través de todos los medios y sistemas determinados por los integrantes de la organzación. Además, dada su misión de revelar alternativas y reducir incertidumbre, para varios autores la comunicación vista como recurso no es patrimonio de las personas ni de los departamentos que la generan o manipulan, por el contrario, constituye un factor de la economía de la organización en su conjunto.

Las estructuras y normatividad impuestas a los procesos comunicacionales pueden establecer la sencillez o complejidad de los mecanismos por donde fluye la información, su uso y restricciones dentro de un esquema básico de funcionalidad de la empresa, incidiendo con mayor o menor intensidad en el logro de los objetivos de productividad. Por ello, es necsario conocer cuáles son los tipos de comunicación que se gestan al interior de las instituciones, sumando a esto la identificación precisa del papel que juega la probable manipulación de los datos e información en un ámbito más amplio de comunicación interna.

Las etapas que recorre son determinadas por el intercambio entre voceros y audiencias, entre las intenciones y extensiones de su influencia y sus capacidades para incidir en mayor o menor medida durante el proceso de comunicar.

La información debe fluir en la empresa sin ningún obstáculo, libre de estancamientos; esta es la forma más adecuada para sacarle provecho. Analice: ¿Qué tan importante es la información para su empresa? ¿Saber es poder? ¿Conviene que todos los miembros de la organización sepan lo que sucede con la compañía, cuáles son sus retos, cuáles sus oportunidades?

Para reflexionar con mayor profundidad acerca del tema, revise el texto de Amaia Arribas sUrrutia, La importancia de la información interna en la empresa, que encontrará en el Centro de Documentación Virtual o en la dirección: http://www.ull.es/publicaciones/latina/aa2000tma/

127amaia.html Al terminar realice la

actividad de aprendizaje <OBJECT codeBase="http://download.macromedia.com/pub/shockwave/cabs/flash/swflash.cab#version=6,0,29,0" height="193" width="168" classid="clsid:D27CDB6E-AE6D-11cf-96B8-

Actividad de aprendizaje 2.1.

Después de leer el texto de Amaia Arribas escriba en el recuadro las ideas que considera más importantes y útiles sobre el valor de la información para su empresa, considere en todo momento la misión y visión de su organización.

Al terminar anote sus datos en las casillas correspondientes. Oprima el botón Enviar y aparecerá una página con los textos que usted escribió como respuesta. Asimismo encontrará los botones de Guardar e Imprimir, procure realizar la acción que mejor convenga a sus procesos de resguardo de información.

Visión

Misión

Valor de la información en su empresa

2.3. COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

Las relaciones humanas en cualquier contexto tienen como soporte básico la comunicación. Si facilitamos los mecanismos para que se produzca en forma abierta y horizontal, es decir con igualdad de oportunidades de expresión en todos los niveles de la estructura del organización, será posible dar un paso importante dentro de las actividades diarias del mundo empresarial.

La comunicación interna se vincula con todas las actividades encaminadas a obtener un resultado adecuado a los intereses de la empresa como producto de las relaciones humanas, utilizando medios que al mismo tiempo faciliten un flujo eficiente de la información, logren la integración de los grupos de trabajo hacia una meta común y motiven a cada miembro de la organización a efectuar su tarea en la mejor forma para dar cumplimiento a los objetivos de la compañía.

En ella podemos definir los elementos del proceso de la siguiente manera:

Entre mayor cantidad de roles sea posible intercambiar como emisor y receptor, los resultados de su dinámica podrán obtener un consenso, siempre que exista la posibilidad de compartir códigos comunes, se parta de realidades similares y las ideas de las personas estén orientadas al logro de la comprensión mutua.

Si desea profundizar en los conceptos y modelos de comunicación, sugerimos que visite el Centro de Documentación Virtual en donde encontrará: Modelo de la comunicación de Berlo, un breve resumen de los postulados de David

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