Comunicación En La Empresa

COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

¿PORQUÉ ES IMPORTANTE LA COMUNICACIÓN?

La comunicación fluida y adecuada en las empresas es importante, entre otras, por las

siguientes razones:

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Ahorra recursos económicos.

Hace más eficiente la administración de la empresa.

Mejora el proceso para la realización de las funciones administrativas.

Desarrolla un mejor ambiente de trabajo.

Fomenta las relaciones entre las personas.

Ayuda al empleado a comprender la cultura organizacional de la empresa.

Fortalece ideas, conocimientos y sentimientos.

Logra que hablen y entiendan el mismo idioma todos los empleados, jefes y

líderes.

 Mejora la actividad de comunicación entre jefes y empleados, función a la que los

primeros dedican mucho tiempo.

 Disminuyen las deficiencias por falta o inadecuada comunicación.

La comunicación es importante porque la actividad administrativa, para su eficiencia,

eficacia y efectividad, requiere que sea fluida y sirva de guía para quienes laboran en la

empresa, recibiendo o girando instrucciones, desempeñando el papel de jefes o

subordinados, o realizando determinadas funciones o supervisando.

Todas las personas en la empresa son elementos clave en los procesos de comunicación,

porque sin excepción, constantemente emiten y reciben información.

Gran parte de las personas en las empresas, principalmente los ejecutivos, éstos

requieren comunicarse con otras, dentro y fuera de la compañía, ya sea personalmente o

por medios telefónicos, electrónicos o escritos y destinan mucho tiempo a ésta función,

que es parte de su trabajo. Cuántas veces sucede que no pueden atender personalmente

a una persona en su oficina debido a las interrupciones del teléfono.

Se ha comparado, y con mucha razón, la comunicación de la empresa con la circulación

de la sangre en el cuerpo humano. La comunicación es la que irriga de información a

todas las unidades de la empresa y también está sujeta a bajas y altas presiones.

¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN?

La comunicación en la empresa se ha definido de tantas maneras, como autores han

escrito sobre el tema, por lo que podemos decir que:

Comunicación es un proceso en doble sentido y de información, con un propósito,

mediante el cual, usando símbolos y medios, una persona transmite un mensaje a

otra u otras, quienes deben ser capaces de entender dichos símbolos para dar una

respuesta, también en símbolos, y alcanzar los objetivos establecidos en una

empresa de acuerdo con su cultura.

Es un proceso que necesariamente debe darse en doble sentido, el de transmitir y el de

recibir información, de lo contrario no existe comunicación. El propósito es otro factor muy

importante en este proceso, porque ayuda a compartir el significado de algo, datos, ideas,

actitudes, opiniones, etcétera, para lograr diversas objetivos como acciones, comprensión

coordinación u otros.

Los símbolos que se usan para comunicarse, como palabras, señas o conductas, deben

ser inteligibles, y con el mismo significado para quien envía y para quien recibe el

mensaje.

Para transmitir el mensaje debe utilizare un medio adecuado.

¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS Y PROCESO DE LA COMUNICACIÓN?

La comunicación es un proceso formado por varios elementos.

PROCESO DE COMUNICACIÓN

Los símbolos que se usan para

comunicarse, entre otros son: letras, palabras, dibujos,

gráficas, números, imágenes, conductas, señas, gestos, ruidos y sonidos.

Mensaje. Es el contenido de la comunicación, cuya información se transmite para obtener

una respuesta de la persona a quien se dirige, enfocada a ésta en uno o más de sus

sentidos. La elaboración del mensaje debe reunir ciertos requisitos que podemos

identificar con las siete ces de la comunicación:

1. Credibilidad. Que sea veraz, creíble y digna de confianza por la información y el

informante.

2. Contexto. Que sea congruente con el medio y las circunstancias.

3. Contenido. Que tenga una utilidad y significado para el receptor.

4. Claridad. Que sea simple y sencilla para la estructura cultural de la persona que

reciba el mensaje.

5. Continuidad y consistencia. Que sea congruente con la información que ya

posee el receptor y que, en su caso, la repetición sea vaciada para reforzar la idea

transmitida.

6. Canales adecuados. Que se utilicen los medios establecidos en la empresa para

que todos los que deban enterarse reciban la información.

7. Capacidad de auditorio. Que se logre buena disposición de quien recibe el

mensaje y mínimo esfuerzo para entenderlo.

Emisor. Es quien inicia la comunicación, dando origen a la fuente de la información o

mensaje, porque hay una finalidad de comunicar. Requiere de habilidad para preparar el

contenido del mensaje, considerando los rasgos culturales, personales y académicos de

la persona a quien dirige la información.

Codificación. Es poner en símbolos el mensaje. Se entiende por símbolos todos aquellos

signos usados para elaborar un mensaje, que sean

entendible y que tengan el mismo

significado para el emisor y para el receptor.

Los símbolos que se usan para comunicarse, entre otros son: letras, palabras, dibujos,

gráficas, números, imágenes, conductas, señas, gestos, ruidos y sonidos.

Decodificación. Es interpretar y traducir el mensaje para que la información tenga un

significado para el receptor.

Canal. Es el vehículo o medio que transporta el mensaje para hacerlo llegar al receptor.

El canal ha de ser el adecuado para el tipo de mensaje. Entre los medio más usuales

podemos citar: teléfono, fax, memorándum, carta, circular, periódico, revista, radio,

televisión, película, video, disco, correo, mensajero, Internet, etc.

De hecho, en las empresas existen dos tipos de canales:

1. Los de comunicación formal, que son los que están establecidos en la estructura

de la organización, y los

2. Canales informales, que son ajenos a esa estructura formal, como los que se

siguen por simpatía y acercamiento entre las personas, que dan como resultado

los rumores, chismes, etcétera (Radio pasillo).

El, canal a usar estará en función directa del propósito o finalidad que se busca al enviar

la información, principalmente del receptor: que quede por escrito, que sirva de

retroalimentación, que el receptor pueda consultarlo varias veces o archivarlo, para que le

sea posible identificar y reproducir, distinguir el tono exacto de colores, etcétera.

Receptor. Es quien recibe el mensaje y lo interpreta por medio de sus sentidos. El

receptor tiene tendencia hacia la defensa, en especial cuando la información del mensaje

representa una modificación de su statu quo, razón por la que

el mensaje puede ser

rechazado conscientemente o inconscientemente. El recepto necesita cualidades como

saber escuchar y pensar para comprender el mensaje y, sobre todo, una mente abierta.

Retroalimentación. Una parte importante del proceso radica en que el emisor reciba una

respuesta del receptor. Es un proceso en sentido contrario al descrito. Es la reacción del

receptor. En este caso, el receptor se convierte en emisor.

La retroalimentación puede ser directa cuando el emisor recibe una respuesta es decir, un

mensaje; o puede ser indirecta cuando lo que se espera es una acción como respuesta,

por ejemplo la elaboración de una acción o de un trabajo.

La comunicación debe realizarse en dos sentidos para obtener retroalimentación, porque

cuando se realiza en un solo sentido no existe ésta, es decir, no hay comunicación.

¿POR QUÉ HAY BARRERAS O DISTORSIONES EN LA COMUNICACIÓN?

Las barreras en las comunicaciones son rechazadas conscientes o inconscientes. Se

entiende por barrera al conjunto de factores o circunstancias que limitan, deforman,

obstaculizan, o hacen imposible el proceso de comunicación. Veamos algunas de las

barreras que con más frecuencia se observan en las relaciones en una empresa:

De tipo semántico. Son aquellas que se presentan por diferentes significados, para

emisor y receptor, en las palabras, o en su contexto en la redacción, o por el uso de las

gramática, ente otras. Dentro de este grupo también están comprendidas las dificultades

para saber escuchar; la información en abundancia o en exceso, que muchas veces, más

que auxiliar, confunde y distrae; la falta de tiempo para atender la información

recibida; los

prejuicios que tiene el emisor, y la calidad de la información recibida.

De tipo psicológico. Son aquellas que se presentan debido a los estados de ánimo o

factores mentales o temperamentos del emisor o receptor, e influyen para interpretar o

malinterpretar un mensaje, que impiden o bloquean la comprensión o aceptación de

ideas ajenas. Influyen en los estados de ánimo, como encontrarse

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