El hotel “California”

Contenido

Definición del proyecto 2

Investigación preliminar 6

SRS 12

Estudio costo-beneficio 21

Planificación integral del proyecto 23

Definición del proyecto

Necesidad / problemática

El hotel “California” cuenta con un servicio a la habitación en el cual se incluyen servicios como: Variedad de habitaciones según el presupuesto, servicio a la habitación, reservaciones, precios sobre tiempo de reservación. Este servicio se hace de manera manual, por lo que pueden presentarse varios problemas como lo son la falta de rapidez al informar a un posible cliente sobre las habitaciones disponibles y las confirmaciones de las reservaciones, dado que no se tiene un informe rápido y correcto sobre qué habitaciones están disponibles.

Como el servicio es lento y en ocasiones la información que llega es inexacta, a largo plazo se disminuye en gran cantidad el tiempo de los procesos de información, y esto provoca que las ganancias disminuyan, al mismo tiempo que ha disminuido el número de clientes, dado que no están dispuestos a esperar tanto tiempo a recibir el servicio deseado.

¿Dónde?

En el hotel “California”, en el área de servicios e información de habitaciones. 

Propuesta de solución

Alcance del proyecto

El SI pretende agilizar los procesos de atención al cliente en el área de servicio a la habitación, reduciendo tiempo a mediano y largo plazo, generando ganancias para el hotel.

Servicios

El SI incluye varios servicios:

Una base de datos actualizada donde se incluya:

• Informes inmediatos sobre la disponibilidad de las habitaciones.

• Registro permanente de los informes de la disponibilidad de las habitaciones.

• Informes actualizados constantemente que cuenten el tiempo de uso de cada una de las habitaciones, tomando en cuenta el tiempo, para obtener un valor del costo de la habitación ocupada con un precio determinado.

Intercomunicación entre usuarios del SI por medio de una red privada. (Intranet)

Software contable en donde se puedan realizar todas las operaciones y las ecuaciones aplicadas a los precios del hotel, según el dueño/a lo requiera.

Restricciones

El SI se limita a tratar cuestiones meramente contables, sólo utilizará este tipo de operaciones calculando los precios de las habitaciones y reservaciones hechas por los clientes,

Se limitará a sólo trabajar en el área de servicios de habitación, dejando a un lado áreas como administración de empleados y áreas financieras.

El sistema no funcionará sí alguno de sus componentes falta, o sí no hay fuente de energía eléctrica, dado que es un sistema de información basado en computadora, por lo que se tendrá una planta eléctrica de emergencia, aunque será limitada.

Requerimientos funcionales

El sistema deberá ser rápido en cuanto a procesos se refiere. De manera específica, se requiere que informe rápidamente la disponibilidad de las habitaciones, dado que este es el problema principal del Hotel “California”

Se requiere que el SI SAAH sea especificado de manera correcta, y hecho de manera única para la empresa “California”, dejando de lado las características que puedan ser compatibles para los requerimientos de otras empresas.

El sistema deberá ser semiautomático, para que en caso de cualquier falla, éste pueda ser configurado o incluso parcialmente operado por un usuario sin necesidad de alguno de sus componentes.

Requerimientos no funcionales

El sistema deberá tener en la parte del software un entorno gráfico agradable y sencillo de operar para sus usuarios, para que no tenga un costo extra la capacitación y se pierda el menor tiempo posible para poder empezar a usarlo.

El sistema no revelará información personal acerca de los clientes aparte de su nombre y número de referencia a los operadores del sistema.

El sistema sólo podrá ser usado por los empleados asignados.

Beneficios cuantitativos

Los beneficios cualitativos son indefinidos, aunque se espera aumentar las ganancias, gracias a la reducción de tiempo por la agilización de los procesos.

Beneficios cualitativos

La rapidez de los servicios hará reducir tiempo de trabajo, por lo tanto, aumentarán las ganancias, gracias a que el tiempo de atención a los clientes se reduce. La tolerancia de los clientes no se verá afectada por la reducción de tiempo de atención al cliente, ya que este reducirá automáticamente el tiempo de espera del cliente.

Tipo de SI

MIS (Management Information Systems).

NOTA: Revisar más especificaciones en la sección SRS

Investigación preliminar

Manual de organización

Situación actual (diagrama de flujo y narrativa)

Diagrama de flujo del proceso < Reservación de una habitación>

Narrativa del proceso actual < Diagrama de la Reservación de una habitación>

Sec. Responsable Actividad Relaciones

01 Recepcionista Dar a conocer al cliente el tipo de habitaciones que existen SI

02 Recepcionista Capturar la habitación seleccionada y el tiempo de uso de esta SI

03 SI Almacenar en una memoria que la habitación fue reservada, por quien y cuanto tiempo SI

El cliente que quiera reservar una habitación será informado acerca de los paquetes, habitaciones y precios disponibles en el hotel.

El cliente seleccionara la habitación y esta será puesta a su nombre en el sistema por la recepcionista.

El sistema de información registrara el cambio de situación de la habitación.

Situación propuesta (diagrama de flujo y narrativa)

Diagrama de flujo del proceso propuesto < Solicitud de un desayuno en una habitación >

Narrativa del proceso propuesto < Solicitud del desayuno en una habitación>

Sec. Responsable Actividad Relaciones

01 Recepcionista Tomar la llamada del cliente e indicarle que le llevaran la carta para que elija de las opciones del menú. Pasara la orden al mesero Atención en habitaciones

02 Mesero/Recepcionista Subirá y enseñara el menú al cliente. Tomara su orden y la transmitirá al chef y a la recepcionista que lo capturara en el sistema Cocina

03 Chef Preparara el platillo solicitado Mesero

04 Mesero Llevara el platillo al cliente Servicio a la habitación

Para solicitar un servicio en este caso, un desayuno para una habitación, el cliente podrá llamar a recepción y solicitar la carta para seleccionar su platillo.

El mesero ofrecerá al cliente los posibles platillos a elegir y anotara la orden.

La recepcionista capturara en el sistema que el cliente solicitó un desayuno y cual fue su elección para sumar los gastos por este servicio extra.

El chef preparara los alimentos solicitados y serán llevados al cliente por el mesero. 

Cuestionarios aplicados

Cuestionario 1

Aplicado a: Dueño del hotel. Sr. Juan Ramírez

Objetivo del cuestionario: Conocer los motivos por los cuales quiere implementar un SI en el hotel y saber que necesidades desea cumplir.

Preguntas 1. ¿Cuál es la principal razón por la que desea implementar un SI para su hotel?

2. ¿Qué beneficios espera obtener de este SI?

3. ¿Qué limitaciones tendrá el SI?

4. ¿Qué Requerimientos tendrá el SI?

Conclusión del cuestionario 1

El cuestionario servirá para que desarrollador del SI conozca los deseos del cliente al solicitar la creación de este SI. El Dueño del hotel desea que con el SI se incrementen las ganancias y espera tener muy satisfechos a los clientes con esta nueva tecnología. Espera que el tiempo de respuesta sea muy corto

Cuestionario 2

Aplicado a: Recepcionista del Hotel Srita. Ariana Ortiz

Objetivo del cuestionario: Saber que le ayudaría a la recepcionista a desempeñar mejor su trabajo y así tener satisfecho al cliente.

Preguntas 1. ¿Cuál es el principal problema al que te enfrentas?

2. ¿Qué crees que te facilitaría el problema?

3. ¿Qué es lo que mas buscan sus clientes en su hotel?

4. ¿Qué desespera mas a sus clientes?

Conclusión del cuestionario 2

El cuestionario servirá para conocer desde un punto de vista de servicio lo que los clientes y el personal requieren. La recepcionista necesita rapidez de respuesta por parte del sistema. Los clientes buscan la rapidez de atención por parte de los empleados del hotel. Requieren también que los trámites no sean tan tediosos ni complicados 

SRS

IEEE/ANSI 830/1998

Introducción

1 Propósito

Este documento tiene como objetivo presentar una descripción de las necesidades, en cuanto a los requerimientos funcionales y no funcionales para el sistema de información (SAAH) del hotel California S.A. de C.V. Este documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales.

Este documento se basa principalmente en presentar un panorama general del sistema SAAH.

1.2 Alcance

El producto de software que se producirá, es un sistema de administración para el hotel California, S.A de C.V, con el fin de automatizar las operaciones principales del mismo.

El primer subsistema es un sistema de reservación/registro,

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