Escritos Comunes En Los Negocios

Unidad 4. Escritos Comunes en los Negocios.

Cartas y memos, su formato y apariencia.

Una carta comercial bien centrada, uniforme y con buen tipo causará una buena impresión, estimulará al que la recibe a leerla con cuidado.

Todas las cartas se escriben en papel 8 ½ x 11 en cuya parte superior aparecen impresos el nombre, dirección y demás información de la compañía. Para cartas largas de más de una página, la segunda se utiliza papel sin membrete pero de la misma calidad que el primero.

El sello es un instrumento que sirve para estampar figuras y signos. Pueden ser Secos o Gomigrafos.

Los sellos secos (sellos en seco o en relieve) causan la sensación y percepción de un estilo y actitud personal de elegancia y de detalles cuidados en la redacción de sus cartas personales y/o documentos profesionales. Puede usar los sellos en seco para marcar en relieve membretes, logotipos, marcas, escudos, diseños... en diplomas, títulos, cartas de presentación, de felicitación o de recomendación, en sus cartas comerciales y administrativas o en sus documentos y contratos mercantiles. Como sello de empresa, en la imagen corporativa, ayuda a evitar la falsificación en sus documentos al aportar una textura y un relieve únicos que garantizan a la vez que certifican la autenticidad.

Los sellos gomigrafos también se utilizan para marcar los documentos, pero a diferencia de los sellos secos son a base de tinta. También encontramos los sellos lacrados o de cuño que sirven para estampar figuras o signos representativos de la persona física o moral que lo usa y con los cuales se autorizan los documentos emanados de la misma.

PARTES DE LA CARTA.

1. Cabecilla, membrete o timbrado: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

2. Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta.

3. Recipiendario: nombre y dirección del destinatario.

4. Nota Especial: nota con algún detalle particular.

5. Saludo: palabras de cortesía para dar inicio.

6. Asunto: temas pertinentes.

7. Cuerpo: exposición del asunto que motiva la carta.

8. Cierre: cortesía con la que se da término a la carta.

9. Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

10. Iniciales de Referencia: de quien escribe la carta.

11. Anexos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite, copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

12. Segunda Página: la segunda se utiliza papel sin membrete pero de la misma calidad que el primero.

FORMATO DE LA CARTA.

BLOQUE: En este estilo todas las líneas comienzan en el margen izquierdo. Este estilo es muy usado en las oficinas de hoy. Los párrafos no se sangran sino que van en forma bloque al igual que toda la carta.

BLOQUE MODIFICADO: En este estilo la fecha, la despedida y la firma mecanográfica se escriben desde el centro horizontal de la hoja hacia la derecha y los párrafos pueden ir o no sangrados a cinco espacios del margen izquierdo.

ESTILO SIMPLIFICADO: En este estilo se elimina el saludo y la despedida y todas las líneas comienzan al margen izquierdo.

MEMORANDO.

El memorando es un mensaje (corto o largo) de una persona a otra dentro de una misma organización y con un fin específico. Como se trata de una comunicación interna, se prefiere que contenga el menor número de elementos.

Sumario: es breve y conciso o que está resumido o reducido a una corta extensión. Compendio o exposición resumida de una cosa.

Órdenes de compra y cartas de solicitud.

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir artículos al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderías o servicios encargados. Por lo general, incluye los siguientes aspectos.

-Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra

- Nombre y dirección del proveedor

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Términos de entrega y de pago

- Cantidad de artículos solicitados

- Número de catálogo

- Descripción

- Precio unitario y total

- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden

- Firma autorizada

SOLICITUD DE INFORMACION.

Es un proceso de negocios estándar cuyo propósito es recoger información por escrito acerca de las capacidades de varios proveedores. Además también se utiliza para hacer preguntas sobre operaciones, personas, bienes y servicios.

INVITACIONES.

Una invitación es una comunicación por la cual se pide a una persona, personas o entidad que acuda a cierto acto o celebración.

Es necesario incluir:

• El motivo

• En nombre de los organizadores

• El nombre del lugar

• La dirección del lugar (Muchas invitaciones incluirán un mapa que explique cómo llegar si no es un lugar muy conocido por los asistentes)

• La fecha y la hora del evento.

• Si se trata de un acto más o menos formal también es habitual explicar el vestuario adecuado para acudir al mismo.

RECLAMACIONES DIRECTAS.

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