Manual para la elaboración del cuadre de caja

Manual para la elaboración del cuadre de caja

El cuadre de caja es un documento muy importante donde reflejamos las ventas del día, por lo cual debemos tener especial cuidado en colocar la información de manera veraz y correcta.-

El procedimiento para el llenado de este es muy sencillo, solo debemos seguir el orden correcto y tener la información completa.-

El 1er paso es colocar en la parte superior derecha el nombre de la compañía en mayúscula, para poder saber que tienda esta realizando el cuadre.-

Luego de eso en un recuadro que esta en la parte de abajo del nombre de la compañía se coloca la fecha del día.-

Posterior a esto tenemos otro recuadro donde dice: DE LA FACTURA #, aquí debemos poner el nº de la 1ra factura emitida de ese día. Al lado de este hay otro que dice HASTA #, donde vamos a colocar el nº de la ultima factura que se realizo ese día verificada con nuestro reporte Z.

En el recuadro donde dice REPORTE Z #, se va a colocar el nº de reporte que indica la impresora fiscal al cierre de las operaciones del día, es muy importante que al momento de colocar esta información anexen el físico del reporte al cuadre de caja, no puede haber saltos en esto ya que la falta de uno de estos soportes generara una severa sanción.-

Donde dice TOTAL VENTAS, se va a colocar el total de ventas que indique la impresora fiscal, esta información se encuentra en el Reporte X, nota: es muy importante que el cuadre se a realizado con el reporte X ya que si hay alguna eventualidad se pueda solventar sin cerrar las operaciones fiscales, para poderlas igualar con las del profit.-

TOTAL NOTAS DE CREDITO en este recuadro se va a colocar el total de notas de crédito efectuadas durante el día, esta información la vamos a encontrar también en el reporte X, esto va a suceder cuando en las operaciones del día por algún motivo le hayamos hecho una devolución a un cliente y por lo tanto se haya generado una nota de crédito, si llegase a faltar esta información se va a generar una diferencia en el cuadre.-

MONTO DEL REPORTE: en este recuadro se va a colocar el monto que indican los documentos de cuentas por cobrar por número, al final en los totales, la columna que dice neto. Esa información debe ser exactamente igual al total de ventas de la impresora fiscal, de ser diferente deben hacer un chequeo de las operaciones realizadas durante el día para ver donde se genero la discrepancia.-

Nota: podemos apreciar que debajo de este recuadro hay otro similar que tiene como texto DIF, allí podemos ver si hay diferencias entre el monto del reporte y total de ventas de ser así hay que revisar.-

DEPOSITOS CHEQUE: allí donde dice DEPOSITO # vamos a colocar el numero de planilla donde se efectuó el deposito de cheque de ser el caso, y donde dice MONTO Bs. vamos a colocar la cantidad de dinero en Bs.F que se esta depositando.- Esta información debe ser exactamente igual a la colocada en el profit al momento de realizar los depósitos bancarios.-

DEPOSITOS EFECTIVO: igualmente como en el caso anterior vamos a colocar numero de planilla y monto en Bs.F, con la variación que aquí se coloca nº de cataporte, esto aplica para aquellas tiendas donde el dinero en efectivo se lo llevan los panamericanos, es la planilla rosada, y el numero es el que esta debajo del código de barras y comienza y termina con un asterisco.-

PUNTO DE VENTA: inicialmente colocamos el nº del deposito de tarjeta al que denominamos lote, en el recuadro que esta identificado con esta palabra LOTE #, vamos a colocar el numero que nos indica el reporte de las tarjetas procesadas por el punto de venta de ese día.- Allí podemos observar que hay un desglose:

TC MERCANTIL: Aquí vamos a colocar única y exclusivamente la sumatoria de las tarjetas de crédito Visa y Master del Banco Mercantil, que hayan sido procesadas ese día por el pto de venta.-

DINNERS: aquí solo se coloca la sumatoria de las tarjetas Dinners Club del banco mercantil.

AMERICAN EXPRESS: Aquí debería colocarse la sumatoria de las tarjetas American Express, pero hasta los momentos no trabajamos con ese tipo de tarjeta.-

TC OTROS BANCOS: En este espacio van todos los montos de tarjetas de crédito que no pertenezcan al Banco Mercantil. Esta información aparece desglosada en el cierre del punto de venta de ese día

Posterior a esto hay una línea que dice TOTAL DEPOSITOS Y PUNTO DE VENTA, esta información la vamos a ver luego de que haya sido completado el proceso anterior de llenar correctamente todos los espacios donde van en Bs.F, todas las cantidades que se depositaron de las ventas del día y debe ser similar al monto del reporte que nos indican los documentos de cuenta por cobrar por numero, de no ser así es porque tenemos alguna cuenta por cobrar o porque algún deposito no fue escrito correctamente y hay que revisar.-

RETENCIONES

...